Amit az útnyilvántartásról tudni kell

Bér- és lízing ÁFA visszaigénylése

Hogyan igényelhető vissza a lízingáfa útnyilvántartással?

Útnyilvántartás funkciók

Melyek a nélkülözhetetlen okos funkciók útnyilvántartáshoz?

Kiküldetési rendelvényről

Mire, és kiknek előnyös a kiküldetési rendelvény vezetése?

Magánautó elszámolása

Mennyit lehet legálisan elszámolni a cégben kiküldetési rendelvénnyel?

Üzemeltetési költségekről

Mennyit, és hogyan lehet elszámolni az üzemeltetési költségeket?

NAV állásfoglalás útnyilvántartásról

Mit kell tartalmaznia hivatalosan a NAV-álló útnyilvántartásnak?

 

Az útnyilvántartásnak formai követelményei vannak, főleg a bér- és lízingelt autók esetében (ÁFA visszaigénylés!) fontos, hogy a meghatározott adatokat tartalmazza.

Kiknek kell útnyilvántartást vezetniük?

  • Bér- és lízingelt autók ÁFA visszaigénylése esetén (járulékos szolgáltatásokhoz tartozó tételek áfáját is) útnyilvántartással kell bizonyítani a céges/magánutak arányát, a céges rész után lehet arányosan visszaigényelni az ÁFA-t
  • A magánszemély (egyéni vállalkozó) a jövedelemszerző tevékenységhez használt gépjármű költségelszámoláshoz útnyilvántartás vezetésére kötelezett, amennyiben nem az 500 km-es átalányadózást választja (mindenképp cégautóadó köteles)
  • Háziorvos csak akkor mentesül a praxisához használt autójának cégautóadó megfizetése alól, ha útnyilvántartással bizonyítja útjait
  • Cégeknek, céges tulajdonban lévő személyautókra nem kötelező az útnyilvántartás vezetése (mindenképp fizetnek cégautóadót), de a gyakorlat azt mutatja, hogy a költségek bizonyításához  ajánlott mégis az útnyilvántartás, mert sokszor ezt is kéri a NAV

Mi történik akkor, ha egy hivatalos út során a cég nem cégautót biztosít alkalmazottjának, hanem a saját,  magánautó használatára kötelezi?

Ebben az esetben nem útnyilvántartást kell vezetni, hanem kiküldetési rendelvényt.

Nézzünk pár gyakori kérdést az útnyilvántartás és az azzal kapcsolatos dokumentáció témaköréből!

  • Kell-e tankolásról számla céges autó esetén?

Igen, minden tankolásról számlát kell kérnünk! Akkor is, ha nyaralni megyünk az autóval, nincs zsebből tankolás!

  • Milyen időközönként kell a km óra állásokat rögzíteni?

Az útnyilvántartást minden esetben havi blokkokban kell kezelni (tört hónapban megkezdett lízing esetén is), ahol elméletileg évente kell feltüntetni a km óra állását, gyakorlatban viszont havonta érdemes.

  • A magánutakról milyen nyilvántartást kell vezetni?

Sokan beleesnek abba a hibába, hogy nem vezetik külön, tételesen a magánutakat. Vagy ha vezetik is, azt tömbösítve teszik meg. Egyértelműen rossz gyakorlat!

Milyen következményei lehetnek a helytelenül vezetett útnyilvántartásnak?

Mióta az ÁFA levonhatósága is a képbe került a lízingelt autóknál – azóta az ÁFA levonás oldaláról is számíthatunk NAV ellenőrzésre, nemcsak a céges autók ellenőrzésének okából! A büntetés mértéke a tapasztalatok szerint komoly tétel szokott lenni a vállalkozásoknál.

Tipp: a 100%-os céges út helyett a békesség kedvéért javaslok mindnekinek legalább egy 80-20%-os arányt (kivéve, ha kétségtelenül bizonyítani tudja a 100% céges használatot)!

Összefoglalva:

A cég saját tulajdonú autóját használja – nem kötelező az útnyilvántartás, csak ajánlott.

Nyílt végű lízing esetén – útnyilvántartás kötelező!

Magánautó céges használata esetén – kiküldetési rendelvény kell.

Ha útnyilvántartást kell vezetni, vezessük folyamatosan, használjunk könnyen elérhető és kezelhető útnyilvántartó programot. Ne gyártsunk utólag nyilvántartást! Az sem jó megoldás, hogy csak akkor kezdünk hozzá az útnyilvántartás vezetéséhez, ha már megjelentek a NAV ellenőrei. Fennállhat olyan eset, hogy először elkérik az üzemanyagszámlákat, majd utána az útnyilvántartást. Számlák nélkül pedig elég nehéz utólag útnyilvántartást készíteni…

Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell:

  • a gépjármű típusát
  • a gépjármű forgalmi rendszámát
  • a fogyasztási normát
  • az év első és utolsó napjának kilométeróra állását (havonta ajánlott)
  • az utazás időpontját
  • az utazás kiindulópontját
  • az utazás célját és a partner nevét, címét (honnan-hova)
  • a megtett kilométerek számát tételesen
  • tankolások helyét, idejét, üzemanyag mennyiségét, árát

Fontos, hogy cégautó esetében a költségek elszámolása nem az útnyilvántartás, hanem az üzemanyagszámlák alapján történik!

Ha az útnyilvántartásra kötelezett magánszemélynek jogszabály alapján titoktartási kötelezettséggel járó tevékenysége (pl. orvosi tevékenység) során az útnyilvántartásban olyan magánszemély adatait kell feltüntetnie, akire nézve a titoktartásra kötelezett, az ilyen felkeresett személy(ek)hez megtett utakról köteles külön útnyilvántartást vezetni.

Ezen külön útnyilvántartás tekintetében a vezetésre kötelezettnek gondoskodnia kell arról, hogy annak tartalmát az adóhatóság ellenőrzését végző tisztviselője kivételével harmadik személy ne ismerhesse meg.

Kalkulátorok útnyilvántartáshoz

Hasznos linkek útnyilvántartáshoz

Oszd meg ismerőseiddel

RoadRecord mobilapp

Már iPhone, Android és Windows Phone okostelefonos alkalmazással is rögzítheted adataidat, majd a többit szinkronizálással egyesítheted és szerkesztheted a számítógépeden!
kipróbálom