2025.07.29.
Hallom, hogy a fejedben az a kérdés motoszkál, hogy honnan szerezhetsz be egy friss, naprakész kiküldetési rendelvény nyomtatványt, amivel jogszerűen el tudod intézni a magánautód céges használatának adminisztrációját. Pontosan itt a helyed, hogy választ kapj! Tudom, sokan még ma is a papír alapú megoldásokban gondolkodnak: bemégy a nyomtatványboltba, veszel egy tömböt, aztán reménykedsz, hogy majd jó lesz. Nos, hoztam neked egy sokkal egyszerűbb, biztonságosabb utat, hogy az elszámolásos rendben legyen.
Tartalomjegyzék
Miért fontos a kiküldetési rendelvény nyomtatvány és hogyan töltsd ki?
A kiküldetési rendelvény az alapja annak, hogy a saját gépkocsiddal megtett céges utazásaid költségeit, legyen szó üzemanyagról vagy amortizációról, adómentesen elszámold. Sok vállalkozó, cégvezető és munkavállaló számára ez egy mindennapos feladat, de a szabályok folyamatosan változhatnak, és a legkisebb hiba is komoly gondot okozhat egy NAV ellenőrzés során. Gondoljunk csak bele, egy 50 fős kereskedelmi cég évente több száz ilyen dokumentumot állít ki, és akár 6-12 millió forintot is megtakaríthatnak a helyes elszámolással! Ahhoz, hogy te is hatékonyan kezeld ezt a területet, nézzük meg, mire kell figyelned.
A kiküldetési rendelvény nyomtatvány főbb adatai és kitöltése:
A NAV kiküldetési rendelvény formai és tartalmi követelményei szigorúak, ezért nem mindegy, milyen mintát vagy sablont használsz a kitöltéshez. Amikor kézbe veszed a kiküldetési nyomtatványt, vagy letöltöd azt, fontos, hogy azonnal tudd, milyen adatokat kell pontosan beírnod. Mindig az utazás megkezdése előtt töltsd ki, két példányban!
- Személyes adatok: A munkavállaló/magánszemély neve és adóazonosító jele. Fontos, hogy ez pontosan szerepeljen, hiszen ez köti majd össze a költségeket a megfelelő személlyel.
- Jármű adatai: A jármű gyártmányát, típusát és rendszámát is fel kell tüntetni. Ez segít azonosítani, melyik autóval történt az utazás, és melyikhez kapcsolódnak a költségek.
- Utazás célja és időtartama: Szükséges megjelölni, miért utazol, és mennyi ideig tart a kiküldetés. Egy rövid, de pontos megfogalmazás sokat segíthet egy esetleges ellenőrzés során.
- Útvonal és futásteljesítmény: Az útvonal pontos rögzítése és a kilométeróra állásának feltüntetése elengedhetetlen. Ez az alapja a költségek elszámolásának.
- Költségtérítési adatok: Az üzemanyag-fogyasztási norma és az aktuális üzemanyagár nélkülözhetetlen, ha üzemanyagköltséget is szeretnél elszámolni.
Ne feledd, nem csak munkaviszonyban lévők használhatják ezt a dokumentumot! Megbízási vagy akár tisztségviselői jogviszony esetén is alapot adhat a költségek elszámolásához. A lényeg, hogy a dokumentummal igazolni tudd a megtett céges utakat.
Papír kontra digitális: Miért érdemes elgondolkodni a RoadRecord megoldásán?
Valószínűleg azon tűnődsz, hogy miért mondom, hogy a nyomtatványboltban vett kiküldetési rendelvény nyomtatvány már nem a legjobb választás. Nézzük meg őszintén a helyzetet! Ahogy látjuk a statisztikákból, a NAV által ellenőrzött cégek közel 70%-ánál előfordult már hiba a dokumentációban. Nem akarjuk, hogy ez történjen veled is, igaz? A papíralapú rendszerekkel gyakran előfordul, hogy hiányos vagy pontatlan adatok kerülnek rögzítésre, vagy épp elkeveredik egy fontos lap. Nem is beszélve a rengeteg időt és energiát vehet el az utak folyamatos rögzítése és a hóvégi manuális számolgatás.
Volt egy ügyfelünk, egy kisvállalkozó, Balázs, aki autószerelő műhelyt vezetett. Hónapokon át kézzel töltögette a kiküldetési nyomtatvány papírokat. Megküzdőtt vele: volt, hogy kimaradt a rögzítés, mert megérkezéskor már az ügyfélre koncentrált, és hónap végén sakkozhatta ki a hiányzó km-eket és számolhatta ki manuálisan az elszámolható összeget, miután minden hónapban ő maga kereste ki a legfrissebb NAV üzemanyag árat. Aztán elvitte a könyvelőjéhez, aki még ezek után is találta bennük hibát. Ezen a ponton döntötte el, hogy rendszert vált.
Ez mindennapos probléma. A papír alapú adminisztráció rengeteg időt és energiát emészt fel. De mi van, ha azt mondom, hogy van egy sokkal stresszmentesebb és NAV-álló megoldásod?
A papíralapú kiküldetési nyomtatvány a valóságban – és amit helyette kínál a RoadRecord
| Problémahelyzet | Papíros megoldás | Tipikus következmény | RoadRecord megoldása |
|---|---|---|---|
| Tömb váratlanul betelik | Boltkeresés, időveszteség | Munka megszakítása, stressz | Nincs tömb, az app mindig rendelkezésre áll |
| Út közben jut eszedbe a kitöltés | Parkolóban írni, nehézkes | Hibás, hiányos adatok | Út automatikusan rögzül |
| Esti pótlás memória alapján | Nehezen visszakereshető, pontatlan | Hibás elszámolás, bosszankodás | Google Idővonal alapú visszatöltés |
| Friss üzemanyagár kézi követése | Kalkulátor, NAV-weboldal, sok utánajárás | Téves ár miatt hibás térítés | App automatikusan alkalmazza az aktuális árat |
A RoadRecord előnyei a kiküldetési rendelvény nyomtatvány kezelésében
A RoadRecordnál pontosan tudjuk, milyen kihívásokkal néznek szembe a vállalkozások a céges autózás elszámolásakor. Ezért fejlesztettük ki azt a rendszert, ami nemcsak rendszerezi, hanem automatizálja is a folyamatokat, így a kiküldetési rendelvény kitöltése is gyerekjáték lesz. Gondolj bele, a digitális megoldásokat használó vállalkozások akár 12-15%-kal csökkenthetik az adminisztrációs költségeiket!
Automatikus útnyilvántartó alkalmazás
3+1 útrögzítési mód: Személyre szabható megoldásokkal rögzítheted az utakat: válaszd ki, melyik automatikus vagy manuális beállítás illik leginkább a napi rutinodhoz.
Fontos emlékeztetők: Havi figyelmeztetések a kilométeróra-állás rögzítésére, hogy mindig pontos legyen a nyilvántartásod.
Megszakításmentes rögzítés, extra biztonsággal: Egyetlen útszakasz se veszik el, még akkor sem, ha nincs térerő vagy internetkapcsolat. Ilyen biztonsági garanciát más rendszer nem kínál.
Testreszabható távolságszámítás: Beállíthatod, hogy a program a legrövidebb tömeges útvonal alapján vagy a tényleges, GPS-szel rögzített utak szerint számoljon.
Waze útvonaltervező integráció: A tervezett utak automatikusan bekerülnek az útnyilvántartásba.
Zökkenőmentes szinkronizáció: Az adataid azonnal elérhetők minden eszközödön, mindig naprakészen, bárhol is dolgozol.
Online útnyilvántartó program
Google Idővonal integráció: A RoadRecord az egyetlen olyan megoldás, amely képes a Google Idővonalból visszamenőleg kinyert adatok alapján néhány katintással NAV-álló útnyilvántartást készíteni. Ideális választás, ha korábban elmaradt utak dokumentálásáról van szó.
Beépített NAV-ellenőr: A nyomtatás előtti ellenőrző funkció 70 különböző logikai hibát képes kiszűrni, és figyelmeztet a javításra.
AI-alapú útajánlás: A funkció a megadott partnerek, címek és korábbi utazási szokások alapján útnyilvántartás tervezet készít – így a hiányzó utak is egyszerűen pótolhatók.
Tömeges partner- és útimportálás: Külső adatforrásokból, például Excel táblázatokból, számlázóprogramokból vagy a jármű GPS-éből.
Üzemeltetési költségek kezelése: Lehetőség van a céges autóhasználathoz kapcsolódó kiadások – mint az üzemanyag, karbantartás vagy parkolás – rögzítésére és összesítésére.
Elegem lett a papírmunkából
„Napközben annyi mindenre kellett figyelnem – ügyféltárgyalások, telefonok, rakodás, fuvaridőpontok –, hogy esélyem sem volt útközben a kiküldetési rendelvény tömbbel bajlódni. Estére pedig már teljesen összefolyt, merre jártam: a Google Térképen próbáltam visszakeresni a címeket, a naptáramból pedig kisakkozni a kilométereket. Az üzemanyagárakat kézzel írogattam be, majd javítgathattam, ha időközben változtak. A tömb természetesen mindig a legrosszabbkor telt be: parkolóban, autópálya-pihenőben vagy vidéki ügyfélnél – ilyenkor indulhattam nyomtatványboltba. Mióta a RoadRecordot használom, az app automatikusan rögzíti az utakat, frissíti az üzemanyagárakat, és egy gombnyomásra elkészül a rendelvény. Az adminisztráció helyett most már arra koncentrálhatok, ami igazán számít.”
„Oké, ez jól hangzik, de mennyire bonyolult átállni egy ilyen rendszerre?”
Lehet, hogy most azt gondolod: „Oké, ez jól hangzik, de mennyire bonyolult átállni egy ilyen rendszerre? És mi van, ha elfelejtem használni az appot?” Ezek teljesen jogos kérdések. Sokan tartanak az újdonságok bevezetésétől, és attól, hogy a technológia túl összetett lesz. De hidd el, a RoadRecord tervezésekor az volt a célunk, hogy a legfelhasználóbarátabb megoldást kínáljuk.
Nem kell informatikus zseninek lenned, vagy órákat töltened a képzéssel. Az app intuitív, könnyen kezelhető, és a háttérben zajló automatizált funkciók miatt minimális beavatkozásra van szükség tőled. Arról nem is beszélve, hogy a beépített ellenőrző rendszerünk és az AI alapú útajánló gondoskodik róla, hogy még akkor se hibázz, ha valami elkerüli a figyelmed. A RoadRecord automatikusan a NAV kiküldetési rendelvény szabályainak megfelelő adatokat gyűjti össze, így nem kell aggódnod a formai hibák miatt.Így biztos lehetsz benne, hogy a NAV-álló kiküldetési rendelvény mindig ott lesz a zsebedben, készen az esetleges ellenőrzésekre. Ne stresszelj a papírmunkán, hanem használd az időt és az energiát a vállalkozásod fejlesztésére!
Záró lépések: Hogyan tovább?
Látod már, mennyire egyszerűbb lehet a céges autózás adminisztrációja, ha egy megbízható partner áll mögötted?
- Válassz digitális megoldást: Felejtsd el a papír alapú kiküldetési rendelvény nyomtatvány okozta fejfájást! Gyere, és ismerd meg a RoadRecord rugalmas funkcióit, amelyek a te igényeidre szabva segítenek.
- Próbáld ki ingyen: Győződj meg magad a rendszer egyszerűségéről és hatékonyságáról. Éld át a stresszmentes adminisztráció élményét!
- Spórolj időt és pénzt: Kezdd el még ma a NAV-álló kiküldetési rendelvény készítését, és érezd a különbséget a mindennapokban és a zsebedben!
Spórolj százezreket útnyilvántartással – próbáld ki 14 napig ingyen!
Automata útnyilvántartó app
AI útajánlás vagy pótlás
Gyakran ismételt kérdések a kiküldetés rendelvény nyomtatvány témában
A kiküldetési rendelvény hivatalos dokumentum, amellyel a munkáltató igazolja, hogy munkavállalóját ideiglenesen más munkahelyre, telephelyre küldi, és ezzel kapcsolatosan költségtérítést is számolhat el. A személyi jövedelemadó törvény szerint is kötelező, ha ilyen költségtérítést szeretnének elszámolni.
Papír alapú kiküldetési nyomtatvány tömböt nyomtatványboltban lehet vásárolni. Digitális formában is kitölthető megfelelő útnyilvántartó program segítségével.
Általában a munkáltató vagy annak meghatalmazottja tölti ki, de a munkavállaló is aláírja. Az adózási törvények szerint legalább 5 évig kötelező megőrizni, mert ellenőrizhetik (pl. NAV).
Igen, elfogadott, ha bizonyíthatóan hitelesített módon (digitális aláírás!), vagy belső szabályzat által elfogadott módon vezetik az elektronikus nyilvántartást.
Legalább: a munkáltató neve, címe; munkavállaló neve, beosztása; kiküldetés helye, ideje (indulás–visszaérkezés); a gépjármű adatai; elszámolandó költségek; aláírás(ok).
Igen, a rendszer automatikusan frissíti az aktuális, NAV által közzétett hivatalos üzemanyagárakat. Nem kell kézzel keresgélni és kalkulálni, a rendszer minden hónapban naprakészen alkalmazza az árakat és kiszámolja az elszámolható összeget.
Mert ilyenkor gyakori a pontatlanság: keverednek a címek, elfelejtesz pontos indulási és érkezési adatokat, és az is előfordulhat, hogy kimarad egy teljes út. A RoadRecord ezt automatizálja – az utak valós időben rögzülnek, így este már csak átnézni kell az előkészített nyilvántartást.
A gyakorlat azt mutatja, hogy a tömb mindig a legrosszabbkor telik be – pont amikor úton vagy, vagy sürgős adminisztrációra lenne szükség. Emiatt sokszor kényszermegoldásként kell boltba rohanni. A digitális megoldásnál ilyen nincs: a RoadRecord mindig rendelkezésre áll, nincs fizikai korlátja a nyomtatványnak.
