Sok vállalkozót foglalkoztat, hogy pontosan mikor és kinek kell útnyilvántartást vezetnie. Különösen igaz ez lízingelt autó vagy magánautó céges használata esetén. Ha nem vagy biztos a szabályokban, az könnyen félreértésekhez vezethet. A pontos útnyilvántartás alapfeltétele lehet a költségek elszámolásának és autónként átlagosan 2,1 millió Ft lízing ÁFA megtakarításának.
Kiknek kell útnyilvántartást vezetniük 2025-ben?
- Nyílt végű lízingelt és tartós bérletes autók ÁFA visszaigénylése esetén (járulékos szolgáltatásokhoz tartozó tételek áfáját is) útnyilvántartással kell bizonyítani a céges/magánutak arányát, a céges rész után lehet arányosan visszaigényelni az ÁFA-t. Átalányadóval 50%, útvonal nyilvántartással 90%-100% ÁFA igényelhető vissza szabályos útnyilvántartás vezetése mellett
- A magánszemély (egyéni vállalkozó) a jövedelemszerző tevékenységhez használt saját gépjármű költségelszámoláshoz szabályos útnyilvántartás vezetésére kötelezett, amennyiben nem az 500 km-es átalányadózást választja (mindenképp cégautóadó köteles). Havi 800 km felett éri meg nekik útnyilvántartást vezetni
- Háziorvos csak akkor mentesül a praxisához használt autójának cégautóadó megfizetése alól, ha szabályos útnyilvántartás vezetésével bizonyítja útjait
- Cégeknek, céges tulajdonban lévő személyautókra nem kötelező az útnyilvántartás vezetése (mindenképp fizetnek cégautóadót), de a gyakorlat azt mutatja, hogy a költségek bizonyításához ajánlott mégis az útvonal nyilvántartás vezetése, mert sokszor ezt is kéri a NAV
- 3,5t alatti kishaszongépjárművekre, akik kizárólag saját árut szállítanak: 100% lízing- és dízel ÁFA elszámoláshoz, menetlevél vezetése helyett útnyilvántartással kell igazolni a céges utakat
Az útnyilvántartás szabályos vezetése
Hogyan lehet szabályos útnyilvántartást vezetni?
Szabályos útnyilvántartás vezethető útnyilvántartás minta szerint, például Excelben. Ehhez az interneten többféle útnyilvántartás Excel minta elérhető. Lehet keresni ingyenes útnyilvántartó programot is, de 2025-ben Magyarországon nincs a jogszabályoknak megfelelő ingyenes útnyilvántartó program.
Útnyilvántartást az Excel mellett lehet vezetni még papíron, Google Táblázatokban, de ha gyors, hatékony, automatikus és mindezek mellett 100%-ban NAV-álló megoldást keresel, akkor mindenképpen útnyilvántartó programot, útnyilvántartó applikációt használj!
A papíron vagy Excelben vezetett útnyilvántartás hátrányai azonban nyilvánvalóak:
- Időigényes: Minden utat egyesével beírni rengeteg időt vesz igénybe.
- Hibalehetőség: Könnyű elírni a kilométeróra állást, a dátumot vagy más fontos adatot.
- Nehézkes javítás: Ha hibát találsz, a javítás bonyolult lehet és gyanús a NAV számára.
- Pontatlan: Nehéz garantálni, hogy minden adat pontosan a NAV elvárásainak felel meg.
Ezzel szemben a modern, szoftveres megoldások, mint a RoadRecord, számos előnnyel járnak:
- Automatizálás: Mobilapp segítségével az utak automatikus rögzítésre kerülhetnek, minimálisra csökken a kézi adatbevitel.
- Pontosság: A szoftver nem hibázik, mindig pontosan számol.
- NAV-álló: A RoadRecord útnyilvántartó mindig követi a jogszabályi változásokat, ráadásul nyomtatás előtt 70 féle logikai ütközést vizsgál és javít.
- Időmegtakarítás: az útnyilvántartás akár havi 7 perc alatt elkészül!
A RoadRecord Online útnyilvántartó programot kiegészíti egy útrögzítő applikáció is, ami hónap közben manuálisan vagy automatikusan is képes rögzíteni a havi utakat és km óra állásaidat, de még a tankolásokat is! Nem folyamatosan követ – csak GPS adatokat kérdez le az autó megérkezésekor -, így akkumulátor- és mobilnet-kímélő, ráadásul megfigyelve sem vagy!
Kipróbálom a piacvezető útnyilvántartót!
Az útnyilvántartás szabályai
Mire jó az útnyilvántartás?
Az útnyilvántartás fő célja, hogy igazolni tudd a hatóság (leginkább a NAV) felé, milyen arányban használtad a céges autódat magán- és céges célra. Ez pedig kulcsfontosságú lehet a költségek elszámolása szempontjából, és ha 50%-nál több lízing ÁFÁ-t szeretnél visszaigényelni.
Az útnyilvántartás, vagy hivatalos nevén, a bírósági határozatok közül a 1995. évi CXVII. törvény 5. számú melléklete 7. pontjának megfogalmazása szerint, a gépjármű-használati nyilvántartás célja a jövedelemszerzés érdekében történő költség elszámolásának alátámasztása, ha annak alapja a felmerülés igazolásával teljesíthető.
Minden gépjármű esetében külön útnyilvántartás készítése kötelező, függetlenül attól, hogy használt gépjárműről vagy újonnan beszerzettről van szó. Tehát az útnyilvántartás felhasználási profiltól függően céges autó vezetésével járó költségelszámoláshoz vagy költségcsökkentéshez, adóoptimalizáláshoz jó.
Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell:
- a gépjármű típusát
- a gépjármű forgalmi rendszámát
- a fogyasztási normát
- az év első és utolsó napján a kilométeróra állását, továbbá, ha a költségelszámoláshoz ez szükséges, akkor ezt az adatot havonta kell bejegyezni (pl. lízing ÁFA visszaigénylés)
- az utazás időpontját
- az utazás kiindulópontját
- az utazás célját és a partner nevét, címét (honnan hova)
- a megtett kilométerek számát tételesen
+1: Céges autó esetében az üzemanyagköltséget számlák alapján lehet elszámolni, ezért a megfelelő útnyilvántartáshoz ajánlott a tankolások helyét, idejét, az üzemanyag mennyiségét és árát is rögzíteni.
Ha az útnyilvántartásra kötelezett magánszemélynek jogszabály alapján titoktartási kötelezettséggel járó tevékenysége (pl. orvosi praxis, ügyvédi feladat) során az útvonal nyilvántartásban olyan magánszemély adatait kell feltüntetnie, akire nézve a titoktartásra kötelezett, az ilyen felkeresett személy(ek)hez megtett utakról köteles külön útnyilvántartást vezetni vagy az útnyilvántartásban elég csak az ügyfél címét szerepeltetni.
Ezen külön útnyilvántartás tekintetében a vezetésre kötelezettnek gondoskodnia kell arról, hogy annak tartalmát az adóhatóság ellenőrzését végző tisztviselője kivételével harmadik személy ne ismerhesse meg.
Milyen következményei lehetnek a helytelenül vezetett útnyilvántartásnak?
Mióta az ÁFA törvény szerinti ÁFA levonhatóság is a képbe került a lízingelt és tartós bérletes autóknál – azóta az ÁFA levonás oldaláról is számíthatunk NAV ellenőrzésre, nemcsak a céges autók ellenőrzésének okából! A büntetés mértéke a tapasztalatok szerint komoly tétel szokott lenni a vállalkozásoknál.
TIPP: a 100%-os céges út helyett a békesség kedvéért javaslok mindenkinek legalább egy 90-10%-os arányt (kivéve, ha kétségtelenül bizonyítani tudja a 100% céges használatot)!
Következő lépések: spórolj időt és adót stressz nélkül!
Ne hagyd, hogy az útnyilvántartás egy szükséges rossz legyen! A modern technológia segítségével egyszerűvé és gyorssá teheted ezt a folyamatot, miközben biztos lehetsz benne, hogy minden rendben van a NAV felé, és maximális adómegtakarítást érsz el.
- Ismerd meg, hogy a te esetedben kötelező-e vagy érdemes-e útnyilvántartást vezetni! Ha bizonytalan vagy, fordulj könyvelődhöz!
- Gondold át, mennyi időt és energiát szeretnél az útnyilvántartás vezetésére fordítani! Ha fontos számodra az időspórolás és a stresszmentesség, érdemes a szoftveres megoldásokat vizsgálni.
- Nézz utána a RoadRecord útnyilvántartó programnak! A hivatalos oldalán minden fontos információt és funkciót megtalálsz.
Ha eleged van a papírmunkából, a hibalehetőségekből és a NAV ellenőrzéstől való félelemből, akkor a RoadRecord útnyilvántartó program neked szól! Ez az alkalmazás pontosan arra lett kifejlesztve, hogy segítsen a vállalkozóknak az útnyilvántartás stresszmentes és NAV-álló vezetésében.
Gyakori kérdések az útnyilvántartásról
Nézzünk pár gyakori kérdést a NAV útnyilvántartás és az azzal kapcsolatos dokumentáció témaköréből!
Annak a vállalkozásnak, aki nyílt végű és operatív lízinges autók ÁFA visszaigénylése esetén, több, mint 50% lízingdíj ÁFÁ-t szeretne visszaigényelni. Az egyéni vállalkozóknak, ha saját gépjárművet használnak üzleti célra, és nem az 500 km-es átalányt választják. Háziorvosoknak, ha mentesülni akarnak a cégautóadó alól. Cégeknek és saját árus kisteherautósoknak nem kötelező, de ajánlott a költségek valamint a dízel és lízing ÁFA elszámolásához.
A NAV komoly bírságokat szabhat ki, különösen, ha az útnyilvántartás nem felel meg a jogszabályi előírásoknak.
Papíron, Excelben, Google Táblázatokban, vagy útnyilvántartó programmal és mobilalkalmazással. Az utóbbi ajánlott az egyszerűség, a gyorsaság és a hibák elkerülése érdekében.
Gyorsabb és pontosabb útnyilvántartás vezetés, automatikus útrögzítés, NAV-álló bizonylat, és kevesebb adminisztrációs hiba.
Nyílt végű lízing és tartós bérlet esetén átlagosan autónként 2.100.000 Ft megtakarítás érhető el az 50%-os átalányhoz képest.
Egyéni vállalkozók évente átlagosan 300.000 Ft-ot spórolhatnak az 500 km-es átalányhoz képest.
Igen, a szabályos útnyilvántartás vezetéséhez hozzátartozik, hogy minden tankolásról számlát kell kérnünk! Akkor is, ha nyaralni megyünk az autóval, nincs zsebből tankolás!
Az útnyilvántartást minden esetben havi blokkokban kell vezetni (tört hónapban megkezdett lízing esetén is), ahol elméletileg évente kell feltüntetni a km óra állását, gyakorlatban viszont havonta érdemes.
Sokan beleesnek abba a hibába, hogy az útnyilvántartó programban vagy az útnyilvántartás nyomtatványon nem vezetik külön, tételesen a magánutakat. Vagy ha vezetik is, azt tömbösítve teszik meg. Ez egyértelműen rossz gyakorlat! A szabályos útnyilvántartásban minden magánutat külön kell vezetni!
Ebben az esetben nem útnyilvántartást kell vezetni, hanem kiküldetési rendelvényt.
Alapvetően a bejárás magánútnak számít, azonban van 2 körülmény, amikor gazdasági célú szolgáltatásnak tekinthető a munkavállaló munkába járása. Ezek az utak elszámolhatóak céges útként, feltornázva a céges utak arányát 90-100%-ra:
- Egészségügyi veszélyhelyzet esetén (pl. covid), amikor a munkába járás tömegközlekedéssel nem biztonságos
- Amennyiben tömegközlekedéssel a munkába járás sokkal több időt vesz igénybe, mint autóval, úgy a munkáltatónak joga van az általa biztosított szállítási szolgáltatás (jelen esetben a lízingelt cégautó) igénybevételére vonatkozó ÁFA-t levonásba helyezni, tehát a munkába járást céges útként elszámolni.
Ha az útnyilvántartás hiányos vagy pontatlan, a NAV nem fogadja el, így a költségek nem számolhatók el. Az útnyilvántartás pótlása pedig manuálisan időigényes és fárasztó lehet. Érdemes automatizált útnyilvántartó mobilappot használni, amely valós időben rögzíti az utakat.
Ha mégis pótolni kell az elmaradt útnyilvántartást, akkor a RoadRecord AI alapú útajánlás funkciója segít könnyedén elkészíteni a hiányzó bizonylatokat.
A világon először a RoadRecord képes arra, hogy ezeket az utakat NAV-álló útnyilvántartássá varázsolja. Akár Te követed az általunk részletesen leírt lépéseket és importálod a Google által rögzített útjaidat, akár mi készítjük el helyetted, a végeredmény garantáltan 100%-ban NAV-álló lesz!
Összefoglalva az útnyilvántartás szabályai:
A cég saját tulajdonú autóját használja – nem kötelező az útvonal nyilvántartása, csak ajánlott. Szabályos útnyilvántartással lehet a NAV-nak a céges autó vezetésével kapcsolatos egyéb költségeket bizonyítani.
Nyílt végű lízing és tartós bérlet (operatív lízing) esetén – útnyilvántartás 50% ÁFA esetén nem szükséges (csak ajánlott az egyéb költségek bizonyítása miatt), 90%-100% ÁFA levonás esetén kötelező! Ne mondj le az autónkénti (átlagosan) 2.100.000 Ft-ról!
Magánautó céges használata esetén – kiküldetési rendelvény kell. Egy átlagos ügyfelünk kiküldetési rendelvény szabályos vezetésével évente és autónként 1.900.000 Ft-ot számol el a cégében legálisan.
Kalkulátorok és minták szabályos útnyilvántartás vezetéséhez
- NAV fogyasztási norma útnyilvántartáshoz (
Itt kiszámolhatod a hivatalosan elszámolható fogyasztási normádat) - Ingyenes Excel útnyilvántartás minta
Hasznos linkek az útnyilvántartás szabályairól
- NAV tájékoztató cégautóadóról és útnyilvántartásról
- NAV: a gépjárművek üzemeltetésének elszámolása és útnyilvántartás
- NAV: az útnyilvántartás szerepe az adóbevallásban
