2025.12.13.
Ugye ismerős a helyzet? Üzleti útra indulsz, tankolsz, és már gyűlik is a fejedben a kérdések hada: vajon hogyan fogom ezt most helyesen elszámolni? Megfelel-e a NAV szabályainak? Hogyan fogja megmondani a könyvelőm, hogy minden rendben van? Ne aggódj, nincs egyedül ezzel! Sokan úgy érzik, a NAV üzemanyag elszámolás egy bonyolult, matekos feladvány, pedig valójában a lényeg a rendezettség és az átláthatóság.
A jó hír az, hogy a RoadRecord segítségével sokkal egyszerűbbé teheted a folyamatot, de ehhez először értened kell, mi is az, amit a könyvelőd néz, amikor a kiküldetéses útjaid üzemanyagköltségét elszámolja. Íme egy 5 pontos checklist, ami alapján a könyvelőd is nyugodt szívvel bólinthat: „Ezt így, rendben el tudjuk számolni!”
Tartalomjegyzék
Így dolgozik egy felkészült könyvelő: A biztonságos üzemanyag-elszámolás alapjai
Ez az 5 pont segít megérteni, mire figyel egy jó könyvelő, amikor a kiküldetési rendelvények alapján zajló üzemanyag-elszámolásod kerül terítékre. A cél nem az, hogy hibát keressen, hanem az, hogy minden lépés szabályos és átlátható legyen. Nézzük is, mik ezek a fontos szempontok!
1. A kiküldetés jogcíme és üzleti célja egyértelmű
Először is, a könyvelő azt nézi, hogy tisztában vagy-e az utazásod valós céljával és jogcímével. Nevesítsük, mire mentél el az autóval! Milyen alapvető jogcímek léteznek? Gondolj csak a hivatali, üzleti célú használatra, vagy arra, amikor a saját személygépkocsidat használod céges célra. Fontos, hogy ez ne keveredjen a munkába járással, hiszen az más kategória.
A legfontosabb, hogy az útnak valóban legyen dokumentált üzleti célja. Lehet ez egy ügyféllátogatás, egy fontos tárgyalás, telephelyek közötti utazás vagy akár egy anyagbeszerzés. A kulcs, hogy a kiküldetési rendelvényen szövegszerűen is jól követhető legyen ez a cél. Ha a jogcím tiszta és az üzleti indok életszerű, akkor a számok mögött is ott áll egy valós történet, ami megalapozza az elszámolást. Érthető, ugye?
2. Az út adatai időben és tartalmilag rendezettek
Na, ez az a pont, ahol sokan elvéreznek, pedig a RoadRecord pont ebben tud a legtöbbet segíteni! Mire gondolok itt? Az időpontokra, az induló és érkező kilométeróra állásra, a pontos útvonalra, a célállomásra, a használt rendszámra és természetesen a vezető személyére. És persze az aláírásokra!
A könyvelő azt szereti, ha nem utólag, kapkodva próbálod meg bepótolni a hiányzó adatokat. A kiküldetési rendelvénynek és az útnyilvántartásnak időrendben, logikusan felépülve kell megjelennie. Nem kell kilométerre pontos GPS adatokon agyalnod minden egyes útszakasznál, hanem a követhetőségen van a hangsúly.
A RoadRecord itt jön képbe a garantált, megszakításmentes rögzítés funkciójával, vagy ha ez kimaradt, a Google Idővonal integrációval, amivel visszamenőleg is könnyedén pótolhatod az adatokat. Van egy beépített NAV-ellenőrünk is, ami jelzi a hiányzó, vagy logikailag ellentmondásos adatokat, így nyomtatás előtt még tudsz korrigálni. Ez azért jó, mert így te is stresszmentesebb leszel, és a könyvelőd is gördülékenyebben tud dolgozni.
3. Az üzemanyag elszámolás módszere következetes
Fontos, hogy egy módszert válasszatok, és ahhoz tartsátok is magatokat! A NAV-nak alapvetően két fő elszámolási módja van:
- HAVI NAV üzemanyagár + fogyasztási norma: Ezt használjuk leginkább, ha kiküldetési rendelvényről van szó, normaköltséggel kiegészítve. Ne feledd, a NAV minden hónapban közzéteszi az aktuális árakat, amik alapján számolni kell. A RoadRecord ezt automatikusan frisssíti neked. Példul: Ólmozatlan motorbenzin ESZ-95: 580 Ft/l, gázolaj: 587 Ft/l.
- Tételes, számlás módszer: Ekkor az üzemanyagszámlák alapján számoltok el.
A NAV tájékoztatói alapján létfontosságú elv: egy adott időszakon belül (mondjuk egy negyedévben) kizárólag ugyanazt a módszert alkalmazd! A vegyes módszerek nem szerencsések. A könyvelőd alaposan ellenőrzi majd, hogy:
- Ugyanarra az autóra, ugyanazon időszakon belül ugyanazt a módszert használjátok-e.
- A választott módszer illeszkedik-e a valós használathoz. Például, ha a NAV-ár + normát választod, akkor ténylegesen legyen is egy részletes útnyilvántartásod. Ezen a téren a RoadRecord ismét besegít, hiszen az automatoizált Útajánlás funkcióval könnyedén kreálhatsz magadnak egy valósághű útnyilvántartást.
Ezzel máris egy lépéssel előrébb vagy a zökkenőmentes NAV üzemanyag elszámolásban!
4. A kiküldetési rendelvény és a költségösszeg összhangban van
Ez egyfajta logikai ellenőrzés. A könyvelő azt nézi, hogy a rendelvényen feltüntetett utak, dátumok, kilométerek, és az ezek alapján kalkulált üzemanyagköltség (legyen az NAV-ár és norma alapján, vagy számlák szerint) passzolnak-e egymáshoz. Nulla gond, ha te a RoadRecordra bízod ezt a feladatot, hiszen az app precízen, naprakészen számol.
Kiemelten fontos, hogy:
- A használt havi NAV-ár valóban az elszámolt időszaknak megfelelő legyen. Erről a RoadRecord gondoskodik, hiszen havi frissítésekkel tartja naprakészen az adatokat.
- A fogyasztási norma pedig reális legyen, akár a gyártói adatok, akár a jogszabályok szerint. A 60/1992. (IV.1.) Korm. rendelet alapján például az alapnorma-átalány 70%-a vehető figyelembe.
Nem a tizedesjegyek tökéletes egyezése a lényeg, hanem az, hogy a történet „kerek” legyen: amennyi út, annyi kilométer, annyi üzemanyagköltség – és ezt a kiküldetési rendelvény megbízhatóan alátámasztja. Érted már, miért fontos a pontosság?
5. A dokumentáció lezárt, visszakereshető és nem utólag „alakított”
Végezetül, de nem utolsósorban, a könyvelőd a rendezett dokumentációért van oda. A NAV általános elvárása, hogy ha a tájékoztatóik szerint jársz el, és a nyilvántartásod rendben van, az adókötelezettséged teljesítettnek minősül.
A könyvelő azt szereti, ha:
- A kiküldetési rendelvény, útnyilvántartás, és az esetleges üzemanyagszámlák egy helyen, egy digitális mappában elérhetőek.
- A dokumentumok időben is „lezártak”, azaz nem hónapokkal később, egyben töltötted ki őket.
- Csak indokolt korrekciók történnek, de teljes átírás nem.
Egy tiszta, visszakereshető rendszer a legjobb védelem – és a könyvelő is ebből tud a leghatékonyabban és legstresszmentesebben dolgozni. Gondoltad volna, hogy egy jó szoftver mennyire megkönnyíti a helyzeted?
Amikor a könyvelő a legjobb barátod: A gördülékeny együttműködés kulcsa
Az NAV üzemanyag elszámolás valójában egy csapatmunka a könyvelőddel. De mit kell neked tenned, és mit ő neki?
- A Te feladatod: A valós üzleti utak és az adatok pontos rögzítése. Ezt megteheted manuálisan, de miért vesztegetnéd az idődet? A RoadRecord mobil appjával ez automatikusan, pillanatok alatt megoldható.
- A könyvelőd feladata: A jogszabályok szerinti módszer kiválasztása, az adatok ellenőrzése és az, hogy a kiküldetési rendelvényből „szabályos elszámolás” legyen.
Ne félj kérdezni! Beszéljétek meg, melyik módszer a legjobb nektek, milyen adatokat kell gyűjteni, és persze azt is, mi a teendő speciális esetekben, mint például egy elektromos autó, vagy ha vegyesen használod a magán- és céges célra az autót. Egy nyílt kommunikációval elkerülheted a félreértéseket és stresszmentesen tarthatod a folyamatot.
Navigálás a NAV útvesztőjében: Egy felhasználó tapasztalatai
„Évekig harcoltam az üzemanyag elszámolással. Folyamatosan attól tartottam, hogy hibázni fogok, vagy rosszul töltök ki valamit. Aztán rátaláltam a RoadRecordra, és azóta megnyugodtam. Visszagondolva, mennyire feleslegesen stresszeltem régen. Emlékszem, amikor még gyűjtögettem a számlákat, próbáltam visszakeresni az utakat a naptáramban, és a könyvelőm is mindig kérdéseket tett fel, amikre nem tudtam azonnal válaszolni.
Most viszont minden más. Az applikáció a háttérben fut, rögzíti az utakat, és én gyakorlatilag csak annyit látok belőle, hogy a hónap végén pár kattintással elkészül az útnyilvántartásom. Soha többet nem kell azon aggódnom, hogy kimarad valami, vagy hogy nem lesz NAV-álló a dokumentációm. Az idő, amit korábban a papírmunkával töltöttem, most a vállalkozásom fejlesztésére fordíthatom. A könyvelőm is elégedett, mert minden rendezett és átlátható. Évekig hagytam a céges autóval kapcsolatos költségeket az asztalon, mert azt hittem, macerás elszámolni. Nos, a RoadRecordnak hála, mostantól ez a múlté. Sokkal többet tudtam leírni az adóból, mint gondoltam, és mindez anélkül, hogy percekig kellett volna a papírokkal bíbelődnöm.”
A tévhitek eloszlatása a digitális útnyilvántartásról
Sokan gondolják, hogy egy digitális megoldás túl bonyolult, vagy csak a nagy cégeknek éri meg. Pedig ez egy nagy kétség! A RoadRecord épp azért készült, hogy megkönnyítse a kisebb vállalkozások, egyéni vállalkozók életét is. Egyáltalán nem kell informatikai zseninek lenned ahhoz, hogy használd!
A valóság az, hogy a RoadRecord sokkal egyszerűbbé és pontosabbá teszi az üzemanyag elszámolást, mint a hagyományos módszerek. Az AI-alapú Útajánlás már szinte varázsolja helyettünk a nyilvántartást, figyelembe véve a szokásainkat és partnereinket. Ráadásul a rugalmas távolságszámításnak köszönhetően, akár a GPS alapú rögzítést, akár az optimalizált útvonalat választhatod. Nem hiszed? Akkor próbáld ki te magad!
Így spórolsz időt, pénzt és idegeskedést a RoadRecorddal
A NAV üzemanyag elszámolás nem kell, hogy stresszes legyen! A lényeg a rendezettség és a jogszabályoknak való megfelelés. Ezt pedig ma már a RoadRecord segítségével könnyebb elérni, mint gondolnád.
- Válaszd ki a megfelelő elszámolási módszert a könyvelőddel együtt.
- Használd a RoadRecordot az utak automatikus és megszakításmentes rögzítésére, vagy a Google Idővonal integrációra. Ez a legfontosabb!
- Figyelj a részletekre, de bízd az automatizált folyamatokra az adatgyűjtést és a számításokat.
- Ellenőrizd a beépített NAV-ellenőr segítségével a nyilvántartásod, mielőtt továbbítod a könyvelődnek.
- Élvezd a megtakarítást és a tudatot, hogy minden rendben van! Havi átlagban 160.000 Ft, évente akár közel 2 millió forint is megspórolható egy autó esetében, ami valljuk be, nem kevés pénz!
A RoadRecord segítségével nemcsak időt, hanem pénzt is spórolhatsz, miközben a könyvelőd álompartnere leszel, hiszen stresszmentesen tudja elszámolni a költségeidet.
Spórolj százezreket útnyilvántartással – próbáld ki 14 napig ingyen!
Automata útnyilvántartó app
AI útajánlás vagy pótlás
Gyakran ismételt kérdések a NAV üzemanyag elszámolás témájában
Tipikusan: kiküldetési rendelvény (ha alkalmazott/egyéni vállalkozó mint magánszemély saját autóját használja), menetlevél vagy részletes útnyilvántartás (induló/érkező km-óra állás, úticél, üzleti cél), a jármű adatai (rendszám, hengerűrtartalom, fogyasztási norma), és – ha tételes módszert használsz – üzemanyag-számlák.
– Hiányos/inkonzisztens menetlevél (km-óra állások, úticél, üzleti cél hiánya).
– Nem a megfelelő havi NAV-ár használata.
– Reálisan nem alátámasztható fogyasztási norma.
– Vegyes használat elkülönítésének hiánya.
– Tételes módszernél számla és összerendelés hiánya.
– Olyan költségek elszámolása, amelyek a jogszabály szerint nem vagy csak korlátozottan számolhatók el.
Általában a teljesítés/utazás hónapjára közzétett hivatalos NAV-árat kell alkalmazni. Ha egy hónapon belül több út volt, mindegyik az adott hónap hivatalos árát követi. Mindig az adott tárgyhónap NAV-közleményét vedd alapul.
Barazsy Ákos