Tartalomjegyzék
Mi ez pontosan?
Útnyilvántartás Excel alatt azt értjük, amikor az autós utak nyilvántartását egy Excel táblázatban vezeted, előre elkészített sablon alapján. Egy ilyen útnyilvántartás Excel fájlban általában szerepel a gépjármű adata, az utazás időpontja, az útvonal (honnan–hova), a felkeresett üzleti partner megnevezése, a megtett kilométer és a megjegyzés oszlop, ahogy azt a klasszikus minták is mutatják. Az Excel formátum előnye, hogy rugalmas, testre szabható, és ha szeretsz táblázatban dolgozni, akkor gyorsan átlátod a havi vagy éves autóhasználatodat.
Fontos azonban, hogy az útnyilvántartás Excel formában is csak akkor fogadható el egy adóellenőrzéskor, ha tartalmazza a jogszabályok által elvárt kötelező adatokat. A NAV tájékoztatói és szakmai cikkek szerint az útnyilvántartásnak többek között fel kell tüntetnie a gépjármű azonosító adatait, a kiinduló és záró kilométeróra-állást, az egyes utak időpontját, célját, útvonalát és a közforgalmú úton megtett kilométerek számát, opcionálisan az üzemanyag-vásárlás adataival kiegészítve. Ha ezeket nem viszed fel pontosan az útnyilvántartás Excel táblázatba, akkor a gépjárműhöz kapcsolódó költségek elszámolását a NAV vitathatja.
Gyakorlati szempontból az útnyilvántartás Excel formában inkább akkor ideális, ha kevés járművet és viszonylag kevés utat kezelsz, és nem gond a kézi adatbevitel. Nagyobb cégnél, sok úttal vagy visszamenőleges pótlásnál az Excelben vezetett útnyilvántartás könnyen időrablóvá és hibássá válhat, ezért egyre többen választanak automatizált útnyilvántartó megoldásokat. Ilyen programokkal a jogszabályoknak megfelelő útnyilvántartás készül, amit aztán PDF mellett Excel (XLSX) vagy CSV formátumban is lementhetsz és nyomtathatsz, így megmarad az a rugalmasság, mintha eleve útnyilvántartás Excel táblában dolgoznál.
GYIK
Milyen adatokat kell tartalmaznia egy útnyilvántartás Excel táblának, hogy megfeleljen a NAV-nak?
Egy útnyilvántartás Excel táblázatban mindenképpen legyen benne a jármű azonosítója, a kiinduló és záró kilométeróra-állás, az utak időpontja, célja, útvonala és a megtett kilométerek. A NAV tájékoztatói szerint ezek a kötelező elemek ahhoz, hogy a gépjármű költségeit szabályosan elszámolhasd, és ez az elv ugyanúgy vonatkozik az útnyilvántartás Excel megoldásokra is.
Elég adóellenőrzéskor, ha az útnyilvántartás Excel fájlban van vezetve?
Nem az számít, hogy az útnyilvántartás Excel, papír vagy más formátum, hanem az, hogy a dokumentum tartalmilag megfelel-e a jogszabályoknak, és következetesen, hiánytalanul vezeted-e. Ha az útnyilvántartás Excel táblában hiányoznak adatok, vagy az utak nem követhetők, a NAV egy ellenőrzéskor könnyen elutasíthatja a költségelszámolást.
Mikor érdemes az útnyilvántartás Excel helyett külön programot használni?
Ha sok a jármű, rengeteg utat vezetsz, vagy visszamenőleg kell pótolni az adatokat, az útnyilvántartás Excel táblában vezetve könnyen átláthatatlanná válik, és nagy a hibázás esélye. Ilyenkor jobb, ha olyan útnyilvántartó programot használsz, amely automatikusan gyűjti az utakat, ellenőrzi a távolságokat, és a végén egy kattintással NAV-kompatibilis útnyilvántartást készít, amit Excel formátumban is le tudsz menteni.
Spórolj százezreket útnyilvántartással – próbáld ki 14 napig ingyen!
Automata útnyilvántartó app
