2025.09.10.
Vállalkozóként tudod, hogy minden forint számít, és az autód a céged számára nem csak közlekedési eszköz, hanem egy befektetés. De hogyan tudod a lehető legjobban kihozni belőle a maximumot, ha a költségek elszámolásáról és a lízing ÁFA visszaigényléséről van szó? A válasz a személygépkocsi útnyilvántartás precíz vezetésében rejlik, ami egyre inkább kulcsfontosságúvá válik napjainkban. Ez a cikk segít eligazodni abban, miért elengedhetetlen, hogyan kell helyesen vezetni, és milyen digitális megoldások könnyítik meg az életedet.
Tartalomjegyzék
Kinek kell vagy érdemes személygépkocsi útnyilvántartást vezetni?
Az útnyilvántartás vezetése nemcsak kötelezettség lehet, hanem komoly lehetőség is a cégautót használóknak. Bizonyos esetekben előírás, máskor erősen ajánlott, ha nem akarsz lemondani visszaigényelhető ÁFÁ-ról vagy elszámolható költségről.
- Lízingelt vagy tartós bérletes cégautó – ha 50% feletti ÁFA-t akarsz visszaigényelni, amivel átlagosan 2,1 millió Ft-ot lehet spórolni autónként a futamidő alatt.
- Egyéni vállalkozók – ha 800 km céges úttól többet tesznek meg havonta. Ez autónként évente átlagosan 300.000 Ft-ot pluszt jelent az átalány elszámoláshoz képest.
- Háziorvosok – ha szeretnének mentesülni a cégautóadó alól.
- 3,5 t alatti saját árus kisteherautók tulajdonosai – 100% dízel- és lízing ÁFA elszámolására.
Miért érdemes precízen vezetni a személygépkocsi útnyilvántartást?
A gondosan vezetett útnyilvántartás sokkal többet jelent egyszerű adminisztrációnál: pénzügyi, jogi és szervezési szempontból is értéket teremt. Stabil alapot ad a céges autóhasználat átlátható kezeléséhez.
Előnyei:
- Jogbiztonság: megfelel a hatósági előírásoknak, ellenőrzéskor védelmet nyújt.
- Adómegtakarítás: lehetővé teszi az ÁFA és más költségek pontos elszámolását.
- Költségkontroll: átláthatóvá teszi a céges és magánutak arányát.
- Tervezhetőség: segíti a járműhasználat és a kiadások hosszú távú tervezését.
Amit egy jó útnyilvántartásnak tartalmaznia kell
A cégautó útnyilvántartásnak bizonyos kötelező adattartalommal kell rendelkeznie, hogy a NAV elfogadja. Ez nem egy bonyolult lista, de a precizitás nagyon fontos.
Tartalmaznia kell a gépjármű típusát és forgalmi rendszámát, a fogyasztási normát, valamint a kilométeróra állását az év első és utolsó napján – bizonyos esetekben, például lízing ÁFA visszaigénylésnél, ezt havonta is rögzíteni kell. Fel kell tüntetni továbbá az utazás időpontját, kiindulópontját, célját a partner nevével és címével együtt, valamint a megtett kilométerek számát tételesen.
Ezek nélkül a részletek nélkül az útnyilvántartásod sajnos nem lesz érvényes, és elveszítheted az adómegtakarítás lehetőségét.
Egy tipp a RoadRecordtól: Automatizáció és adminisztráció-csökkentés
Ahogy vállalkozóként én is megtapasztaltam, a cégautó útnyilvántartás vezetése roppant időigényes lehet, ha hagyományos módszerekkel csinálod. A kézi jegyzetelés, Excel táblázatok vezetése rengeteg energiád emésztheti fel, amit inkább a vállalkozásod fejlesztésére fordíthatnál. Itt jön képbe a modern technológia, pontosabban a RoadRecord.
Vége a papírmunkának – Digitális személygépkocsi útnyilvántartás
Amikor a gépjármű útnyilvántartás kerül terítékre, sokan még mindig a papír alapú megoldásokhoz ragaszkodnak, pedig ez rengeteg időt és energiát emészt fel. Gondolj bele: havi több óra is elmehet azzal, hogy a kilométereket írogatod, a célállomásokat bogarászod, és számolgatod a távolságokat. Egy elektronikus útnyilvántartó programmal ez gyökeresen megváltozik. Egy közepes méretű cég esetében, ahol már néhány autót használnak, a manuális Excel-nyilvántartás átváltása digitális rendszerre hatalmas áttörés lehet. Az egyik ügyfelünk például azt mesélte, hogy mióta a RoadRecordot használják, havonta legalább 5 órát spórolnak az adminisztráción, és az audit során is minden rendben volt. Számoljunk csak: Nálad mennyi 5 óra munkabére? Hát, ez már valami!
A RoadRecord garantált előnyei
A RoadRecord nem csupán egy egyszerű útnyilvántartó program, hanem egy komplett, NAV-álló rendszer, ami a te céges mindennapjaidat hivatott könnyebbé tenni.
NAV-álló: Ez a legfontosabb. A program olyan adatokat gyűjt és olyan formában, ami garantáltan megfelel a NAV előírásainak. Nincs többé aggodalom a bírságoktól, vagy a bonyolult elszámolásoktól. Ez egy beépített NAV-ellenőrrel is párosul, ami nyomtatás előtt 70 féle logikai hibát ellenőriz és figyelmeztet a javításra.
Mobil támogatás: iOS és Android alkalmazás is van, ami azt jelenti, hogy menet közben, akár automatikusan rögzülhetnek az adatok. Ezzel minimálisra csökkenhet a hibalehetőség és maximalizálódhat a pontosság.
Automatizáció: Hiányzó útjaidra a mesterséges intelligencia alapú útajánlás elkészítheti a teljes, NAV-álló útnyilvántartás tervezetét a megadott partnerek, céges címek, szokások és utak alapján. Ez akkor a legjobb, ha utólag kell pótolni az elmaradt utakat. Ráadásul a Google Idővonal integráció lehetővé teszi, hogy ha eddig nem rögzítetted az útjaidat, visszamenőlegesen is NAV-álló útnyilvántartást készíthess. Ez a rendszer a világon az első és egyetlen, ami ezt tudja.
Rugalmas távolságszámítás: Választhatod, hogy a program a legoptimálisabb, tömeges távolságszámítással kalkuláljon, vagy a GPS-alapú, valósan megtett utat rögzítse. Ez a rugalmasság hatalmas segítség.
Költségek kontrollja: Nem csak az utakat, hanem az üzemeltetési költségeket – mint az üzemanyag, szerviz, parkolás – is rögzítheted a rendszerben, ami még átláthatóbbá teszi a céges autóhasználatot.
Üzleti kihívások és a személygépkocsi útnyilvántartás
Az elmúlt időszakban a cégautóadó-emelés jelentősen sújtotta a vállalkozásokat. Ez egy újabb ok, amiért még fontosabbá vált a szabályos és pontos személygépkocsi útnyilvántartás vezetése. Ahol korábban megelégedtél a lízing ÁFA 50%ával, ott most minden forintnak jelentősége van.
Az én történetem a RoadRecorddal
„Nagyjából egy éve még én is azon stresszeltem, hogy hogyan fogom rendben tartani a cégautó útnyilvántartást. Kisebb vállalkozóként nem volt könyvelőm bent a cégnél, minden a fejemben vagy a rengeteg papíron volt. Hiába volt az autó alapvető eszköz a munkámhoz, a vele járó adminisztráció valóságos rémálom volt. Folyamatosan azon rágódtam, hogy vajon minden rendben van-e, és vajon nem felejtettem-e le valamelyik fontos adatot. Persze, Excel táblázatot próbáltam használni, de az ember rohan, felejt, néha napok, hetek teltek el, mire beírtam az adatokat. Ilyenkor meg már nem voltam biztos benne, hogy a kilométeróra állás, vagy a pontos cím a valóságot tükrözi.
Ekkor jött képbe a RoadRecord, de őszintén szólva, szkeptikus voltam. Ismered ezt, amikor már annyi „megoldást” kipróbáltál? De aztán valahogy mégis rábeszéltek, és gondoltam, egy próbát megér. Az első hetekben még ráfeszültem kicsit, de aztán rájöttem, mennyire egyszerű. Észrevétlenül begyűjtötte az adatokat, én pedig csak alkalmanként ránéztem, hogy minden rendben van-e. Gyakorlatilag havonta 7 perc alatt készítem el a teljes dokumentációt és már küldhetem is a könyvelőnek. Ez nem csak időt spórol nekem, de azt a nyugalmat adja, hogy tudom, minden rendben van. Visszamenőlegesen is rendbe tudtam tenni a korábbi elmaradásokat is, amire más programok nem igazán nyújtottak megoldást. Amióta a RoadRecordot használom, sokkal kevesebbet stresszelek, és sokkal több időm marad a vállalkozásom fejlesztésére.„
Hogyan válassz okos megoldást?
Na, látod? A gépjármű útnyilvántartás nem kell, hogy mumus legyen. Sőt, ha okosan csinálod, még előnyödre is fordíthatod! Íme, a három lépés, hogy te is profi legyél benne:
- Ismerd meg a szabályokat! Tudd, mire van szükséged, mik a kötelező elemek. De ne akarj mindent te magad fejben tartani, bízd egy profi rendszerre!
- Felejtsd el a papírt és az Excelt! Térj át digitális megoldásra! A RoadRecord garantáltan NAV-álló, és annyi időt spórol neked, hogy megéri. Ne a drága bírságokon spórolj, hanem a hatékony adminisztráción!
- Használd ki az automatizáció adta lehetőségeket! Legyen szó garantált megszakításmentes rögzítésről, Google Idővonal integrációról, AI-alapú útajánlásról, vagy Waze integrációról – ezek mind arra valók, hogy a te életed könnyebb legyen.
Legyél te is része azoknak a vállalkozóknak, akik okosan, stresszmentesen és jogszerűen kezelik céges autózásukat!
Spórolj százezreket útnyilvántartással – próbáld ki 14 napig ingyen!
Automata útnyilvántartó app
AI útajánlás vagy pótlás
Gyakran Ismételt Kérdések a személygépkocsi útnyilvántartás témában
Az útnyilvántartás a járműhasználat részletes, menetenkénti dokumentálása (ki, hova, mikor, miért, hány km). Cégeknek, egyéni vállalkozóknak és 3,5 t alatti saját árus kisteherautósoknak akkor fontos, ha a személygépkocsihoz kapcsolódó költségeket, illetve áfát üzleti használat arányában szeretnék elszámolni, és ennek üzleti célját igazolniuk kell. Magánszemélynél tipikusan kiküldetési rendelvény a releváns, ha saját autóval tesz meg üzleti utat.
Tipikusan tartalmazza: jármű azonosító adatai (rendszám, típus), vezető neve, dátum és idő, indulás/érkezés helye, út célja (üzleti cél megjelölése), megtett útvonal, induló és záró kilométeróra-állás, megtett km, esetleg partner neve/címe, valamint a készítés módja (papír esetén aláírás). Elektronikus rendszerben a változáskövetés és visszakereshetőség is lényeges.
Igen, ha az tartalmilag teljes, hiteles, utólag nem manipulálható (vagy naplózott a módosítás), és az adatok megőrzése jogszabályszerű. A lényeg az üzleti cél igazolhatósága és a dokumentáltság.
Útnyilvántartás tipikusan a cég tulajdonú/üzemeltetésű jármű folyamatos, menetenkénti naplózása. Kiküldetési rendelvény egy konkrét üzleti út (megbízás) dokumentuma, amikor a munkavállaló a saját autóját használja, és költségtérítést kap. Más a cél és a tartalom, de mindkettő az üzleti cél alátámasztását szolgálja.
A személygépkocsihoz kapcsolódó ÁFA-levonás szabályai összetettek és kivételektől függenek (pl. beszerzés, bérlet/lízing, üzemeltetés, üzemanyag). Nyílt végű lízing ás tartós bérlet esetén lehetséges visszaigényelni az ÁFÁ-t. 50%-os egyszerűsített levonás útnyilvántartás nélkül is lehetsége, de a magasabb, akár 100%-os levonáshoz tipikusan üzleti cél igazolása és megfelelő útnyilvántartás kell. A pontos alkalmazhatóságot mindig az aktuális Áfa tv. és NAV-állásfoglalások alapján, könyvelővel egyeztesd.
Általánosságban nem; a napi ingázás nem számít üzleti célnak, így útnyilvántartásban sem tekinthető üzleti útnak. Üzleti útnak tipikusan a partnerekhez, ügyfelekhez, telephelyek között végzett tevékenységhez kapcsolódó közlekedés minősül.
Adójogi elévülés: általában az adómegállapításhoz való jog elévüléséig (tipikusan 5 év az érintett év végétől). Számviteli bizonylat-megőrzés: vállalkozásoknak a számviteli törvény szerint 8 év. Gyakorlatban célszerű 8 évig megőrizni mindent, ami a költség/áfa elszámolását alátámasztja.
Kockázat az áfa-levonás részbeni vagy teljes elutasítása, költségelszámolás korlátozása, esetleg adókülönbözet és bírság. Részben pótolható egyéb bizonyítékokkal (naptárbejegyzés, partnerlátogatás, GPS-adat, szervizszámla, beléptetési log), de a legjobb a rendszeres, pontos vezetés.
Minden menethez egyértelműen rendelj sofőrt és üzleti célt; hasznos a járműfoglalási rendszer, a kulcskiadás naplózása, és olyan digitális megoldás, amely felhasználónként naplóz. Flottánál a havi összesített riportok mellett a menetenkénti részletek is legyenek elérhetők.
A menetadatok azonosak (cél, útvonal, km), csak üzemanyag helyett töltési költség merül fel. Ha otthoni töltés is van, a költség pontos elkülönítéséhez célszerű külön mérő, mérési jegyzőkönyv vagy szolgáltatói kimutatás; a vállalati töltőállomásoknál pedig az elszámolási riportok megőrzése.
