Útnyilvántartás blog - tapasztalatok útnyilvántartással, kiküldetési rendelvénnyel, cégautóadóval

Az elmúlt hetekben az útnyilvántartás kapcsán több olyan cégvezetővel beszéltem, akik lelkesen és motiválva újságolták, hogy beindult újra a cég, jönnek a megrendelések, pörögnek az agyak és a márciusi tél ellenére - már érzik a tavaszt.

Viszont, azt is hallom, hogy még nyögünk, szenvedünk, kapaszkodunk a "bili" szélébe hogy ne merüljünk el… persze az utóbbiak vannak többen, de már vannak fecskék akik azt hirdetik, hogy "lesz itt még búza, lesz még lágy kenyér!"…

Vagy egy-két fecske még nem csinál nyarat?

Nagyon sok érdeklődő leteszteli és jónak találja programunkat, de a vásárlás előtt még megkérdezi a könyvelőjét, hisz Ő a nagy mágus, aki mindenhez ért ami adózás…

Ilyenkor az esetek nagy többségében azt halljuk vissza, hogy igen érdemes megvenni, de van egy-két olyan eset is, amitől kinyílik a bicska a zsebünkben vagy éppen fejünket fogva röhögünk:

"Csak kézzel lehet vezetni az útnyilvántartást, kiküldetési rendelvényt"

"Csak a települések táblájáig szabad számolni a kilométereket"

"Mindenki használhatja a kiküldetési rendelvényt, az egyéni vállalkozó is"

"Teherautó esetében is elég az útnyilvántartás"

"Ha nem számol el 20 000 Ft-nál többet havonta, nem kell adót fizetni"

és a kedvencünk:

"Minek vezetni útnyilvántartást, úgyis megbüntet az ellenőr!"

Az ingyenes helyszíni bemutatóink során rengeteg könyvelővel, könyvvizsgálóval találkozunk, és ennek alapján felhívnám leendő partnereink figyelmét arra, hogy nem mindenki van a szakmája csúcsán, sőt ki merem jelenteni, hogy sok a kókler (tisztelet azoknak akik viszont jók szakmailag, és szerencse, hogy ez a többség)!

Ha mi valamit állítunk, akkor azt alá tudjuk támasztani a törvényben leírt paragrafusokkal!

Hétfőn jön a telefon a számlázásra a kedves Ügyféltől - most figyelj -, hogy Ő pont egy héttel korábban vette meg a programot, és amikor Valentinos akció volt, akkor az ismerőse erről értesülvén azonnal felhívta Őt (gondolom más témájuk nincs is), így értesült erről a pofátlanságról részünkről, ezért Neki is adjuk oda 30% kedvezménnyel a programot, különben nem kell.

Na, az ilyen stílusú kedves Vevőket szoktam elhajtani a búsba nagyon udvariasan. Most is így tettem.

Rosszul tűröm a zsarolást.

avagy

hogyan készítheted el az elmúlt év útnyilvántartását középkori módszerekkel?

Ezzel a recepttel - amit ha lépésről-lépésre betartasz -, biztos, hogy az APEH ellenőr megnyalja mind a tíz ujját!

Nincs segítségünkre mixer, robotgép és gáztűzhely (értsd: RoadRecord), csak a puszta kezünk, fakanál és fatüzelésű "sparhelt".

Tulajdonképpen két receptről beszélünk:

az egyik a cégautós útnyilvántartás torta,
a másik a magánautó piskóta.

Mindkét esetben vannak az alapvető hozzávalók (mint a margarin és a liszt, de az első és legfontosabb hozzávaló

a rengeteg szabadidő, főleg, ha az ember visszamenőlegesen is szeretne útnyilvántartásokat készíteni.

A második egy partneradatbázis, amely tartalmazza az összes partnerek egymás közötti távolságát, amit ki kell számolni egy térképprogram segítségével (gondolj csak bele, több százas partnerszámnál ez mekkora munkát jelent!). Nem elegendő ugyanis csak a városok közötti távolságadat, hiszen nagyobb városok esetében több tíz km-es eltérés is lehet, attól függően, hogy az ember a város melyik végéből indul! És persze ne feledkezzünk meg a városon belüli utakról sem…

És akkor következzen a torta és a linzer közötti különbség, céges autó esetében a következők teendők:

- Az összes autóhoz köthető dokumentum összegyűjtése

Céges autónál ugyanis alapvető ellenőrzési pont minden olyan számla, szerződés, parkolási bírság, stb. amely kapcsolatba hozható az autóval vagy annak sofőrjével, vagyis a tankolási helyeknek, szerződéses partnereknek, autópálya-matrica vásárlási pontoknak ott és akkor kell szerepelnie a nyilvántartásban, ahova és amikorra az ezt alátámasztó dokumentum szól.

Oda kell figyelni tehát arra, hogy lehetőleg ne járjon Miskolc környékén egész nap az autó, ha aznapra van egy parkolási bírság a könyvelésben Pécsről… Az sem mellékes, hogy a belső cégautó-szabályzat szerint ki vezetheti az autót, ugyanis nem célszerű azon napokra útnyilvántartást készíteni, amikor a sofőrje a jelenléti ívek alapján szabadságon volt.

- A tankolási számlák

Itt is alapvető lépés, hogy a nyilvántartásba felvitt útvonalaknak egyeznie kell a számlán szereplő tankolási helyekkel.

Ez csak az érem egyik oldala, az sem mellékes, mekkora távolságot tesz meg az autó két tankolás között.
Ugyanis: buktató, ha az autó norma szerint 10 litert fogyaszt, 30 liter üzemanyagot tankolt, de az előző tankolási helytől mérve bejárta a fél országot, és megtett pl. 900 km-t… Elképzelhető, hogy a norma szerinti értéknél ugyan kevesebbet fogyaszt az autó, de ha a norma alapján csak 300 km fér bele, véletlenül se rögzítsünk irreálisan hosszú utakat, azaz a megtett út és az elfogyasztott üzemanyag-mennyiség arányban álljon egymással!

Könnyű dolgunk van, ha minden tankolásnál feljegyeztük a konkrét óraállást, hiszen ekkor a különbségükből egyszerűen megállapítható, mekkora útnak kell beleférnie két tankolás közé. Ha nincs meg az adat, számolgatnunk kell a tankolások között megtehető utakat a felhasznált üzemanyag mennyisége és a reális fogyasztási érték alapján. Ha ez már megvan, már csak annyi a dolgunk, hogy ezt az utat elosszuk a meglévő partnereink között, az egyes távolságadatok feltüntetésével.

Ehhez kell egy előre jól elkészített excel-tábla, de ha az nem is, számológép és rengeteg idő biztosan szükségeltetik! Nem oldja meg a gondunkat egy olcsó program sem, ezek csak ámítanak, hogy megoldják (ha nem hiszed el, dobj ki az ablakon 10-20 ezer forintot, készítsd el vele és a végét ellenőrizd le!). Megdöbbensz azon, hogy egy Excel segítségével pontosabb eredményt kapsz… Ez olyan mint amikor a diós bejglibe dejót (diópótló olcsóság) raksz…

Megállapíthatjuk, hogy egy kezdőnek finomra és jóra elkészíteni van olyan bonyolult, mint az idei országtortát (Pándi meggytorta) megsütni.

Rengeteg buktatója van, hisz összefügg egyik eleme a másikkal. Ha az egyik részét elrontjuk, hiába lesz jó a másik, a teljes egész élvezhetetlen lesz, vagyis a büntetés nem egy fanyar mosoly, hanem egy jókora büntetés!

Viszont van jó hír is, de csak annak, aki magánautó útnyilvántartását, vagy kiküldetési rendelvényét akarja elkészíteni.

Ez olyan mint egy piskótatésztát megsütni: viszonylag egyszerűbb mint egy teljes tortát elkészíteni, de valljuk be, hány piskóta égett szénné mikorra sikerült az omlós, puha, megfelelő ízű tésztát elkészíteni!

A recept folytatása Magánautó esetében:

Nincs szükség az üzemanyag-számlákra, nem kell a tankolt mennyiség alapján megtehető út kiszámításával sem bajlódni, hiszen az útnyilvántartásban kizárólag az üzleti célból megtett utakat kell feltüntetni (az ugyanis nem érdekli az APEH-ot sem, ki merre járt magáncélból a magánautójával).

Itt számolgatni az üzleti utak távolságadatait kell, ha ez megvan, már csak a fogyasztási norma alapján kell azt kikalkulálni, hogy erre az úthosszra mekkora mennyiségű üzemanyag jut. Ekkor ezt felszorozzuk az APEH üzemanyagárral, hozzáadjuk a kilométerenkénti 9 Ft-os karbantartási költséget, és már meg is vagyunk.

De jobban belegondolva azért itt is kell a jól felépített excel-tábla a számolgatáshoz, nem is beszélve arról, ha a fogyasztásnál nem a hengerűrtartalom szerint meghatározott alapnorma-átalánnyal kívánunk számolni. Hiszen az alapnorma választása esetén lehetőség nyílik a törvényben meghatározott szorzók használatára (akár jelentős többletköltség számolható így el), de ezen szorzókat nekünk kell egyesével az adott utak arányában használni pl. vidéki-városi utak esetében, nem beszélve a téli-nyári, légkondícionálós használat melletti szorzók használati lehetőségeiről.

Kiküldetési rendelvény kiállítása esetén pedig figyelnünk kell még arra is, hogy az adott napon a kiküldetés mettől-meddig tart. Hiszen ha beírunk 8-tól délig tartó napi utat, de az egy Miskolc-Pécs-Miskolc táv (a tárgyalásra is időt szánva) minimum 170 km / órás átlagsebesség szükséges a megtételéhez - tehát nem árt erre is odafigyelni. Meg persze 6 órát meghaladó kiküldetés esetén számolnunk kell a napidíjjal is…

Szóval az idő felszabadításán kívül erősen otthon kell lennie matekból annak, aki manuálisan kíván útnyilvántartást / kiküldetési rendelvényt készíteni.

Végső konzekvencia:

Neki állhatsz otthon is országtortát, vagy piskótát sütni egyedül mindenféle felszerelés és segítség nélkül, de inkább hívd el a Gundel cukrászát a teljes stábjával és gépeivel, ha azt akarod, hogy a vendégeid ("ellenőr) ne találjanak kivetnivalót a desszertben…

Mostanában nagyon felkapott és divatos mikroblog, ahová maximum 140 karakteres üzeneteket lehet kirakni. Egyben sok "twitterezőt" követhetsz akár egy felületen és Téged is sokan követhetnek a felületükön, vagy csak egy kiválasztott felhasználó falát látod, stb.

Először a hátamon felállt a szőr tőle, de most elkezdtem használni és egyre izgalmasabb, hasznosabb, érdekesebb…

…ráadásul arról beszélnek, hogy a közösségi média (social marketing) egyik domináns szereplője ez, és sosem látott eredményket lehet elérni rajta - ráadásul nemhogy egy filléredbe sem kerül csatlakozni, de gyakorlatilag felhasználónév / jelszó megadása után már működik is - nincs semmi hülye szórakoztatás!

Az exkluzivitás kedvéért bizonyos rövid híreket és lehetőséget  csak ott fogok publikálni (vagy a blogon csak később).

Tehát ez a pörgős, infókról nem ötödkézből értesülni akarók helye.

Gyere, és kövess engem itt: http://twitter.com/BarazsyAkos

Igaz, hogy angolul van, de könnyen érthetővé teszi a Twitter lényegét:

De többek közt miből fussa mégis a nagy osztogatásra?

Eddig az volt a tapasztalat, hogy a cégautók esetében ellenőriz részletesen az APEH, hiszen itt tudott nagy büntetési tételeket kiszabni.

Eddig.

Az új cégautóadó miatt a magánautók is az ellenőrzés középpontjába kerültek, főleg, hogy ezekre az autókra az útnyilvántartást, kiküldetési rendelvényt a kevesebb buktatók miatt egyszerűbb elkészíteni mint cégautóra (nincs annyi konkrét és módszeresen ellenőrizhető viszonyítási pont).

A büntetési tétel: 1,5 Millió Ft!

És az ok?

Nem volt rögzítve az év eleji- és az év végi kilométer óra állása az magánautóknál!

Ennyi hibáért hogyan szabhatnak ki ilyen nagyságú büntetést?

Így. (olvastam a jegyzőkönyvet ahol egyértelműen indoklásnak ezt írták le)

Recepció van, kell a lóvé a kasszába. Ennyi.

Milyen nagyobb eredményt érhet el a RoadRecord, mint a fenti vásárlói gondolkodást?

Értékesítésünk során egyre többször találkozunk azzal a hozzáállással, hogy

"Igen, tudom és látom, hogy van a RoadRecord-nál olcsóbb útnyilvántartó program is, de azt is látom, hogy a RoadRecord a legprofibb program a piacon, az összes többi egy fényévnyire van lemaradva ettől! Azok ráadásul mind ugyanarra a kaptafára készültek, és maximum a mi funkcióink másolásával próbálkoznak lemaradásukat enyhíteni, de értékelem a profizmusukat és én sem akarok egy olcsó program bevásárlása miatt később hatalmas APEH büntetést kifizetni, de most nincs pénzem erre, viszont addig nem is veszek semmi mást, kivárom míg lesz erre pénzem és csak a RoadRecordot fogom megvenni!"

Ezt nevezem! Őszintén örülök -  a nyilvánvaló okok mellett - annak, hogy a vásárlók végre sokkal tudatosabban gondolkodnak, és választanak a vásárláskor! Éppen elég volt eddig is az ipari hulladékok általános ontásából, ideje jobban értéket adni a vásárlásunknak és a minőséget választani a nyilvánvalóan gagyi helyett!

Talán a válság tette sokkal tudatosabbá a vásárlókat?

Állampolgári beadvány kapcsán vizsgálta az adatvédelmi biztos a hivatásbeli titoktartásra kötelezett egyéni vállalkozók, orvosok, pszichiáterek, magánnyomozók útnyilvántartás-vezetési kötelezettségének adatvédelmi vonatkozását. A személyi jövedelemadóról szóló törvény szerint az egyéni vállalkozó köteles rögzíteni minden olyan adatot, amely adókötelezettsége teljesítéséhez és a teljesítés ellenőrzéséhez szükséges. Így az útnyilvántartásban a magánnyomozó által felkeresett természetes személyek, valamint az orvosok, pszichiáterek által betegként felkeresettek feltüntetése is törvényi kötelezettség.

Az útnyilvántartásra vonatkozó rendelkezések minden fenntartás nélküli alkalmazása az orvos-beteg, illetve magánnyomozó-ügyfél kapcsolatában elfogadhatatlan alkotmányjogi szempontból - foglalt állást az adatvédelmi biztos. A háziorvosok, pszichiáterek által felkeresett beteg nem tekinthető a törvény által meghatározott üzleti partnernek, személyes adata (neve, lakcíme) egy háziorvos útnyilvántartásában különlegesen védett adatnak is minősülhet. Az egészségügyről szóló törvény értelmében a beteg jogosult arra, hogy az egészségügyi ellátásában részt vevő személyek az ellátása során tudomásukra jutott egészségügyi és személyes adatait csak az arra jogosulttal közöljék, és azokat bizalmasan kezeljék. A személy- és vagyonvédelmi, valamint a magánnyomozói tevékenység szabályairól szóló törvény szintén titoktartási kötelezettséget ír elő a magánnyomozó működése során; az üzleti partner nevét és címét nem lehet analóg módon alkalmazni egy üzleti kapcsolaton kívülálló érintett nevére, címére.