Amit az útnyilvántartásról tudni kell

Az útnyilvántartásnak formai követelményei vannak, főleg a bér- és lízingelt autók esetében (ÁFA visszaigénylés!) fontos, hogy a meghatározott adatokat tartalmazza.

Kiknek kell útnyilvántartást vezetniük?

  • Bér- és lízingelt autók ÁFA visszaigénylése esetén (járulékos szolgáltatásokhoz tartozó tételek áfáját is) útnyilvántartással kell bizonyítani a céges/magánutak arányát, a céges rész után lehet arányosan visszaigényelni az ÁFA-t. Átalányadóval 50%, útnyilvántartással 90%-100% igényelhető vissza.
  • A magánszemély (egyéni vállalkozó) a jövedelemszerző tevékenységhez használt saját gépjármű költségelszámoláshoz útnyilvántartás vezetésére kötelezett, amennyiben nem az 500 km-es átalányadózást választja (mindenképp cégautóadó köteles)
  • Háziorvos csak akkor mentesül a praxisához használt autójának cégautóadó megfizetése alól, ha útnyilvántartással bizonyítja útjait
  • Cégeknek, céges tulajdonban lévő személyautókra nem kötelező az útnyilvántartás vezetése (mindenképp fizetnek cégautóadót), de a gyakorlat azt mutatja, hogy a költségek bizonyításához  ajánlott mégis az útnyilvántartás, mert sokszor ezt is kéri a NAV
  • 3,5t alatti kishaszongépjárművekre, akik kizárólag saját árut szállítanak: 100% lízing- és dízel ÁFA elszámoláshoz, menetlevél helyett.

Mi történik akkor, ha egy hivatalos út során a cég nem cégautót biztosít alkalmazottjának, hanem a saját,  magánautó használatára kötelezi?

Ebben az esetben nem útnyilvántartást kell vezetni, hanem kiküldetési rendelvényt.

Nézzünk pár gyakori kérdést az útnyilvántartás és az azzal kapcsolatos dokumentáció témaköréből!

  • Kell-e tankolásról számla céges autó esetén?

Igen, minden tankolásról számlát kell kérnünk! Akkor is, ha nyaralni megyünk az autóval, nincs zsebből tankolás!

  • Milyen időközönként kell a km óra állásokat rögzíteni?

Az útnyilvántartást minden esetben havi blokkokban kell kezelni (tört hónapban megkezdett lízing esetén is), ahol elméletileg évente kell feltüntetni a km óra állását, gyakorlatban viszont havonta érdemes.

  • A magánutakról milyen nyilvántartást kell vezetni?

Sokan beleesnek abba a hibába, hogy nem vezetik külön, tételesen a magánutakat. Vagy ha vezetik is, azt tömbösítve teszik meg. Egyértelműen rossz gyakorlat!

Milyen következményei lehetnek a helytelenül vezetett útnyilvántartásnak?

Mióta az ÁFA levonhatósága is a képbe került a lízingelt autóknál – azóta az ÁFA levonás oldaláról is számíthatunk NAV ellenőrzésre, nemcsak a céges autók ellenőrzésének okából! A büntetés mértéke a tapasztalatok szerint komoly tétel szokott lenni a vállalkozásoknál.

Tipp: a 100%-os céges út helyett a békesség kedvéért javaslok mindnekinek legalább egy 90-10%-os arányt (kivéve, ha kétségtelenül bizonyítani tudja a 100% céges használatot)!

Összefoglalva:

A cég saját tulajdonú autóját használja – nem kötelező az útnyilvántartás, csak ajánlott.

Nyílt végű lízing esetén – útnyilvántartás 90%-100% ÁFA levonás esetén kötelező, 50% ÁFA esetén ajánlott!

Magánautó céges használata esetén – kiküldetési rendelvény kell.

Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell:

  • a gépjármű típusát
  • a gépjármű forgalmi rendszámát
  • a fogyasztási normát
  • az év első és utolsó napjának kilométeróra állását (havonta ajánlott)
  • az utazás időpontját
  • az utazás kiindulópontját
  • az utazás célját és a partner nevét, címét (honnan-hova)
  • a megtett kilométerek számát tételesen
  • tankolások helyét, idejét, üzemanyag mennyiségét, árát

Fontos, hogy cégautó esetében a költségek elszámolása nem az útnyilvántartás, hanem az üzemanyagszámlák alapján történik!

Ha az útnyilvántartásra kötelezett magánszemélynek jogszabály alapján titoktartási kötelezettséggel járó tevékenysége (pl. orvosi tevékenység) során az útnyilvántartásban olyan magánszemély adatait kell feltüntetnie, akire nézve a titoktartásra kötelezett, az ilyen felkeresett személy(ek)hez megtett utakról köteles külön útnyilvántartást vezetni.

Ezen külön útnyilvántartás tekintetében a vezetésre kötelezettnek gondoskodnia kell arról, hogy annak tartalmát az adóhatóság ellenőrzését végző tisztviselője kivételével harmadik személy ne ismerhesse meg.

Kalkulátorok útnyilvántartáshoz

Hasznos linkek útnyilvántartáshoz

Hasznos infók útnyilvántartáshoz és lízinghez

Oszd meg ismerőseiddel

RoadRecord mobilapp

iPhone és Android alkalmazással is rögzítheted az útjaidat, tankolásokat és a hóvégi km óra állásaidat! Ezeket később szerkesztheted a számítógépeden is.
kipróbálom