Frissítve: 2025.08.27.
Sokan úgy gondolják, hogy a GPS önmagában megoldja az útnyilvántartás vezetését. De amikor a hatósági elvárásoknak kell megfelelni, gyorsan kiderül, hogy ez kevés. Az online útnyilvántartás ennél sokkal többet nyújt – nézzük, milyen előnyökkel jár a GPS-en túlmutató megoldás.
Tartalomjegyzék
„Miért nem felel meg a NAV előírásainak a GPS nyomkövető programból kinyert útnyilvántartás?”
Ezt a kérdést tette fel nekem döbbenten egy vállalkozó barátom, amikor szóba került, hogy a nyomkövető rendszerek adatai nem felelnek meg a NAV-nak. A hivatalos elszámoláshoz ennél több szükséges: egy olyan útnyilvántartó program, amely nemcsak követi az útvonalat, hanem valóban rögzít minden szükséges információt az utazással kapcsolatban, és minden szempontból megfelel az útnyilvántartás szigorú követelményeinek.
A GPS nyomkövető programok sokoldalú eszközök, amelyek jelentős mértékben hozzájárulhatnak egy vállalat hatékonyabb működéséhez. A járműkövetés segít többek között az üzemanyag-hatékonyság javításában, a várható érkezési idők pontosabb meghatározásában, a lopás elleni védelemben, és fontos szerepe van a belső ellenőrzésben is. Sőt egyes iparágakban a járműveknek kötelezően nyomon kell követniük útvonalaikat biztonsági vagy jogi előírásoknak megfelelően.
Azonban a NAV által előírt hivatalos útnyilvántartás elkészítéséhez a legtöbb GPS rendszer adatait utólag ki kell egészíteni, hogy minden szükséges adatot tartalmazzon. Ez nagy többletmunkát jelent.
A NAV előírásai szerint az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell:
- a gépjármű típusát
- a gépjármű forgalmi rendszámát
- a fogyasztási normát
- az év első és utolsó napjának kilométeróra állását (havonta ajánlott)
- az utazás időpontját
- az utazás kiindulópontját
- az utazás célját és a partner nevét, címét (honnan hova)
- a megtett kilométerek számát tételesen
+1: Az üzemanyagköltséget számlák alapján lehet elszámolni, ezért a megfelelő útnyilvántartáshoz ajánlott a tankolások helyét, idejét, az üzemanyag mennyiségét és árát is rögzíteni.
A fenti adatok általában a GPS-ekből kinyerhető útnyilvántartásokon nem vagy nem megfelelően szerepelnek.
Az előírásoknak megfelelő útnyilvántartáshoz a legtöbbször ezeket a módosításokat el kell végezni:
- Technológiai adottságok miatt a GPS több pontot rögzíthet, mint amennyi partnerlátogatás történt, ezért az utakat sokszor össze kell vonni.
- Ugyancsak fentiből adódóan sokszor előfordulhat, hogy éppen kevesebb pontot rögzít, ezért az utakat szét kell választani.
- A legtöbb GPS rendszer nem tudja beazonosítani a partnerek nevét, címét, ezeket az adatokat ki kell egészíteni, hozzá kell rendelni.
- Ha GPS nem képes a magán- illetve üzleti út kategorizálására, akkor ezt meg kell tenni.
- Az útnyilvántartásban elvárt utazási célokat sem tudnak társítani az utakhoz, ezt is hozzá kell adni.
- Azokban az esetekben is kiegészítésre van szükség, amikor a GPS nyomkövetés valamilyen okból megszakad vagy nem indul el.
- A felsorolt hibázási lehetőségekből adódóan az elvárásoknak nem megfelelő lehet a céges/magánutak aránya.
NAV-álló útnyilvántartás utómunka nélkül
Ha NAV-álló útnyilvántartásra van szükséged, és nem szeretnél havonta hosszú órákat eltölteni azzal, hogy kiegészítsd a GPS programodból kinyert adatokat, akkor válassz megbízható útnyilvántartó programot.
A RoadRecord Online útnyilvántartó programot úgy fejlesztettük ki, hogy megfeleljen a NAV által előírt szigorú követelményeknek. Ez többek között azt jelenti, hogy a mobil alkalmazással automatikusan rögzített utakhoz a meglévő adatbázisodból a program hozzárendeli a partner nevét, címét, az utazás célját és jellegét (magán vagy üzleti). De új partnert és tankolást is néhány gombnyomással fel tudsz vinni.
Így az útnyilvántartásod menet közben, szinte észrevétlenül készül, hó végén pedig az asztali böngészőből elérhető online programban véglegesítheted és kinyomtathatod azt. Ráadásul a program nyomtatás előtt 70 féle logikai ütközést vizsgál, hogy a bizonylat biztosan NAV-álló legyen!
Automata útnyilvántartó mobilapp
3+1 automatikus útrögzítési opció: A különböző beállításoknak köszönhetően teljesen a saját igényeidhez igazíthatod, hogyan történjen az utak rögzítése.
Értesítések: Időben figyelmeztet a havi kilométeróra-állás megadására, így mindig pontos marad a nyilvántartásod.
Megszakítás nélküli útrögzítés: Az utak biztosan rögzítésre kerülnek, még akkor is, ha éppen nincs internetkapcsolat vagy gyenge a térerő. Ez a fajta biztonsági megoldás egyedülálló a piacon.
Rugalmas távolságkezelés: Te döntöd el, hogy a rendszer GPS-alapú méréssel vagy a tömeges kalkulációk alapján számolja a megtett távolságokat.
Waze-útvonal integráció: A Waze-ben megtervezett útvonalak automatikusan átkerülnek az útnyilvántartásba is.
Zökkenőmentes szinkron az online programmal: Az adataid azonnal frissülnek, és minden eszközön naprakészen elérhetők.
Online útnyilvántartó program
Google Idővonal összekapcsolás: A RoadRecord világszinten egyedülálló módon képes a Google Idővonal adataiból visszamenőleg automatikus, NAV-kompatibilis útnyilvántartást készíteni. Különösen praktikus megoldás, ha korábban nem rögzítetted az utakat.
Beépített NAV-ellenőrzés: A rendszer még nyomtatás előtt átnéz 70 különböző logikai feltételt, és jelzi, ha hiányzó adat, ellentmondás vagy előírássértés található.
Mesterséges intelligencia alapú útajánlás: A megadott partnerek, céges címek és szokások alapján automatikusan megtervezi a teljes, NAV-álló nyilvántartás tervezetét. Így egyszerűen pótolhatod a hiányzó utakat, jogszabálykövető módon.
Tömeges adatimport: Könnyen feltöltheted útjaidat Excelből, számlázó szoftverből vagy akár a jármű GPS-éből is.
Üzemeltetési költségek kezelése: A program alkalmas az autóhasználathoz kapcsolódó kiadások – üzemanyag, parkolás, szerviz – rögzítésére és automatikus összesítésére.
GPS helyett RoadRecord: megszűnt a hó végi utómunka
„Korábban a flottánk minden autójához GPS-t használtunk, ami elsőre hatékony megoldásnak tűnt – de hó végén órákat elvett az adattisztítás, kiegészítés és kategorizálás, hogy megfelelő útnyilvántartást hozzunk létre az adatokból. A GPS-rendszerek nem rögzítenek partnernevet, célt, vagy üzleti/magán megkülönböztetést, így rendre kézzel kellett javítgatni. A RoadRecord felfedezése azonban megváltás volt: az app automatikusan hozzárendeli a partnerek neveit, címeket, az út célját és típusát a nyilvántartáshoz, és mindehhez elegendő csak a mobilappot használni, később a böngészőben hó végén egyszerűen véglegesíteni, ellenőrizni és kinyomtatni az adatokat – ráadásul 70-féle logikai ütközést is vizsgál, hogy NAV-álló legyen az összes nyilvántartásunk. Azóta a havi adminisztrációt percek alatt elvégezzük, és végre tényleg a vezetésre koncentrálhatunk, nem a háttérmunkára.”
Összefoglalva
A GPS önmagában nem elég ahhoz, hogy NAV-kompatibilis útnyilvántartást készítsünk – sokkal több adatot követel meg a hivatalos elszámolás. A RoadRecord rendszerével végre nem kell külön helyeket, időpontokat vagy céges partnereket manuálisan összekapcsolni: mindez automatikusan rögzül, a felhasználói igényeknek megfelelően. Mindez azt jelenti, hogy végre egy megbízható, valós útnyilvántartás készülhet néhány kattintással, akár a GPS korlátain túl is.
Spórolj százezreket útnyilvántartással – próbáld ki 14 napig ingyen!
Automata útnyilvántartó app
AI útajánlás vagy pótlás
Gyakran ismételt kérdések a GPS és az útnyilvántartás kapcsolatáról
A GPS nyomkövetők hasznos adathalmazt biztosítanak, mint útvonal, időbélyeg, vagy üzemanyag-hatékonyság – viszont a NAV által elvárt útnyilvántartás több adatot igényel, mint például jármű típusa, forgalmi rendszám, kilométeróra állások, út célja és partnere. Ezeket a GPS rendszerből le kell kiegészíteni ahhoz, hogy hivatalosan elfogadható nyilvántartás legyen.
A hiányzó adatokat – például partner neve, címe, utazás célja (üzleti vagy magán), valamint tankolási információk – általában manuálisan kell kiegészíteni. Ezt a plusz munkát az online útnyilvántartó rendszerek automatizálva, kényelmesebbé teszik.
A GPS adott esetben túl sok vagy nagyon kevés pontot rögzíthet, így utakat össze kell vonni vagy meg kell különböztetni. Gyakori probléma továbbá a magán- és céges utak elkülönítésének hiánya, valamint az adathibák miatti arányeltolódás.
A RoadRecord úgy lett kialakítva, hogy a GPS-szel ellentétben az adatokat az útnyilvántartás szabályainak megfelelően gyűjtse: partner adatok, út célja és jogi kategória (magán vs. üzleti) automatikusan társul az úthoz. Ugyanígy lehetővé teszi új partnerek vagy tankolások egyszerű felvitelét a rendszerben.
Egy valóban NAV‑álló útnyilvántartás csökkenti az adminisztrációs terheket, minimalizálja a hibák lehetőségét, és jelentősen felgyorsítja a folyamatokat. Nincs szükség több manuális utómunkára – mindössze biztonságos, teljes körű dokumentációra van szükség, amit egy online rendszer garantálhat.
Többek között automata útvonalrögzítés (akkumulátor-kímélő módban), folyamatos jogszabálykövetés, mobil és webes felület, beépített ellenőrzések, riportok, importálási lehetőségek.
A modern útnyilvántartó szoftverek – különösen, ha mobilapp is rendelkezésre áll – akár havi néhány percre csökkentik az adminisztrációt (pl. a RoadRecord esetében 7 perc/hó).
Tapasztalatunk szerint a manuálisan vagy Excelben készített útnyilvántartás akár órákat is igénybe vehet havonta.
Barazsy Ákos