Fix utak importálása MiniCRM Számlázó modulból

A partnerek importálásához hasonlóan lehetőséged van a MiniCRM rendszered Számlázó moduljából fix utakat létrehozni. Ez akkor lehet hasznos, ha a vállalkozói tevékenységed miatt a céges autód mozgása részben vagy teljesen megegyezik a számlázással. Az importálandó dokumentum mérete maximálisan 20 MB lehet.

Általános tudnivalók a fix utak importálásával kapcsolatban

• Az importálandó fájlban több időszakra (év, hónap) vonatkozó utak lehetnek, de csak a kiválasztott évre és hónapra vonatkozó utak töltődnek fel. Másik időszak kiválasztása után feltölthető újra ugyanaz az import fájl.
• Egyszerre csak egy importálás futhat, több import fájl feltöltése esetén meg kell várni, hogy az egyes importálások befejeződjenek. Importálás közben az adott időszakot ne szerkeszd!
• FONTOS! Ha be tudjuk azonosítani a partnereket és az importálás elvégezhető, akkor az importált utakat beszúrjuk. Így az adott napi utak között továbbra is szerepelni fognak a korábban beállított napi állandó utak, a mobilon rögzített utak és a korábban rögzített utak.
• Importálás során a program nem duplikál! Tehát, ha az adott napon szerepel az adott partner, akkor nem vesszük figyelembe az importálást.
•  Az importált utak sorrendje a táblázatban lévő sorrend lesz, és a korábban rögzített utak alá kerülnek, ha voltak ilyenek. Az utak sorrendje az importálás után szükség szerint módosítható.
• Az importálás során nem vesszük figyelembe a munkaszüneti és szabad napokat, akkor is meg fog jelenni az utaknál, ha a táblázatban ünnepnapon szerepelt az út.
• A korábban felrögzített tankolások esetén a tankolás után szúrjuk be az importált utakat. Mivel ez a sorrend eltérhet a valós útvonaltól, ezért javasoljuk, hogy az importálás után rögzítsd a tankolásokat.
• Az import fájlt a meglévő partnerekkel összevetjük. Akkor tudjuk beazonosítani a partnert, ha a név és a címadatok megegyeznek vagy a koordináták alapján életszerűen közel van egy meglévő partnerhez (légvonalban 200 méteren belül). Ha a partner nem szerepel az adatbázisban új partnerként létrehozzuk.
  Ha azonos nevű, de különböző című új partnerek szerepelnek a listában, akkor számozással különböztetve hozzuk létre az új partnereket.
• Partner adatbázisban beazonosított partner esetén az adatbázisban lévő utazási cél kerül be az úthoz. Új partner esetén pedig az ügyfélnél beállított alapértelmezett utazási céllal hozzuk létre az utat.
• Ha több felhasználóval használjátok a RoadRecord fiókot akkor fix út importálást “mobil app” felhasználókon kívül minden felhasználó végezhet. A sikeres importálásról szóló értesítőt az Adminisztrátor kapja meg.

Adatok exportálása a MiniCRM Számlázó modulból

A MiniCRM rendszered Számázó moduljában hozz létre egy új szűrőt!

A szűrőt nevezd el úgy, hogy mindig be tudd azonosítani, hogy ezt használod az útnyilvántartás készítéséhez. Pl.: Roadrecord Fix út import.

Ezután pedig adj hozzá egy új kötelező feltételt!

A feltételek közül válaszd a Számla/Számla: Kiállítás dátuma lehetőséget!

Válaszd ki a megfelelő időszakot (amire az útnyilvántartásodat készíted)! Például: Nagyobb, mint 2020. március 1.

A szűrő elkészült, a dátumot minden exportálásnál módosíthatod. Lista nézetről válts a táblázatos nézetre a jelre kattintva! Ezután add hozzá a megfelelő mezőket a kép szerint:

Ha ezzel is elkészültél akkor már csak az exportálás van hátra. Kattints a Mentés fájlba menüpontra! Majd válaszd a Számlák / Excel lehetőséget!

Fix utak importálása MiniCRM Számlázó modulból

Az importáláshoz lépj az Utak menüpontra és nyisd le a Hasznos holmik menüpontot és válaszd a Fix utak importálása lehetőséget!

A Fix utak importálása felületen először válaszd ki az adatforrás típusok közül a MiniCRM-et, majd kattints a Tovább a következő lépésre gombra!

Ezután középre kattintva válaszd ki a MiniCRM-ből  korábban exportált fájlt!

A fájl kiválasztása után a rendszer ellenőrzi, hogy megfelelő-e a formátuma. Ha zöldre változik a téglalap, a fájl megfelelő formátumú, tehát kattinthatsz a Fájl feltöltése lehetőségre a feltöltéshez.

A következő lépésben nincs más teendőd, mint az Importálás indítása gombra kattintani! Az oszlopokat a rendszer automatikusan összerendeli helyetted!

Ha az import fájlban nincsen út a kiválasztott időszakra, akkor a következő hibaüzenetet kapod. Lépj vissza az autó és időszak kiválasztására és módosítsd az időszakot!

Ha az időszak is rendben van, akkor az importálás elindul. A fix utak létrehozásához szükséges idő több tényezőtől függ.

Az Aktuális állapot megtekintésére kattintva megjelenik a fix utak listája és a felső mezőkben jelezzük, hogy hol tart a folyamat: hány darab utat hoztunk létre sikeresen, mennyi van folyamatban és hány darabot nem sikerült létrehozni.

Az Utak menüpontban már láthatóak is a sikeresen létrehozott utak!

Ha az adott napon már korábban rögzítettél tankolást, akkor az importált utakat a tankolás után szúrjuk be:

Hasonlóan, a korábban rögzített utak alá illesztjük be az importált utakat:

Megtekintheted az importálás során létrehozott fix utak listáját. A jobb felső sarokban lenyíló Hasznos holmik menüben válaszd az Importált fix utak listáját!

A megnyíló ablak méretét változtathatod, görgetéssel böngészheted végig a feltöltött fix utakat és kereshetsz is az utak között.

Azokat a napokat is szerkesztheted utólag, amikre fix utakat importáltál. Naptár vagy lista nézetben nyisd meg a napot! Az importált utakat a  ikonnal jelöljük. A sor végén lévő törlés ikonnal  törölheted az egyes utakat, módosíthatod az utazás célját, változtathatsz az utak napon belüli sorrendjén és új utakat is fel tudsz vinni.

Lehetőséged van az összes importált fix út törlésére is. A Hasznos holmik menüben válaszd az Importált utak törlése lehetőséget!