Frissítve: 2025.09.17.
A RoadRecord jogosultságkezelése nemcsak arra jó, hogy elkülönítsd, ki mit láthat és szerkeszthet – hanem arra is, hogy a csapatmunkát gördülékenyebbé tegye. Amikor több kolléga, autóvezető, könyvelő vagy adminisztrátor dolgozik együtt, mindenki csak a saját szerepéhez illő feladatokat kezeli – az utakat rögzítheti, míg mások összesítenek, ellenőriznek, véglegesítenek. Ez az átláthatóság csökkenti a félrehallásokat, az adatduplikációt, és megakadályozza, hogy a fontos információk elvesszenek a felhasználók közötti adminisztrációs zsúfoltságban.
Tartalomjegyzék
Útnyilvántartás csapatmunkában
Ha a csapatodat szeretnéd összefogni (legyen az a könyvelőd vagy a munkatársaid), egy könnyen átlátható, közös platform a legfontosabb eszközöd. Különösen útnyilvántartás vagy kiküldetési rendelvény készítésekor.
A RoadRecord felhasználókezelés funkciójával felhasználókat tudsz felvenni, hogy ők is hozzáférjenek RoadRecord fiókodhoz és adatokat rögzítsenek, valamint útnyilvántartást vagy kiküldetési rendelvényt tudjanak készíteni.
A felhasználókezelés jelenti a megoldást,
- ha céges autóflottád van és minden autó útnyilvántartását vagy kiküldetési rendelvényét más készíti, vagy
- ha megosztanád fiókodat könyvelőddel vagy kollégáiddal a hatékonyabb munkavégzés érdekében (pl. munkatársaid rögzítenek, könyvelőd pedig összesít és nyomtat).
Jogosultságkezelés
A jogosultságok kiosztása úgy biztosítja a hatékony közös munkát, hogy mindenki a pozíciójának megfelelő feladatokat hajtsa végre a közös fiókban és ne zavarják meg a számára szükségtelen információk és funkciók.
- Lehetőséged van beállítani, hogy egyes felhasználók csak a mobil app-on keresztül férjenek hozzá a fiókhoz. Válaszd ezt a megoldást, ha hasznos lehet, hogy az autóvezetők csak a megtett utakat rögzítik, és a útnyilvántartás véglegesítését egy irodai munkatárs vagy a könyvelőd végzi.
- A felhasználók inaktiválásával megvonhatod tőlük a hozzáférést a fiókhoz. Törléssel pedig véglegesen törölheted a felhasználót.
- Csak az Adminisztrátor és a Menedzser jogkörrel rendelkező felhasználók adhatnak a fiókhoz új felhasználót, módosíthatják a hozzáférését és törölhetik.
- Autók és felhasználók összerendelése: több felhasználó esetén Adminisztrátorként vagy Menedzserként be kell állítanod, hogy az egyes autókkal mely felhasználók dolgozhatnak, vagyis egy adott autó esetén ki lehet jogosult a havi utak kezelésére, az autó-partner összerendelésre vagy a napi állandó utak beállítására. Autót felvinni, módosítani és törölni csak az Adminisztrátor és Menedzser tud.
A nem menedzser felhasználók csak azokat az autókat látják, amihez jogosultságuk van, viszont minden felhasználó lát minden partnert. Az autó-partner összerendelés segítségével könnyen beállítható, hogy az utak felvitelénél csak a saját partnereit lássák az egyes felhasználók.
Arra is lehetőség van, hogy egy-egy felhasználó elszeparált, külön fiókban dolgozzon, amelyre senki másnak nincs rálátása. Erről bővebben ide kattintva olvashatsz.
Egy online fiókhoz tartozó felhasználók számában nincsen korlátozás, nem függ az előfizetett autók számától.
Az online felületet egyszerre akár a fiókhoz tartozó összes felhasználó használhatja. Arra viszont figyelni kell, hogy egy autó útnyilvántartásába vagy kiküldetési rendelvényébe egyszerre csak egy felhasználó rögzítsen adatot.
Amikor mindenki pontosan azt látja, amit kell
„Egy kis informatikai cégként négy autónk van, és több kolléga használja őket, emellett a könyvelés is külön dolgozik. Korábban mindenki ugyanabba a Google-táblába írta az utakat, címeket, km-óra állásokat – rengeteg volt az átfedés, a duplikált bejegyzés, gyakran kellett utánajárni, hogy ki mit rögzített hibásan, vagy mit hagyott ki.
Amikor áttértünk a RoadRecord felhasználó- és jogosultságkezelésére, elkezdtük beállítani, hogy az autóvezetők csak a mobilappban rögzíthessenek utakat, a könyvelő csak az összesítéshez férjen hozzá, és ő legyen az, aki véglegesíti a hóvi útnyilvántartásokat.
Volt bennem aggódás: „nem lesz túlságosan merev ez a rendszer, ha valaki sürgősen változtatna, vagy más kolléga helyettesítene?” De hamar kiderült, hogy a jogosultságok rugalmasan módosíthatók, a felhasználók ideiglenesen inaktiválhatók, és ha kell, új jogosultsági szint is adható.
Az eredmény: sokkal kevesebb adatütközés, kevesebb hibás bejegyzés, a könyvelés pontosabb adatokat kap, én pedig nyugodtan zárom le a hónapot, tudva, hogy minden út ott van, ahol kell.”
Spórolj százezreket útnyilvántartással – próbáld ki 14 napig ingyen!
Automata útnyilvántartó app
AI útajánlás vagy pótlás
Gyakran ismételt kérdések a felhasználókezeléssel kapcsolatban
Ez egy olyan funkció, amellyel megadhatod, hogy ki milyen jogosultságokat kapjon a közös útnyilvántartó fiókodban: például ki rögzíthet utak, ki ellenőriz, ki véglegesíthet.
Az Adminisztrátorok és Menedzserek tudnak új felhasználókat hozzáadni, eltávolítani, és meghatározni azok jogosultságait. Más szerepkörökben lévők ezekre a beállításokra nem jogosultak.
Beállíthatod, hogy mely felhasználók dolgozhatnak mely autókkal. Így egy sofőr csak azokhoz az autókhoz fér hozzá, amelyeket jóváhagytál neki.
Csak az Adminisztrátorok és Menedzserek rendelkeznek ilyen jogosultsággal.
Nem: csak azok az autók jelennek meg neki, amelyekhez jogosultságot kapott. Ugyanakkor a partnerek adatait minden felhasználó láthatja.
Ez a beállítás lehetővé teszi, hogy minden autóhoz meghatározd, mely partnerlisták tartoznak hozzá, így célzottabb és áttekinthetőbb lesz a nyilvántartás.
Igen, lehetséges beállítani úgy, hogy egyes felhasználók csak a mobil appon keresztül rögzíthessék az utakat, anélkül, hogy hozzáférnének a webes felület teljes funkcionalitásához.
Nem: egy fiókhoz tartozó felhasználók számát nem korlátozza az előfizetett autók száma. Tetszőleges számú felhasználó dolgozhat egy fiókban.
Átláthatóságot ad, csökken a hibák lehetősége, elkerülhetők az adatduplikációk, és kevesebb félreértés van a csapatmunka során. Az adatok kezelése hatékonyabb lesz, és mindenki csak a számára releváns feladatokat végzi.