Frissítve: 2025.10.22.
„Nagyon elégedettek vagyunk, mert a tanácsotok alapján útnyilvántartással 90% cégautó lízing ÁFÁ-t igényelünk vissza és ezzel sokat nyerünk. Csak egy apró hiba van, hogy nehezen tudjuk bekérni az adatokat az autóvezetőktől. Erre van valami szuper megoldásotok?”- kérdezte a napokban egyik ügyfelünk.
Tartalomjegyzék
Hibrid útnyilvántartás
Hasonló problémával küzdenek az autóflottával rendelkező cégek. Nekik sem érdemes lemondani a lízing ÁFA akár feléről, de az értékesítőknek vagy az autót használó munkatársaknak sokszor könyörögni kell, hogy küldjék meg a költségelszámoláshoz vagy lízing ÁFA levonáshoz szükséges útnyilvántartást. Emellett ők szeretnék ellenőrizni, hogy a munkatársak által készített útnyilvántartások egy NAV ellenőrzés során átmennének-e a rostán.
Ha Te is ezzel küzdesz, megoldást kínál a RoadRecord Online útnyilvántartó program egyedülálló „hibrid” módszere és felhasználókezelése.
A módszer lényege, hogy a böngészőben futó online útnyilvántartó programot kiegészíti egy mobil alkalmazás, amivel az autóvezetők pillanatok alatt rögzíthetik útjaikat, tankolásukat és a kilométeróra állásokat. A mobilon rögzített adatok azonnal megjelennek az asztali gépen használható programban, ahol hónap végén a titkárnő vagy a könyvelő véglegesíti az útnyilvántartást.
Sőt, a hiányzó utakra az útajánlás technológiával útnyilvántartás vagy kiküldetési rendelvény tervezetet kérhet, amit még igény szerint tovább pontosíthat.
Nyomtatás előtt a rendszer 70 féle logikai ütközést vizsgál, ami garantálja, hogy a bizonylatok NAV-állóak lesznek.
Ezzel a módszerrel vállalkozóként többet nem kell már útnyilvántartásod összeállításával foglalkoznod, elegendő, ha partnereidhez érkezéskor két kattintással rögzíted az útjaidat.
A könyvelőnek többet nem lehet már kifogás, hogy nem kapja meg az adatokat és az értékesítőknek, munkatársaknak sem kell könyörögni, hogy készítsék el az útnyilvántartásukat vagy kiküldetési rendelvényüket.
A RoadRecord Online útnyilvántartó program és mobil app együttes használatával megkönnyítheted a saját és a munkatársaid munkáját is. A NAV-álló bizonylatok „automatikusan” készülnek, mindenki megelégedettségére.
Akkor is van megoldás, ha tetszik a módszer, de nincs olyan munkatársad, aki az adatok alapján össze tudná állítani az útnyilvántartásod! Útnyilvántartás szakértőink segítenek az elkészítésében!
Amikor az útnyilvántartás csapatmunkában működött igazán
„Flottás középvállalkozóként régóta az adminisztráció okozta a legnagyobb fejfájást: az értékesítők vezetik az útjaikat, de a titkárságnak folyamatosan könyörögni kellett az adminisztrációért, így az ÁFA-visszaigénylés lehetősége is lejjebb csúszott. Amikor áttértünk a RoadRecord hibrid rendszerére — az autóvezető mobilappban rögzít, a titkárnő ugyanazokat az adatokat webes felületen látja és véglegesíti —, azonnal éreztem a különbséget.
Az alkalmazás segítségével az értékesítők telefonján autümatikusan rögzülnek az utak, pár kattintással rögzítik a kilométeróra-állást és a tankolási adatokat, a titkárnő pedig hónap végén pár percen belül ellenőrzi az adatokat — a rendszer pedig automatikusan figyelmeztet, ha hiányos valami. Eleinte tartottam attól, hogy „ez majd megváltoztatja a munkafolyamatainkat”, de hamar kiderült: a rendszer nem nehezít, hanem egyszerűsít — és ami a legfontosabb: az adatok végre rendben vannak.
Az eredmény: a céges autók használata után nagyobb arányban tudjuk visszaigényelni az ÁFÁ-t, kevesebb hiba, kevesebb kérdés a könyvelőtől, én pedig már nem papírok után kutatok, hanem tudom: „az út rögzül, nekem már csak jóvá kell hagynom”.”
Spórolj százezreket útnyilvántartással – próbáld ki 14 napig ingyen!
Automata útnyilvántartó app
AI útajánlás vagy pótlás
GYIK – Hibrid útnyilvántartás készítés
Olyan rendszert jelent, ahol a mobilalkalmazásban az autóvezető rögzíti menet közben az útjait, tankolásokat, km-óra-állásokat, míg a webes felületen a könyvelő vagy titkárnő véglegesíti és felügyeli az adatokat.
Mert így nem kell minden autóvezetőtől külön adatokat beszedni, könnyedén rögzíthetik saját útjaikat, a könyvelésnek nincs állandó adatgyűjtési nyomása, és az adatok hamarabb rendelkezésre állnak a folyamatos átláthatósághoz.
Az autóvezető mobilon rögzíti az adatokat (pl. cél, kiinduló hely, kilométeróra-állás), ezek azonnal szinkronizálódnak az online rendszerbe, és a könyvelő a webes felületen nézi át és véglegesíti a havi útnyilvántartást.
Ha az adatok előre rögzültek mobilon és időben szinkronizáltak, akkor akár 7 perc alatt elkészíthető az útnyilvántartás vagy kiküldetési rendelvény.
Olyan vállalkozásoknak vagy flottakezelőknek, akiknek több autójuk van, vezetők sok utat tesznek meg, vagy ahol az adminisztrációs terhek nagyok – így a hibrid módszer hatékonyan csökkentheti az idő- és hibaterheket.
Mobiltelefon (iOS vagy Android) az autóvezetőnek, internetkapcsolattal; webes böngésző a könyvelő/titkárnő számára; és a vállalkozásnak előfizetése a RoadRecord online útnyilvántartó programra.
Először válaszd ki az autóvezetőket, biztosítsd számukra a mobilalkalmazást, állítsd be a céges partner- és címadatbázist, határozd meg a részfeladatokat (ki rögzít, ki véglegesít), majd havi zárás előtt futtasd le az ellenőrzéseket a rendszerben. A céges adminisztrációs terhek ezután jelentősen csökkennek.
Barazsy Ákos