2025.07.17.
Na, kezdjük is a lényeggel: a kiküldetési rendelvény kitöltése nem ördögtől való feladat, sőt, ha jól csinálod, rengeteg költséget számolhatsz el vele! Lényegében arról van szó, hogy ha a saját autódat használod céges célra, akkor az általa megtett utakat és az ezzel járó költségeket elszámolhatod. Ez egy igazi aranybánya lehet, ha pontos és NAV-álló dokumentációt vezetsz. Ne ess abba a hibába, hogy feleslegesen fizetsz adót, mert nem írtál le minden lehetséges költséget!
Tartalomjegyzék
Miért kulcsfontosságú a kiküldetési rendelvény pontos kitöltése?
A kiküldetési rendelvény az a bizonylat, ami igazolja a cég felé, hogy a saját tulajdonú gépjárművedet valósan céges célra használtad. Enélkül a dokumentum nélkül a NAV nem fogadja el az elszámolást. Gondolj bele: minden céges utad után elszámolhatod az üzemanyagköltséget és az amortizációt. Ez havi szinten akár több mint százezer forintot, éves szinten pedig átlagosan majdnem kétmilliót jelenthet! A jogszabályok világosan kimondják, mely adatoknak kell szerepelniük ezen a papíron, és ha egy is hiányzik vagy hibás, akkor ugrik az adómentes elszámolás. Nem éri meg kockáztatni!
A kiküldetési rendelvény kötelező adatai
Az alábbi lista segít átlátni, mi mindenre kell odafigyelned, amikor kitöltöd a kiküldetési rendelvényt.
- Kifizető cég adatai: Ide jön a vállalkozás neve, címe és adószáma. Ezek az alapok, amik nélkül sehová sem jutsz!
- Kiküldött magánszemély adatai: Saját neved, adóazonosító jeled – persze, ha magadnak állítod ki.
- Jármű azonosító adatai: Gyártmány, típus, forgalmi rendszám. A forgalmi engedélyedben mindent megtalálsz.
- Utazás célja, időtartama, útvonala: Ez a lényeg! Pontosan írd le, hova, mikor, milyen céllal mentél, és persze az útvonalat is. A cél legyen szakmailag alátámasztható, például „ügyféllel való tárgyalás”, „beszállítói látogatás”.
- Futásteljesítmény (megtett távolság): A kilométeróra állása az út elején és a végén, ebből jön ki a megtett távolság.
- Elszámolás alapadatai: A gépjárműhöz tartozó üzemanyag-fogyasztási norma, az aktuális NAV üzemanyagár. A NAV határozza meg a fogyasztási normát és frissíti havonta a hivatalos üzemanyagárakat, ezeket figyeld szigorúan!
Hogyan töltsd ki manuálisan?
A manuális kitöltés az az út, amin sokan elindulnak, de hamar rájönnek, hogy ez bizony időigényes és hibalehetőségekkel teli terep. Ha mégis erre adod a fejed, ezekre figyelj:
- Formanyomtatvány beszerzése: vegyél nyomtatványboltban kiküldetési rendelvény nyomtatványt, vagy tölts le egy aktuális szabályoknak megfelelő kiküldetési rendelvény mintát és nyomtasd ki!
- Adatok rendszerezése: Mielőtt nekiállsz, gyűjtsd össze az összes szükséges adatot (címek, kilométeróra állások, dátumok, üzemanyagár).
- Pontos kitöltés: Írj olvashatóan, és precízen töltsd ki az összes mezőt.
- Bizonylatok megőrzése: Őrizd meg az összes üzemanyag számlát, parkolójegyeket és egyéb, az úthoz kapcsolódó bizonylatot!
Tipp: Készíts magadnak egy ellenőrző listát, amit minden egyes kitöltés előtt átfuthatsz. Ne bízz semmit a véletlenre!
A kiküldetési rendelvény kálváriája
A vállalkozók jelentős része megtapasztalja, milyen fárasztó és stresszes tud lenni a kiküldetési rendelvény kitöltése. Excel táblák, kézzel írt cetlik, hiányzó adatok, pontatlan kilométeróra állások – ezek mind megnehezítik az adminisztrációt. Hónap végén gyakori a kapkodás, az éjszakázás, és sokszor még a könyvelő is csak fejcsóválással reagál a hiányosságokra.
Sokan hajlamosak elodázni a kiküldetési rendelvény kitöltését, mondván: „majd megcsinálom holnap”. Ez a hozzáállás azonban komoly következményekkel járhat. Egy esetleges NAV-ellenőrzés során nem csak aktuális hónapot vizsgálhatják – akár évekre visszamenőleg is kérhetnek elszámolásokat. Ha ezek hiányosak vagy hibásak, nemcsak a költségek leírásának elutasításával, hanem visszafizetési kötelezettséggel és akár bírságokkal is számolni kell. Ráadásul az állandó stressz, a bizonytalanság és a könyvelői elégedetlenség hosszú távon a vállalkozás hatékonyságát is visszaveti.
A RoadRecord: a precíz kiküldetési rendelvény záloga
A RoadRecord segítségével mindez elkerülhető. A program mobilapp segítségével automatizálja a kiküldetési rendelvény kitöltését, a Google Idővonal integrációval pedig akár utólag is rekonstruálhatóak az utak. A rendszer beépített NAV-ellenőre 70 féle logikai ütközést képes kiszűrni, így még nyomtatás előtt jelez, ha valami nem stimmel. Ez nemcsak időt, hanem jelentős idegeskedést is megtakarít. A könyvelők számára átlátható, hibamentes bizonylatok készülnek – és ami a legfontosabb: a vállalkozó is nyugodtan alhat.
A kiküldetési rendelvény többé nem mumus
„Régen a kiküldetési rendelvény kitöltése minden hónap végén rémálommá vált. Excel táblák, kézzel írt cetlik, folyton hiányzó adatok… A könyvelőm is gyakran a fejét fogta, mert nem stimmelt a kilométeróra-állás, vagy épp hiányzott valami. Volt, hogy éjszakába nyúlóan próbáltam összeszedni a papírokat. Aztán rátaláltam a RoadRecordra – és minden megváltozott. A Google Idővonal integráció visszamenőleg is segít pótolni az elfelejtett utakat, a beépített NAV-ellenőr pedig 70 féle hibát kiszűr. Azóta nyugodt vagyok, a könyvelőm elégedett, és a kiküldetési rendelvény végre nem mumus többé, hanem pár kattintás.”
A digitális korszak: a RoadRecord segít
Miután átélted a manuális kitöltés borzalmait, gondolom te is megkönnyebbülsz, ha azt mondom, van egy sokkal egyszerűbb, gyorsabb és persze NAV-álló megoldás: a RoadRecord útnyilvántartó program. Ez az online program és mobilalkalmazás szinte minden terhet levesz a válladról a kiküldetési rendelvény kitöltése során.
Hogyan segít a RoadRecord?
Nézzük meg röviden, hogyan újítja meg ez a rendszer a költségelszámolást, és miért érdemes neked is áttérned rá!
- Teljes automatizáció: A megtett utakat (útvonal, dátum, távolság) a mobilapp akár automatikusan rögzíti. Nem kell többé cetliken vezetned, vagy Excel táblázatokat bogarásznod. Ami a legfontosabb, a RoadRecord egyedülálló megszakításmentes útrögzítési megoldásának köszönhetően garantáltan nem veszik el útszakasz, még akkor sem, ha nincs térerő. Ilyen biztonsági funkció máshol nincs!
- Pontos elszámolás: Kiszámolja az adómentesen elszámolható összeget a jogszabályi keretek között. Mindig naprakész a szabályokkal, így neked nem kell azon agyalnod, éppen mi a legfrissebb üzemanyagár vagy változott-e valami követelmény.
- NAV-álló dokumentáció: Az elkészült dokumentumok 100%-ban megfelelnek a NAV követelményeinek a beépített NAV ellenőrnek köszönhetően.
- AI-alapú útajánlás: Elfelejtetted rögzíteni az utat? Sebaj! A mesterséges intelligencia alapú útajánlás képes automatikusan elkészíteni a teljes, NAV-álló kiküldetési rendelvény tervezetet az általad megadott partnerek, céges címek, szokásaid és útjaid alapján. Ez óriási segítség, ha sok utazásod van.
„De hát én eddig is megoldottam kézzel, miért fizetnék egy programért?”
Jogos a kérdésed! Sokáig én is azon a véleményen voltam, hogy minek, ha meg tudom oldani. Aztán kiderült, hogy a manuális rendszerben a hibahatár óriási, és az idő, amit a javítgatásra, utólagos adatgyűjtésre fordítottam, többe került, mint a RoadRecord előfizetési díja egész évre. Amikor láttam, hogy a RoadRecorddal készült dokumentációt a NAV emberei milyen simán elfogadták, és mennyire stresszmentesen telt minden, azonnal rájöttem: ez nem kiadás, hanem befektetés! Spórolok vele, és ami még fontosabb, a fejemben rend van, nem idegeskedem állandóan. Ráadásul a könyvelőm is imádja, mert sokkal kevesebb neki is az utómunkája. Az eltöltött stresszmentes órák pedig felbecsülhetetlenek!
Tipp: Így hozd rendbe lépésről lépésre a kiküldetési rendelvényedet RoadRecorddal!
Összefoglalva a manuális és digitális kitöltés közötti különbségeket:
| Szempont | Manuális kiküldetési rendelvény kitöltése | RoadRecord (digitális) |
|---|---|---|
| Időigény | Magas, órákat vehet igénybe havonta | Alacsony, percek alatt elkészül |
| Hibalehetőség | Magas, kézi számolás, elírások | Minimális, automatizált ellenőrzés, 70 féle logikai vizsgálat |
| NAV megfelelőség | Kockázatos, ha nem 100%-os a precizitás | Nagyon magas, kifejezetten a NAV előírások szerint fejlesztve |
| Adatfrissesség | Rád van bízva (pl. üzemanyagár) | Automatikusan frissül (pl. üzemanyagár) |
| Archiválás | Papírhegyek vagy manuális szkennelés | Digitális, könnyen visszakereshető |
| Visszamenőleges rögzítés | Nagyon nehéz, szinte lehetetlen pontatlanság nélkül | Google Idővonal integrációval és AI-alapú útajánlással lehetséges |
Számok és tények
A száraz tények és a hideg statisztikák is azt mutatják, érdemes váltani! Lássuk, miért éri meg neked is a RoadRecord!
Statisztikák, tények
- Pénzmegtakarítás: Ezekben az években a RoadRecord felhasználói átlagosan autónként évi 1.900.000 forintot számolnak el kiküldetési rendelvénnyel. Képzeld el, mit kezdenél ennyi plusz pénzzel!
- Digitális előretörés: A digitális rendelvények aránya az összes beküldött kiküldetési rendelvény 68%-a volt tavaly, és idén várhatóan meghaladja a 80%-ot. Ez a jövő, ne maradj le!
- Kevesebb hiba: Manuális kitöltéssel szemben a szoftveres rendelvény kitöltése 85%-kal kevesebb hibalehetőséget eredményez. A pontosság kulcsa a nyugodt éjszakáknak.
Gyakorlati példák, esettanulmányok
Néhány gyors példa arról, hogyan segített a RoadRecord másoknak:
- Egy nagyobb vállalat a digitális megoldásra váltás után 74%-kal csökkentette a kiküldetési elszámolások adminisztrációs idejét. Képzeld el, mennyi időt szabadítottak fel a munkatársaknak!
- Egy kisvállalkozó havi szinten 3-5 munkaórát takarított meg kizárólag a RoadRecord automata funkcióinak köszönhetően. Ez az idő, amit korábban a papírmunkára vesztegetett, most a vállalkozása fejlesztésére fordíthatja.
Mi a következő lépés a kiküldetési rendelvény kitöltése kapcsán?
Most már tudod, miért fontos a pontos kiküldetési rendelvény kitöltése, és hogyan segíthet neked a RoadRecord.. Ne halogasd tovább, lépj a tettek mezejére, és tedd stresszmentessé az adminisztrációdat!
- Ismerd meg alaposabban a RoadRecord funkcióit, és találd meg a számodra legmegfelelőbb csomagot!
- Próbáld ki 14 napig ingyen: Győződj meg magad a rendszer egyszerűségéről és hatékonyságáról, mielőtt elköteleződnél!
- Kezdj el spórolni: Használd a RoadRecordot, és élvezd a NAV-álló, stresszmentes költségelszámolás előnyeit! A pénz, amit így megspórolsz, a te zsebedben marad!
Spórolj százezreket útnyilvántartással – próbáld ki 14 napig ingyen!
Automata útnyilvántartó app
AI útajánlás vagy pótlás
Gyakran ismételt kérdések a kiküldetés rendelvény kitöltése témában
Kiküldetési rendelvényt minden esetben kötelező kitölteni, ha a munkavállaló vagy vállalkozó belföldön, a székhelyén kívüli településen munkát végez, és a munkáltató költségtérítést vagy napidíjat számol el. Ez vonatkozik akkor is, ha saját vagy céges gépkocsival történik az utazás.
A rendelvényt a munkáltató tölti ki, de az alkalmazott vagy megbízott személy is kitöltheti, majd a munkáltató cégszerűen jóváhagyja (aláírás, pecsét).
Kötelező adatok: kiküldött neve, lakcíme; utazás célja, kezdő és végpontja, időtartama; felhasznált gépkocsi adatai (rendszám, fogyasztási norma), kilométeróra állás, cég/vállalkozás adatai, napidíj, aktuális NAV üzemanyagár, aláírások.
Ne hagyj ki kötelező mezőt, ügyelj a dátumokra (előre állítsa ki!), pontosan add meg az út célját, ne becsüld túl az utat vagy költségeket. Mindig az aktuális NAV üzemanyagárakkal számmolj és ellenőrizd, hogy minden szükséges aláírás és bélyegző szerepel-e!
Saját autóval történő kiküldetéshez:
– a kiküldetési rendelvény kitöltése KÖTELEZŐ,
– be kell írni a gépkocsi adatait,
– NAV fogyasztási norma és NAV üzemanyagár alapján kell elszámolni,
– kiküldetési rendelvény nélkül nem számolható el költség!
Hibás vagy hiányos rendelvényt az adóhatóság érvénytelennek tekintheti, az elszámolt költség nem lesz levonható. Bírság, adóhiány keletkezhet!
A RoadRecord oldalán is találsz, az aktuális szabályoknak megfelelő kiküldetési rendelvény mintát.
Igen. Nemcsak alkalmazottak, megbízottak is használhatják és kötelesek dokumentálni, ha belföldi útra saját autót használnak és költséget akarnak (NAV) elszámolni.
