Szeretnéd tudni, hogyan kell helyesen kitölteni a menetlevelet, mire figyelj, és mik a legfrissebb jogszabályok? Jó helyen jársz! Ebben a cikkben érthetően elmagyarázzuk, kinek és mikor kötelező a menetlevél, mi legyen benne, és kisteherautó tulajdonosként hogyan spórolhatsz időt és pénzt a modern, digitális megoldásokkal. A menetlevél kitöltése nem ördöngősség, ha tudod a szabályokat és a hasznos trükköket!
Tartalomjegyzék
Mi az a menetlevél, és kinek kötelező?
A menetlevél olyan dokumentum, ami a jármű útjait, a szállított árut vagy utasokat rögzíti. Olyan ez, mint a jármű naplója. De vajon kinek kell vezetnie?
Teherautó esetén, ami 3,5 tonna feletti és/vagy díj ellenében árut vagy személyt szállít, a menetlevél kitöltése kötelező. Ez egy fontos jogszabályi előírás, amit komolyan kell venni.
Ezzel szemben, ha 3,5 tonna alatt van a kishaszongépjárműved, és csak saját árut viszel vele, akkor nem kötelező a menetlevél. Viszont ha céges autóként használod, és szeretnéd visszaigényelni a dízel- és a lízingdíj ÁFÁ-t, akkor szükséged lesz útnyilvántartásra. Ez a kettő nem ugyanaz!
Tulajdonság |
Menetlevél |
Útnyilvántartás |
Mire jó? |
Hatósági ellenőrzésekhez, fuvar dokumentálására |
Költségelszámoláshoz és ÁFA-visszaigényléshez |
Kinek kell? |
3,5 tonna feletti teherautóknak és/vagy díj ellenében fuvarozóknak |
Céges személygépkocsik és 3,5 t alatti saját árus kisteherautók esetén pénzügyi elszámoláshoz |
Mi van benne? |
Útvonal, km, áru/utas, indulás/érkezés adatok |
Gépjármű adatai, utazások célja, időpontja, km-óra állás |
Látod? Különböző a céljuk, ezért a tartalmuk is más. Mindkettő fontos lehet, de más esetekben.
Menetlevél kitöltése lépésről lépésre
Oké, megvan a menetlevél nyomtatvány, most jön a menetlevél kitöltése. Előre szólok, nem egy gyors folyamat, főleg ha sokat jársz. Íme, mi kell rá mindenképpen:
- Jármű rendszáma és típusa: Ez egyértelmű, írd rá precízen.
- Üzembentartó adatai: A cég neve és címe.
- A te neved: Ha te vezeted, akkor a te neved kerül ide. Fontos tudni, hogy a kitöltés az üzembentartó feladata, de sokszor a sofőr tölti ki, ekkor jó, ha van erről valami megegyezés, meghatalmazás.
- Indulás és érkezés: Pontosan írd be, honnan indultál és hova érkeztél, dátummal és időponttal együtt. Ha napközben többször is indulsz és érkezel, minden utat külön kell rögzíteni.
- Útvonal és kilométerek: Írd le az útvonalad minden állomását, és jegyezd fel a megtett kilométereket. Ez a legmunkásabb része.
- Szállított áru vagy utasok: Mit vittél? Mennyit? Vagy hány utast szállítottál? Ez is fontos adat.
- A szállítás jellege: Saját célra mentél, vagy üzleti fuvar volt?
A legfontosabb: légy pontos! A hatóságok erre nagyon figyelnek. Egy apró hiba is okozhat fejfájást.
Tipikus hibák a menetlevél kitöltésénél – és hogyan kerüld el őket!
Tudom, a papíralapú menetlevél kitöltése könnyen unalmassá válhat, és ez az a pont, ahol a leggyakrabban hibázunk.
- Hiányos adatok: Elfelejted beírni az egyik címet, vagy kimarad a kilométeróra állás.
- Pontatlan kilométerek: Becslés alapján írod be, vagy elírod a számokat. Ha eltérés van a valósághoz képest, az gyanús lehet.
- Nem rendszeres kitöltés: Csak a hét végén, vagy a hó végén állsz neki. Így könnyű elfelejteni a részleteket és pontatlanná válni. A menetlevél kitöltése munka közben kellene, hogy történjen.
- Nincs megőrzés: Elveszted vagy kidobod a régi menetleveleket. Jogszabály írja elő, hogy 8 évig kell megőrizni őket!
Ha ezeket elkerülöd, már nagy lépést tettél a NAV-álló adminisztráció felé. De van ennél egy sokkal egyszerűbb és pontosabb mód is…
A digitális megoldás: miért váltanak egyre többen online rendszerekre?
Tudtad, hogy napjainkban a cégek zöme, pontosan 82%-a, már digitális rendszert használ a járművek adminisztrációjára? Ez nem véletlen. Gondolj csak bele:
A menetlevél kitöltése papíron rengeteg energiát és időt visz el. Mindent pontosan felírni, kiszámolni a kilométereket, rendszerezni a lapokat… Ha több autótok van, ez egy komoly adminisztrációs teher. Ráadásul, könnyen hibázol, elfelejthetsz valamit, és ez hiányosságokat eredményezhet.
Ha 3,5 t alatti saját árus kisteherautóval dolgozol, akkor itt lép a képbe a digitális útnyilvántartás és elektronikus menetlevél kitöltése. Gondolj egy olyan rendszerre, mint a RoadRecord útnyilvántartó program. Ezzel nincs többé papírhalom és órákig tartó Excel munka. Az utak automatikusan rögzülnek a mobilodon (akár Bluetooth-szal, töltésfigyeléssel vagy az autód mozgása alapján), hiányzó útjaidra AI útajánlást kaphatsz, sőt, még egy beépített NAV-ellenőr is van benne, ami több mint 70 szabály mentén nézi át, hogy minden rendben van-e az elszámolásoddal.
Képzeld el, hogy a gépjármű adminisztrációdra havonta kevesebb mint 7 percet fordítasz átlagosan! Ez nem mese, hanem a RoadRecord felhasználók valós tapasztalata. Az időt, amit így megspórolsz, fordíthatod a vállalkozásod fejlesztésére, vagy akár a családodra.
Már nem félek a menetlevél kitöltésétől – Egy ügyfél története
„Őszintén szólva, a menetlevél kitöltése mindig is rémálom volt számomra. Papírok, hiányosságok gyanúja, a könyvelőm is folyton aggódott. Tudtam, hogy muszáj valamit változtatni, mert a kézi adminisztráció rengeteg időt és energiát emésztett fel, ráadásul a hibák miatt folyamatosan a bírság lehetősége lebegett a szemem előtt.
Mióta a RoadRecord programot használjuk, ez az egész megváltozott. Az utak automatikusan rögzülnek a rendszerbe, nem kell fejben tartani és utólag beírogatni semmit. A program nyomtatás előtt szól, ha valami esetleg nem stimmelne. Az igazi nyereség számomra: a nyugalom és a magabiztosság. Emellett persze az ÁFA bevallás is sokkal simábban megy, és a dízel- és lízing ÁFA-t is egyszerűbben igényeljük vissza.„
Konklúzió: Egyszerűsítsd le a menetlevél kitöltését!
Láthatod, a menetlevél (vagy éppen az útnyilvántartás) kitöltése fontos, de nem kell, hogy bonyolult legyen. A lényeg a pontosság és a jogszabályok betartása.
Íme 3 konkrét lépés, hogy elkerüld a stresszt és a bírságokat:
- Győződj meg róla, hogy menetlevél vagy útnyilvántartás vezetésére van-e szükséged. Ne keverd össze a kettőt!
- Ha papíron vezeted, légy nagyon precíz. Ne halogasd, minden utat rögzíts azonnal, pontos adatokkal.
- Fontold meg a digitális megoldást. A RoadRecord útnyilvántartó programmal nemcsak az útnyilvántartás kitöltése lesz gyors, pontos és NAV-álló, de az adóoptimalizálásban is segít.
Ne feledd, a digitális adminisztráció rengeteg időt, pénzt és idegességet spórolhat meg neked a jövőben.
Spórolj százezreket útnyilvántartással – próbáld ki 14 napig ingyen!
Automata útnyilvántartó app
AI útajánlás vagy pótlás
Gyakran ismételt kérdések a menetlevél kitöltésével kapcsolatban
3,5 tonna feletti teherautóval, és/vagy ha díj ellenében szállítasz árut vagy személyt.
A menetlevél a fuvar dokumentálására szolgál, az útnyilvántartás a költségelszámolásra.
Szükséges adatok: jármű adatai, vezető neve, indulási és érkezési időpont, indulási és érkezési hely, utazás célja, megtett kilométerek, kiinduló és záró kilométeróra-állás, esetleges utasok neve.
Minden adatot pontosan, hiánytalanul kell kitölteni, lehetőleg közvetlenül az utazás előtt, illetve után. Hamis vagy fiktív adatok jogi következményekkel járhatnak.
Általában a járművet használó személy (vezető), egyes cégeknél flottakezelő vagy megbízott személy is töltheti.
A jogszabályok szerint legalább 8 évig.
Igen, a modern, NAV-álló rendszerek által generált elektronikus dokumentumok teljes értékűek.
Bírságot kaphatsz a hatóságoktól.
Vagy nagyon precízen, minden út után, vagy használsz egy automatizált, digitális rendszert.
