Saját gépkocsi használat elszámolása esetén különösen fontos, hogy minden út dokumentálva legyen a NAV előírásainak megfelelően. Ebben nyújt segítséget a kiküldetési rendelvény, amellyel hivatalosan és hatékonyan számolhatod el a magántulajdonú autó céges használatát.
Tartalomjegyzék
Saját gépkocsi használat elszámolása céges utakra
Kiküldetési rendelvény kitöltésével a magánszemélyek kifizettethetik munkáltatójukkal a saját gépkocsi cégérdekből történő használatát, miközben elkerülhetik a cégautóadó megfizetését, ha ezt az elszámolást a NAV által hivatalosan elnevezett úgynevezett kiküldetési rendelvényen végzik.
Másképpen fogalmazva: NAV kiküldetési rendelvénnyel lehetőség van a munkavállalók béren kívüli kifizetésére saját gépkocsi használat esetén.
Kiküldetési rendelvény viszont nemcsak a munkaviszonyra állítható ki, hanem más jogviszonyok (pl. megbízás, tagi/vezető tisztségviselői, vagy választott tisztségviselői jogviszony) alapján is. Akkor is alkalmazható, ha a magánszemély a tevékenységért nem részesül juttatásban, azt „közérdekű” munkaként végzi, és csak a járműhasználattal kapcsolatos költségeinek megtérítését kéri.
Maga a vállalkozás tulajdonosa/ügyvezetője is alkalmazhatja a kiküldetési rendelvényt, ha saját autóját használja a cégében. Kiküldetési rendelvény készíthető több napra is, a gyakorlatban – a céges profiltól függően – napi vagy havi kiküldetést szoktak elrendelni általában.
Meg kell őrizni a kiküldetési rendelvényt?
A papír alapon kiállított kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával megőrzi. Amennyiben a kiküldetési rendelvényt nem őrzi meg a kiküldött, akkor a felmerült cégautóadót a kiküldött magánszemélynek kell megfizetnie.
Mire használható a kiküldetési rendelvény?
A kiküldetési rendelvény nem használható fel munkába járás költségtérítéséhez, azonban 2020 tavasza óta, a távmunkaszerződések tömeges elterjedésével nyíltak új lehetőségek elszámoláshoz arra az esetre, ha az eseti „munkába” járás saját gépkocsival történik.
Azt is jó tudni, hogy a kiküldetési rendelvény nem azonos az útnyilvántartással. Míg a kiküldetési rendelvény a saját gépkocsival történő üzleti utakra vonatkozik, addig az útnyilvántartás vezetése leginkább lízingelt céges autók esetében lehet érdekes.
Ehhez hasonlóan az üzemanyag-megtakarítás is a cég által üzemeltetett jármű vezetőjeként nyilvántartott munkavállaló kaphat, saját gépkocsijára nem vonatkozik. Ennek adómentes határa a havi 100.000 forint, tehát amennyiben 140.000 forint egy adott hónapban az üzemanyag-megtakarítás mértéke, akkor abból 40.000 forint adóköteles.
Mennyit lehet elszámolni a kiküldetési rendelvénnyel?
1000 km-enként (600 Ft-os NAV üzemanyagárral számolva) nagyságrendileg 75.000 Ft költséget lehet elszámolni.
Ügyfélkörünkben végzett felmérés szerint a kiküldetési rendelvényt használók évente átlagosan 1.900.000 forintot számolnak el saját gépkocsijuk használatára autónként.
TIPP: 2022. október 1-től elektromos és tölthető hibridautókra is el lehet számolni üzemanyagot hivatalos alapnorma-átalány alapján.
Mit kell tartalmaznia a saját gépkocsi használat elszámolásához szükséges kiküldetési rendelvénynek?
A kiküldetési rendelvény a kifizető által két példányban (papíron vagy elektronikus módon) kiállított bizonylat, amelynek tartalmaznia kell az alábbi kötelező adatokat:
- a kifizető cég adatai (neve, címe, adószáma)
- a kiküldött magánszemély neve, adóazonosító jele
- a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezése, forgalmi rendszáma
- a hivatali, üzleti utazás(ok) célja, időtartama, útvonala
- futásteljesítmény (a megtett távolságok)
- az utazás költségtérítése (valamit a kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.)
A kiküldetési rendelvény formai követelményeit a NAV írja elő, melynek a RoadRecord Online útnyilvántartó program és mobil applikáció 100%-ban megfelel. Többek között ezért is kapta a NAV-álló kiküldetési rendelvény elnevezést a programmal készíthető kiküldetési rendelvény, hiszen használatával gyorsan készül a NAV kritériumainak is maradéktalanul megfelelő dokumentum.
Üzemanyag elszámolás szabályai
A NAV gépkocsi elszámolás szabályai szerint az üzemanyag-elszámolás a következő képlettel történik:
“[(megtett kilométer/100) x a jármű fogyasztása x hivatalos benzin-, illetve gázolajár] + megtett kilométer x általános személygépkocsi normaköltség”
TIPP: NAV-álló útnyilvántartó programunk beépített üzemanyag fogyasztási norma számítással is rendelkezik, valamint a képletben található kalkulátorunk és cikkünk segítségével soha nem volt még ilyen könnyű a kiküldetés elszámolása.
A munkáltató a kiküldetésben levő dolgozójának a kiküldetési rendelvényben meghatározott km-távolság szerint az üzemanyag fogyasztási norma, a NAV által közzétett üzemanyagár, valamint a 15 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség alapul vételével számított összeget fizetheti adómentesen.
Az ezen felül adott juttatás, mint például a kiküldetési díj – más szóval napidíj – már SZJA köteles (napidíj fogalma bővebben)!
A fent említett 15 Ft/km-es általános személygépkocsi normaköltség az autó olyan fenntartási, javítási, és felújítási költségeit foglalja magában – ha úgy tetszik, átalány formájában -, amelyek minden gépkocsinál felmerülnek, ezáltal így csoportosan elszámolható költségekké válnak.
FONTOS: A 2023 januárjától 30 Ft/km-re emelt, munkába járás költségtérítéseként adómentesen adható összegplafon semmilyen összefüggésben nincs a fentebb említett 15 Ft/km összegű, fix jellegű általános személygépkocsi-normaköltséggel. A két összeg két teljesen különböző felhasználásra és elszámolásra vonatkozik.
Közeli hozzátartozó autójának használata
2018-tól nemcsak a saját- vagy házastárs autóját lehet erre a célra használni, hanem közeli hozzátartozó tulajdonában álló gépkocsi használata esetében is igényelhető a költségtérítés!
A közeli hozzátartozó alatt a Polgári Törvénykönyvben meghatározott személyek értendőek:
- házastárs
- egyeneságbeli rokon
- örökbefogadott, mostoha- és a nevelt gyermek
- örökbefogadó-, mostoha- és nevelőszülő
- valamint a testvér
Ezen közeli hozzátartozók közül tehát bármelyik esetében megállja a helyét, hogy az ő autóját használjuk hivatalos célra, ugyanúgy jogszerűen elszámolható a munkáltató felé, mintha a saját autónkat használtuk volna.
Milyen legyen a kiküldetési rendelvényt készítő programod?
Képzelj el egy programot, ami helyetted kiszámolja a partnereid közti távolságokat, amivel könnyen rögzítheted az útjaidat, és így hamar pótolhatod akár elmaradásaidat is! De milyen is legyen?
- Szép és logikusan felépített kezelőfelület vezessen végig a teendőkön, ne kelljen se a jogszabályokhoz, se a működéshez különösebben értened
- Mindenhol és minden eszközön elérhető online szoftver legyen
- Kiálljon bármilyen NAV ellenőrzést
- Partnereidet / útjaidat importálhasd a programba Excel-táblázatból
- Importálhasd és átalakíthasd a Google által rögzített útjaidat NAV-álló kiküldetési rendelvénnyé
- Napi állandó útjaidat beállíthasd előre
- Legyen hozzá kiegészítő Android vagy iPhone adatrögzítő alkalmazás
- Legyen benne intelligens útajánlás funkció
- Gyorsan be tudd pótolni az esetleges elmaradásod
- Legyen benne beépített térkép cég- és telephelykeresővel, ami tömegesen, háztól-házig számolja a partnertávolságokat
- Alapnorma választása esetén számoljon a korrekciós tényezőkkel
- Legyen benne beépített NAV ellenőr
- Automatikusan figyeljen az adott időszaknak megfelelő jogszabályok betartására
- Legyen hozzá állandó fejlesztés és folyamatos szoftverfrissítés
- Legyen hétvégén is elérhető szakértő ügyfélszolgálat
A RoadRecord Online útnyilvántartó program pont ilyen, ráadásul használata egyszerű: csak rögzítsd menet közben mobil applikációval az útjaidat és vezesd az online programunkkal a számítógépeden – hó végén a hiányzó utakra pedig automata útajánlást kapsz, ráadásul a program ára 1 hónap alatt megtérül!
Emellett az útajánlás funkció segítségével visszamenőleg is pótolhatod elmaradásaidat havi 7 perc alatt! A funkció különböző paraméterek (és akár fix pontok) megadása után készít egy kiküldetési rendelvény tervezetet, amit nyomtatás előtt szerkeszthetsz.
A program 70 féle logikai ütközést vizsgál és javít, mintha egy beépített NAV ellenőr figyelmeztetne a hibákra, és biztosítaná, hogy a bizonylatod 100%-ban NAV-álló legyen.
Sőt, ha a program nem lenne elég, spórolj időt és bízd szakértőinkre NAV-álló kiküldetési rendelvény tervezeted elkészítését, amit minden hónapban átadunk, és akár visszamenőleg is el tudunk készíteni!
Így lett gyerekjáték a saját gépkocsi céges használatának elszámolása
„Emlékszem, amikor még a hagyományos módszerrel próbálkoztam a saját gépkocsi használat elszámolásával és kézzel töltöttem a kiküldetési rendelvényt. Rettegtem a hónap végétől! Minden egyes út után azonnal le kellett írnom a megtett kilométert, a címet, a partnert. Ha elfelejtettem, jött a kapkodás, a cetlik, a bizonytalanság.
Aztán egy nap, a könyvelőm ajánlotta a RoadRecordot. Először szkeptikus voltam, de belevágtam. Az első pillanattól kezdve éreztem a különbséget. Az app automatikusan naplózta az útjaimat, alig kellett hozzányúlnom. Ami korábban órákig tartó nyűglődés volt, az most percekké zsugorodott. Nemcsak az időt spóroltam meg, hanem a stresszt is! A könyvelőm is imádja, mert minden átlátható, pontos, és sokkal több időm maradt a vállalkozásom fejlesztésére.”
Spórolj százezreket útnyilvántartással – próbáld ki 14 napig ingyen!
Automata útnyilvántartó app
AI útajánlás vagy pótlás
Gyakran ismételt kérdések a saját gépkocsi használat elszámolása témában
A kiküldetési rendelvény egy hivatalos dokumentum, amelyben munkáltató két példányban – papíron vagy elektronikusan – rögzíti a saját gépjárművel üzleti célra megtett utakat és a költségtérítés részleteit
Vállalkozók, egyéni vállalkozók, cégek alkalmazottai (pl. kiküldetés esetén), és bizonyos esetekben a civil szervezetek. A pontos lehetőségeket az Szja tv. 3. számú melléklete tartalmazza.
– Kiküldetési rendelvény alapján (alkalmazott részére),
– Egyéni vállalkozóként, vagy cégként (vállalkozási célú utakhoz): útnyilvántartás alapján.
Ha kiküldetési rendelvényt állít ki számára a munkáltató, a használat csak a kiküldetés idejére és céljára szól.
A magánszemélynek adott kiküldetési rendelvény alapján adható költségtérítés adómentes a törvény által meghatározott mértékig.
A NAV oldalán (nav.gov.hu) havonta közlik az üzemanyagárakat és normákat, amik az elszámolás alapját képezik.
Átlagos fogyasztással és 600–629 Ft-os üzemanyagárral a 1 000 km kb. 75 000 Ft költségelszámolást jelent
A felmérésünk szerint autóként éves szinten átlagosan 1 900 000 Ft-tot számolnak el saját gépkocsit használók kiküldetési rendelvénnyel.
Nem, ha a magánautó céges használata kiküldetési rendelvénnyel történik, akkor nem kell cégautóadót fizetni.
