Tippek útnyilvántartás pótlásához

Hogyan kezdjem a visszamenőleges útnyilvántartás rögzítését? Visszafelé vagy elölről?

Útnyilvántartás pótlása esetén időrendben célszerű haladni. Ez azt jelenti, hogy ha például a 2023-2024-es év hiányzik, akkor 2023 januárjával ajánlott indulni. Ez azért fontos, mert visszafelé jóval nehezebb számolni a kilométerekkel, mint előre, hiszen az időrendben előbb történt esemény mindig hatással van a későbbiekre.

Az útnyilvántartás helyes vezetéséhez milyen dokumentumokra, adatokra van szükség?

• Tankolási számlák
• Tankoláskori kilométeróra-állások
• Tankolásokhoz kapcsolódó utak
• Parkolások adatai
• Szabadságok időpontjai
• Készpénzes, átutalásos számlák, ami megmutathatja, hol jártunk az adott napon
• Szerviz számlák és a hozzájuk tartozó kilométeróra-állások
• Esetleges bírságok helyszíne és dátuma
• Kilométeróra-állások (legalább a kezdő és az aktuális)

Milyen sorrendben érdemes rögzíteni az adatokat az útnyilvántartásban?

A programban a menü elrendezése úgy lett kialakítva, hogy vezesse a felhasználó kezét. Az Adataim (korábban Alapadatok) és a Havi utak fülön is fentről lefelé célszerű haladni. Elsőként az alapadatokat célszerű megadni az Adataim menüpontban. Utána a Havi utak fülön először a Kezdő kilométeróra-állás megadása következik (ha szükséges), azután a Szabadnapok, majd a Tankolások. Az utak megadásával haladunk tovább (azaz parkolások, gyorshajtások, autóval kapcsolatos számlák, ügyfélszámlák… stb. adatainak megadása) majd a Hóvégi kilométeróra-állás megadása következik. Ha szükséges, az  útajánlás paraméterezése következik, és végül az Utak menüpontban pontosíthatjuk az útnyilvántartást. Ha a felvitt és elszámolandó távolságok megegyeznek, már lehet is nyomtatni a NAV-álló bizonylatot. Fontos, hogy bármelyik havi adat bármikor szerkeszthető vagy kiegészíthető, így nem kell megijedni, nem ronthatjuk el nagyon.

Nem tudom a kilométeróra-állásokat, mit tehetek?

A hóvégi- és tankoláskori kilométeróra-állás kalkulátor segítségével kiszámolhatod, hogy mennyi lehetett az óraállás tankolásoknál és hó végén. Fontos megjegyezni, hogy a segédkalkulátor egy segítség, a megadott adatokból dolgozik, de nem tudja figyelembe venni az autóhasználati és a tankolási szokásokat. Például ha valakinek a tankolási szokása az, hogy mindig üres tankig megy és teli tankig tankol, akkor az ő esetéhez áll legközelebb a tankoláskori kilométeróra-állás, de még így is lehet eltérés a fogyasztás miatt, pl. városi vagy helyközi használat alapján lehet finomítani az óraállásokat. Azonban ha valaki 60 literes tankkal 20 litert tankol a kalkulátor abból indul ki, hogy 20 liternyi benzint autózott el és ismét teletankolt, de ez lehet, hogy nincs így. Lehet, hogy 60 liternyi benzint autózott el, de csak 20 l-t töltött vissza, hogy mégse legyen üres a tank, de nem tankolta tele.

Videós segédlet a Havi utak menühoz a RoadRecord útnyilvántartó programban