Mi az egyetlen biztonságos módja annak, hogy a könyvelőd megcsinálja helyetted az útnyilvántartásodat?

2018.03.20.

 

Akiknek a mindennapi teendőik közepette nem marad se energiájuk, se kedvük az útnyilvántartásukkal foglalkozni, gyakran döntenek úgy, hogy a könyvelőt bízzák meg, hogy az általuk átadott (vagy éppen hiányosan, vagy esetleg semmilyen értelmezhető formában  nem átadott) adatokból hozza létre helyettük az útnyilvántartást.

A probléma az ilyen helyzetben általában abból adódik, hogy az elfoglalt vállalkozónál – aki a háta közepére sem kívánja az útnyilvántartás vezetését -, általában csak egyetlen, még kevésbé motivált ember létezik erre a feladatra: a vállalkozó könyvelője. Ugyanis ő csak annyira tud kielégítő munkát végezni, amennyire helytállóak az adatok, amiket megkap. Az érdektelen vállalkozó pedig épp az információk rögzítésénél akad el, amik az útnyilvántartás alapját képezik.

Na de hogy is szokott kinézni ez a szituáció pontosan? A vállalkozó átadja a könyvelőnek a benzinszámlákat és az ügyfélszámlákat, a könyvelő pedig nagyokat sóhajtva megpróbál valami épkézláb útnyilvántartást ügyeskedni belőle. Az eredmény nem a könyvelő szaktudásán múlik, hiszen csak sejtései lehetnek arról, hogy vállalkozó mikor merre járhatott… Ezeket az adatokat – ha nincs útnyilvántartó programja – jobb híján excelbe tudja bepötyögni, így hát az eredmény is ennek megfelelően alakul: az útnyilvántartás csak arra jó, hogy mindenkit megnyugtasson, hogy ez is megvan. Na igen, de egy esetleges NAV ellenőrzésen feltehetően egy kezdő ellenőr is kajánul a kezét kezdi dörzsölni, amikor meglátja, és már fel is firkantotta magának: BÜNTETÉS!

 

Mi a megoldás?

 

Alkalmazható az a módszer, hogy a kockásfüzet ott pihen vállalkozó kesztyűtartójában, és mikor megérkezik a partnerhez, lejegyzi a partner nevét, címét, hány kilométert tett meg, stb.

Na igen, ha ezt sikerül kivitelezni, ennyi erővel már maga a vállalkozó is véglegesítheti az útnyilvántartást, hiszen innen már csak egy lépés!

 

Mi lenne a hibrid megoldás, ami az adatok rögzítését teszi könnyebben kivitelezhetővé?

 

A legpraktikusabb megoldás egy mobilalkalmazás lenne, amiben vezethető az útnyilvántartás, hiszen a mai technika már lehetővé teszi, hogy a telefonod magától beazonosítja, mikor hol vagy, honnan indultál, milyen sorrendben ment végbe a napi látogatás. Így az útnyilvántartásodhoz minden adat a rendelkezésre áll, már csak egy keret hiányzik, ami rendszerezi is ezeket az adatokat helyetted.

Kézenfekvő tehát egy olyan mobilapplikáció, mely felismeri az aktuális pozíció alapján, melyik partnerhez érkezel, és egy gombnyomással rögzítheted az összes szükséges paramétert, mikor értél ide, milyen célból. Ugyanezzel az egyszerű módszerrel feljegyzed a tankolásokat, a hóvégi kilométeróraállásokat, és minden egyéb adatot, ami az útnyilvántartásodhoz szükséges.

 

Hogyan lesz ezekből az adatokból nyomtatható útnyilvántartás?

 

Ha a mobilapplikáció automatikusan, felhőn keresztül szinkronizálódik egy asztali programmal, ahol szükség esetén módosíthatóak is az adatok. Nem kell a távolságszámítással, céges-magánutak arányának megállapításával sem bajlódni, ez is automatikus.

Az útnyilvántartás készítése tehát akár neked, akár a könyvelődnek is gyerekjáték! Te egész hónapban szinte észrevétlenül építheted az adatbázist, az elfelejtett rögzítéseket a mobilalkalmazásban vagy az asztali programban még pótolhatod. A hónap végén pedig a könyvelőd gyakorlatilag csak átfutja, a leadott számlákkal összeveti, hogy minden helyes-e, és már nyomtatja is az előírásoknak megfelelő, NAV álló útnyilvántartást!

Ugye milyen egyszerű?

A mobilalkalmazással kiegészített RoadRecord asztali program ezen az elven működik. A mobilodon az utakat rögzítheted, az utómunkálatokat pedig az asztali programban tudod elvégezni.

Részleteket keresd az oldalon, vagy töltsd le ingyenesen az Apple App Store-ból vagy a Google Play Áruhából az alkalmazást!

 

Tetszett a cikk?



Hasonló bejegyzések

Oszd meg ismerőseiddel

A blogról

2005 óta blogolok olvasóimnak, elsősorban az útnyilvántartásról és a hozzá kapcsolódó dolgokról, programfejlesztésünkről, ügyfélszolgálati és értékesítési tapasztalatainkról. Szívesen osztom meg humoros formában tapasztalataimat cégvezetői szemmel az élet nagy dolgairól is – ha kell, keményen beleállva a témába – kendőzetlen, saját gondolatokkal.

“Eredeti tartalmat írok, nem másokét osztom meg.”

Barazsy Ákos
27 157
Olvasók száma
2007Üzleti kategóriaÖsszesített 3. Hely
HVG Goldenblog