Kiküldetési rendelvény: Saját gépkocsi használat elszámolása

A kiküldetési rendelvényről általában

Kiküldetési rendelvény készítésével a magánszemélyek kifizettethetik munkáltatójukkal a saját gépkocsi cégérdekből történő használatát, miközben elkerülhetik a cégautóadó megfizetését, ha ezt az elszámolást a NAV által hivatalosan elnevezett úgynevezett kiküldetési rendelvényen végzik.
Másképpen fogalmazva: NAV kiküldetési rendelvénnyel lehetőség van a munkavállalók béren kívüli kifizetésére saját gépkocsi használat esetén.

Kiküldetési rendelvény viszont nemcsak a munkaviszonyra állítható ki, hanem más jogviszonyok (pl. megbízás, tagi/vezető tisztségviselői, vagy választott tisztségviselői jogviszony) alapján is. Akkor is alkalmazható, ha a magánszemély a tevékenységért nem részesül juttatásban, azt „közérdekű” munkaként végzi, és csak a járműhasználattal kapcsolatos költségeinek megtérítését kéri.

Maga a vállalkozás tulajdonosa/ügyvezetője is alkalmazhatja a kiküldetési rendelvényt, ha saját autóját használja a cégében. Kiküldetési rendelvény készíthető több napra is, a gyakorlatban – a céges profiltól függően – napi vagy havi kiküldetést szoktak elrendelni általában.

Meg kell őrizni a kiküldetési rendelvényt?

A papír alapon kiállított kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával megőrzi. Amennyiben a kiküldetési rendelvényt nem őrzi meg a kiküldött, akkor a felmerült cégautóadót a kiküldött magánszemélynek kell megfizetnie.

Mire használható a kiküldetési rendelvény?

A kiküldetési rendelvény nem használható fel munkába járás költségtérítéséhez, azonban 2020 tavasza óta, a távmunkaszerződések tömeges elterjedésével nyíltak új lehetőségek elszámoláshoz arra az esetre, ha az eseti “munkába” járás saját gépkocsival történik.

Azt is jó tudni, hogy a kiküldetési rendelvény nem azonos az útnyilvántartással. Míg a kiküldetési rendelvény a saját gépkocsival történő üzleti utakra vonatkozik, addig az útnyilvántartás vezetése leginkább lízingelt céges autók esetében lehet érdekes.

Ehhez hasonlóan az üzemanyag-megtakarítás is a cég által üzemeltetett jármű vezetőjeként nyilvántartott munkavállaló kaphat, saját gépkocsijára nem vonatkozik. Ennek adómentes határa a havi 100.000 forint, tehát amennyiben 140.000 forint egy adott hónapban az üzemanyag-megtakarítás mértéke, akkor abból 40.000 forint adóköteles.

Mennyit lehet elszámolni a kiküldetési rendelvénnyel?

1000 km-enként (480 Ft-os NAV üzemanyagárral számolva) nagyságrendileg 60.000 Ft költséget lehet elszámolni.

Ügyfélkörünkben végzett felmérés szerint a kiküldetési rendelvényt használók évente átlagosan 1,5 millió forintot számolnak el saját gépkocsijuk használatára autónként.

A kiküldetési rendelvény formai követelményei

A kiküldetési rendelvény a kifizető által két példányban (papíron vagy elektronikus módon) kiállított bizonylat, amelynek tartalmaznia kell az alábbi kötelező adatokat:

  • a kifizető cég adatai (neve, címe, adószáma)
  • a kiküldött magánszemély neve, adóazonosító jele
  • a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezése, forgalmi rendszáma
  • a hivatali, üzleti utazás(ok) célja, időtartama, útvonala
  • futásteljesítmény (a megtett távolságok)
  • az utazás költségtérítése (valamit a kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.)

A kiküldetési rendelvény formai követelményeit a NAV írja elő, melynek a RoadRecord Online útnyilvántartó program és mobil applikáció 100%-ban megfelel. Többek között ezért is kapta a NAV-álló kiküldetési rendelvény elnevezést a programmal készíthető kiküldetési rendelvény, hiszen használatával gyorsan készül a NAV kritériumainak is maradéktalanul megfelelő dokumentum.

Üzemanyag elszámolás szabályai

A NAV gépkocsi elszámolás szabályai szerint az üzemanyag-elszámolás a következő képlettel történik:

“[(megtett kilométer/100) x a jármű fogyasztása x hivatalos benzin-, illetve gázolajár] + megtett kilométer x általános személygépkocsi normaköltség”

TIPP: NAV-álló útnyilvántartó programunk beépített üzemanyag fogyasztási norma számítással is rendelkezik, valamint a képletben található kalkulátorunk és cikkünk segítségével soha nem volt még ilyen könnyű a kiküldetés elszámolása.

A munkáltató a kiküldetésben levő dolgozójának a kiküldetési rendelvényben meghatározott km-távolság szerint az üzemanyag fogyasztási norma, a NAV által közzétett üzemanyagár, valamint a 15 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség alapul vételével számított összeget fizetheti adómentesen.

Az ezen felül adott juttatás, mint például a kiküldetési díj – más szóval napidíj – már SZJA köteles (napidíj fogalma bővebben)!

A fent említett 15 Ft/km-es általános személygépkocsi normaköltség az autó olyan fenntartási, javítási, és felújítási költségeit foglalja magában – ha úgy tetszik, átalány formájában -, amelyek minden gépkocsinál felmerülnek, ezáltal így csoportosan elszámolható költségekké válnak.

Közeli hozzátartozó autójának használata

2018-tól nemcsak a saját- vagy házastárs autóját lehet erre a célra használni, hanem közeli hozzátartozó tulajdonában álló gépkocsi használata esetében is igényelhető a költségtérítés!

A közeli hozzátartozó alatt a Polgári Törvénykönyvben meghatározott személyek értendőek:

  • házastárs
  • egyeneságbeli rokon
  • örökbefogadott, mostoha- és a nevelt gyermek
  • örökbefogadó-, mostoha- és nevelőszülő
  • valamint a testvér

Ezen közeli hozzátartozók közül tehát bármelyik esetében megállja a helyét, hogy az ő autóját használjuk hivatalos célra, ugyanúgy jogszerűen elszámolható a munkáltató felé, mintha a saját autónkat használtuk volna.

Milyen legyen a kiküldetési rendelvényt készítő programod?

Képzelj el egy programot, ami helyetted kiszámolja a partnereid közti távolságokat, amivel könnyen rögzítheted az útjaidat, és így hamar pótolhatod akár elmaradásaidat is! De milyen is legyen?

  • Szép és logikusan felépített kezelőfelület vezessen végig a teendőkön, ne kelljen se a jogszabályokhoz, se a működéshez különösebben értened
  • Mindenhol és minden eszközön elérhető online szoftver legyen
  • Kiálljon bármilyen NAV ellenőrzést
  • Partnereidet / útjaidat importálhasd be a programba Excel-táblázatból
  • Napi állandó útjaidat beállíthasd előre
  • Legyen hozzá kiegészítő Android vagy iPhone adatrögzítő alkalmazás
  • Legyen benne intelligens útajánlás funkció
  • Gyorsan be tudd pótolni az esetleges elmaradásod
  • Legyen benne beépített térkép cég- és telephelykeresővel, ami tömegesen, háztól-házig számolja a partnertávolságokat
  • Alapnorma választása esetén számoljon a korrekciós tényezőkkel
  • Legyen benne beépített NAV ellenőr
  • Automatikusan figyeljen az adott időszaknak megfelelő jogszabályok betartására
  • Legyen hozzá állandó fejlesztés és folyamatos szoftverfrissítés
  • Legyen hétvégén is elérhető szakértő ügyfélszolgálat

A RoadRecord Online útnyilvántartó program pont ilyen, ráadásul használata egyszerű: csak rögzítsd menet közben mobil applikációval az útjaidat és vezesd az online programunkkal a számítógépeden – hó végén a hiányzó utakra pedig automata útajánlást kapsz, ráadásul a program ára 1 hónap alatt megtérül!

Emellett az útajánlás funkció segítségével visszamenőleg is pótolhatod elmaradásaidat havi 7 perc alatt! A funkció különböző paraméterek (és akár fix pontok) megadása után készít egy kiküldetési rendelvény tervezetet, amit nyomtatás előtt szerkeszthetsz.

A program 70 féle logikai ütközést vizsgál és javít, mintha egy beépített NAV ellenőr figyelmeztetne a hibákra, és biztosítaná, hogy a bizonylatod 100%-ban NAV-álló legyen.

Sőt, ha a program nem lenne elég, spórolj időt és bízd szakértőinkre NAV-álló kiküldetési rendelvény tervezeted elkészítését, amit minden hónapban átadunk, és akár visszamenőleg is el tudunk készíteni!

Kipróbálom a RoadRecordot!

Hasznos linkek a kiküldetési rendelvényről:

Kiküldetési rendelvény minta videóval: