Az útnyilvántartás szabályai és szabályos vezetése 2022-ben

Az útnyilvántartásnak formai követelményei vannak, főleg a bér- és lízingelt autók esetében (ÁFA visszaigénylés!) fontos, hogy a meghatározott adatokat tartalmazza.

Mire jó az útnyilvántartás?

Az útnyilvántartás, vagy hivatalos nevén, a bírósági határozatok közül a 1995. évi CXVII. törvény 5. számú melléklete 7. pontjának megfogalmazása szerint, a gépjármű-használati nyilvántartás célja a jövedelemszerzés érdekében történő költség elszámolásának alátámasztása, ha annak alapja a felmerülés igazolásával teljesíthető. Minden gépjármű esetében külön útnyilvántartás készítése kötelező, függetlenül attól, hogy használt gépjárműről vagy újonnan beszerzettről van szó. Tehát az útnyilvántartás felhasználási profiltól függően céges autó vezetésével járó költségelszámoláshoz vagy költségcsökkentéshez, adóoptimalizáláshoz jó.

Kiknek kell útnyilvántartást vezetniük 2022-ben?

  • Bér- és nyílt végű lízingelt autók ÁFA visszaigénylése esetén (járulékos szolgáltatásokhoz tartozó tételek áfáját is) útnyilvántartással kell bizonyítani a céges/magánutak arányát, a céges rész után lehet arányosan visszaigényelni az ÁFA-t. Átalányadóval 50%, útvonal nyilvántartással 90%-100% igényelhető vissza szabályos útnyilvántartás vezetése mellett
  • A magánszemély (egyéni vállalkozó) a jövedelemszerző tevékenységhez használt saját gépjármű költségelszámoláshoz szabályos útnyilvántartás vezetésére kötelezett, amennyiben nem az 500 km-es átalányadózást választja (mindenképp cégautóadó köteles). Havi 700 km felett éri meg nekik útnyilvántartást vezetni
  • Háziorvos csak akkor mentesül a praxisához használt autójának cégautóadó megfizetése alól, ha szabályos útnyilvántartás vezetésével bizonyítja útjait
  • Cégeknek, céges tulajdonban lévő személyautókra nem kötelező az útnyilvántartás vezetése (mindenképp fizetnek cégautóadót), de a gyakorlat azt mutatja, hogy a költségek bizonyításához  ajánlott mégis az útvonal nyilvántartás vezetése, mert sokszor ezt is kéri a NAV
  • 3,5t alatti kishaszongépjárművekre, akik kizárólag saját árut szállítanak: 100% lízing- és dízel ÁFA elszámoláshoz, menetlevél vezetése helyett útnyilvántartással kell igazolni a céges utakat

Mi történik akkor, ha egy hivatalos út során a cég nem cégautót biztosít alkalmazottjának, hanem a saját, magánautó használatára kötelezi?

Ebben az esetben nem útnyilvántartást kell vezetni, hanem kiküldetési rendelvényt.

Az útnyilvántartás szabályai

Nézzünk pár gyakori kérdést a NAV útnyilvántartás és az azzal kapcsolatos dokumentáció témaköréből!

Kell-e tankolásról számla céges autó esetén?

Igen, a szabályos útnyilvántartás vezetéséhez hozzátartozik, hogy minden tankolásról számlát kell kérnünk! Akkor is, ha nyaralni megyünk az autóval, nincs zsebből tankolás!

Milyen időközönként kell a km óra állásokat rögzíteni?

Az útnyilvántartást minden esetben havi blokkokban kell vezetni (tört hónapban megkezdett lízing esetén is), ahol elméletileg évente kell feltüntetni a km óra állását, gyakorlatban viszont havonta érdemes.

Szabály szerint minden egyes magánutat vezetni kell az útnyilvántartás nyomtatványon?

Sokan beleesnek abba a hibába, hogy az útnyilvántartó programban vagy az útnyilvántartás nyomtatványon nem vezetik külön, tételesen a magánutakat. Vagy ha vezetik is, azt tömbösítve teszik meg. Egyértelműen rossz gyakorlat! A szabályos útnyilvántartásban minden magánutat külön kell vezetni!

Hogyan lehet szabályos útnyilvántartást vezetni?

Szabályos útnyilvántartás vezethető útnyilvántartás minta szerint, például Excelben. Ehhez az interneten többféle útnyilvántartás Excel minta elérhető. Lehet keresni ingyenes útnyilvántartó programot is, de 2022-ben Magyarországon nincsen a jogszabályoknak megfelelő ingyenes útnyilvántartó program.

Útnyilvántartást lehet vezetni még papíron, Excel táblázat segítségével, vagy útnyilvántartó programot, útnyilvántartó applikációt használva. A RoadRecord Online útnyilvántartó programot kiegészíti egy adatgyűjtő útnyilvántartás applikáció is, ami hónap közben manuálisan vagy automatikusan is képes rögzíteni a havi utakat és km óra állásaidat, de még a tankolásokat is! Nem folyamatosan követ – csak GPS adatokat kérdez le az autó megérkezésekor -, így akkumulátor és adatkeret kímélő, ráadásul megfigyelve sem vagy!

Milyen következményei lehetnek a helytelenül vezetett útnyilvántartásnak?

Mióta az ÁFA törvény szerinti ÁFA levonhatóság is a képbe került a lízingelt autóknál – azóta az ÁFA levonás oldaláról is számíthatunk NAV ellenőrzésre, nemcsak a céges autók ellenőrzésének okából! A büntetés mértéke a tapasztalatok szerint komoly tétel szokott lenni a vállalkozásoknál.

Tipp: a 100%-os céges út helyett a békesség kedvéért javaslok mindenkinek legalább egy 90-10%-os arányt (kivéve, ha kétségtelenül bizonyítani tudja a 100% céges használatot)!

Összefoglalva az útnyilvántartás szabályai:

A cég saját tulajdonú autóját használja – nem kötelező az útvonal nyilvántartása, csak ajánlott. Szabályos útnyilvántartással lehet a NAV-nak a céges autó vezetésével kapcsolatos egyéb költségeket bizonyítani.

Nyílt végű lízing esetén – útnyilvántartás 50% ÁFA esetén nem szükséges (csak ajánlott az egyéb költségek bizonyítása miatt), 90%-100% ÁFA levonás esetén kötelező! Ne mondj le az autónkénti évi (átlagosan) 1.500.00 Ft-ról!

Magánautó céges használata esetén – kiküldetési rendelvény kell. Egy átlagos ügyfelünk kiküldetési rendelvény szabályos vezetésével évente és autónként 1.450.000 Ft-ot számol el a cégében legálisan.

Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell:

  • a gépjármű típusát
  • a gépjármű forgalmi rendszámát
  • a fogyasztási normát
  • az év első és utolsó napjának kilométeróra állását (havonta ajánlott)
  • az utazás időpontját
  • az utazás kiindulópontját
  • az utazás célját és a partner nevét, címét (honnan hova)
  • a megtett kilométerek számát tételesen
  • tankolások helyét, idejét, üzemanyag mennyiségét, árát

Fontos, hogy cégautó vezetése esetében a költségek elszámolása nem az útnyilvántartás, hanem az üzemanyagszámlák alapján történik, amit az útnyilvántartásban kell leadni!

Ha az útnyilvántartásra kötelezett magánszemélynek jogszabály alapján titoktartási kötelezettséggel járó tevékenysége (pl. orvosi praxis, ügyvédi feladat) során az útvonal nyilvántartásban olyan magánszemély adatait kell feltüntetnie, akire nézve a titoktartásra kötelezett, az ilyen felkeresett személy(ek)hez megtett utakról köteles külön útnyilvántartást vezetni vagy az útnyilvántartásban elég csak az ügyfél címét szerepeltetni.

Ezen külön útnyilvántartás tekintetében a vezetésre kötelezettnek gondoskodnia kell arról, hogy annak tartalmát az adóhatóság ellenőrzését végző tisztviselője kivételével harmadik személy ne ismerhesse meg.

Kalkulátorok szabályos útnyilvántartás vezetéséhez

Hasznos linkek az útnyilvántartás szabályairól

Hasznos infók szabályos útnyilvántartáshoz és lízinghez

Kipróbálom!

Videós segédlet a RoadRecord útnyilvántartó program használatához: