Legutóbb frissítve: 2025.09.19.
Sokszor halljuk, hogy a munkavállalók nem hajlandóak új eszközöket, digitális programokat megtanulni és ezzel gátat szabnak a cég fejlődésének. Legújabb ügyféltapasztalatunk azt mutatja, hogy ez fordítva is gyakran előfordul: maga a cégvezetés állja útját a digitalizációnak és a hatékonyság növelésének.
Tartalomjegyzék
Elavult módszerek útnyilvántartás vezetésére
Egy új felhasználónk ledöbbenve osztotta meg velünk, hogy a cége 2025-ben nem hajlandó elfogadni (és még indok sincs miért) a mobil appal és útnyilvántartó programmal készített útnyilvántartását. Ehelyett egész nap irkálhat, majd ellenőrizheti, hogy hol hibázott a nagy sietségben.
Sokan ragaszkodnak még a hagyományos papír bizonylatokhoz, a számolgatáshoz, még úgy is, hogy a jogszabályok és a NAV már régóta nemhogy elfogadja, de a digitalizáció irányába tereli a vállalkozásokat.
Azok a cégek, akik nem hajlandóak haladni a korral az egyik fő indokként a pénzt szokták felhozni. Egy papír alapú útnyilvántartás tömb jóval olcsóbb, mint egy útnyilvántartó program. Nem látják be, hogy ezzel hatalmas öngólt rúgnak magunknak!
Útnyilvántartó program előnyei
Egy minden elvárásnak megfelelő útnyilvántartó program sokszorosan visszahozza az árát. Ha a kollégák ideje, figyelme és energiája az adminisztráció és számolgatás helyett a tényleges munkájukra, bevételszerő tevékenységükre összpontosul, azzal a vállalkozás hatékonyabbá és sikeresebbé válik. Nem is beszélve arról, hogy a hibázási lehetőséget egy NAV-álló útnyilvántartó programmal teljesen ki lehet szűrni, így a vezetőség biztos lehet abban, hogy az útnyilvántartás miatt nem kapnak bírságot.
Mindezt alátámasztja egy elégedett ügyfelünk visszajelzése is:
„Én amikor kipróbáltam, a megspórolt idő volt a döntő (amellett, hogy szabálykövető legyen)…. Mi tuti nyerünk programmal minimum 1 órát kocsinként havonta, ami nem összevethető az egy órára eső bevételünkkel: megéri.”
Amikor átláttam, hogy nem mindegy, mivel vezetem az útnyilvántartásom
„Kis cégvezetőként éveken át papíron vezettük az útnyilvántartást: menetlevelek, toll, papírfüzetek — „így olcsóbb”. Csakhogy minden hónap végén órákat töltöttem összehasonlító számolgatásokkal, hibák keresésével, visszakérdezésekkel — és mindig az volt az érzésem, hogy ez az adminisztráció elveszi a fókuszt a valódi munkáról.
Amikor áttértünk a RoadRecord digitális programjára, mobilappal és automata útajánlás funkcióval, hirtelen világos lett mekkora különbség: nem kell többé sietve papírlapokat másolni, hibás adatokat javítani. Az utak szinte „magukat rögzítik”, a tankolások és km-óra állások követése gördülékeny, a papírral járó bizonytalanság eltűnt.
Először kételyeim voltak: mi van, ha „túl digitális” lesz, ha valami kimarad, vagy ha az emberek nem szokják meg a változást. De kiderült, hogy a rendszer jelez, ha hiányzik információ, a manuális korrekció lehetősége mindig adott, és a kollégák gyorsan átlátták az új módszert.
Most már havonta több órát spórolunk, az adatok tiszták és megbízhatóak, a könyvelő csak annyit kér: „rendben”. És ami talán a legjobb: nem kell papírok után kutakodnom — mert végre a rendszer dolgozik helyettem, nem fordítva.”
Spórolj százezreket útnyilvántartással – próbáld ki 14 napig ingyen!
Automata útnyilvántartó app
AI útajánlás vagy pótlás
GYIK – Papíron vezetett útnyilvántartás problémái 2025-ben
Mert a manuális adatrögzítés sokkal több időt vesz el, nagyobb a hibalehetőség, és a NAV-álló digitális programokkal összevetve kevésbé hatékony.
Az adminisztráció és javítások miatti időveszteség rejtett – de jelentős – költségek halmozódnak fel, amit a digitális megoldások sokkal jobban minimalizálnak.
Gyakran előfordulnak elírások, hiányzó kilométeróra-állások, téves időpontok, rossz útirányok vagy célhelyek, és ezek egyrészt ÁFA-visszaigénylési vagy elszámolási problémákhoz vezethetnek.
Igen, a NAV már régóta támogatja a digitális útnyilvántartást, amely megfelel a jogszabályi követelményeknek. A papírra hagyás viszont hátrányt jelenthet, hiszen a digitalizáció irányába terelik a vállalkozásokat.
Jobb hatékonyság (időt takarítasz meg), kevesebb hibalehetőség, gyorsabb adatbevitel, automata funkciók, jobb visszamenőleges pótlás, és általában biztosabb jogi megfelelés.
Egy felhasználói visszajelzés alapján akár 2 órát is nyer kocsinként havonta, amit céges szinten jelentős bevétel-előnyként lehet újrafelhasználni.
Olyan vállalkozások, ahol a számlázás és az utak szoros kapcsolatban állnak (pl. szerelési, karbantartási szolgáltatások), valamint azok, akik lízingelt vagy tartós bérletben lévő céges autót használnak.
Például automata útajánlás, mobilalkalmazás útrögzítéssel, tankolási adat- és kmóra-állás bevitel, szerkesztés webes felületen, felhőalapú adatmentés.
Ha olyan programot használunk, ami NAV-álló és logikai hibákat is vizsgál (pl. eltérések tankolás vagy kmóra adatok között), akkor jóval nagyobb eséllyel áll meg az ellenőrzésen, mint egy papíralapú, kézi vezetett nyilvántartás.
Legtöbbször az, hogy a cégvezetés ragaszkodik a papíros módszerekhez, nem látja be a digitális programok használatának előnyét, vagy pénzügyi költségnek tartja az eszközöket. De sok esetben pont ez a hozzáállás okozza azt, hogy hosszú távon öngólt rúgnak.
Barazsy Ákos