Amit az útnyilvántartásról tudni kell

Bér- és lízing ÁFA visszaigénylése

Hogyan igényelhető vissza a lízingáfa útnyilvántartással?

Útnyilvántartás funkciók

Melyek a nélkülözhetetlen okos funkciók útnyilvántartáshoz?

Kiküldetési rendelvényről

Mire, és kiknek előnyös a kiküldetési rendelvény vezetése?

Magánautó elszámolása

Mennyit lehet legálisan elszámolni a cégben kiküldetési rendelvénnyel?

Üzemeltetési költségekről

Mennyit, és hogyan lehet elszámolni az üzemeltetési költségeket?

NAV állásfoglalás útnyilvántartásról

Mit kell tartalmaznia hivatalosan a NAV-álló útnyilvántartásnak?

 

Az útnyilvántartásnak formai követelményei vannak, főleg a bér- és lízingelt autók esetében (ÁFA visszaigénylés!) fontos, hogy a meghatározott adatokat tartalmazza.

Kiknek kell útnyilvántartást vezetniük?

  • Bér- és lízingelt autók ÁFA visszaigénylése esetén (járulékos szolgáltatásokhoz tartozó tételek áfáját is) útnyilvántartással kell bizonyítani a céges / magán utak arányát, a céges rész után lehet arányosan visszaigényelni az ÁFA-t
  • A magánszemély (egyéni vállalkozó) a jövedelemszerző tevékenységhez használt gépjármű költségelszámoláshoz útnyilvántartás vezetésére kötelezett, amennyiben nem az 500 km-es átalányadózást választja (mindenképp cégautóadó köteles)
  • Háziorvos csak akkor mentesül a praxisához használt autójának cégautóadó megfizetése alól, ha útnyilvántartással bizonyítja útjait
  • Cégeknek, céges tulajdonban lévő autókra nem kötelező az útnyilvántartás vezetése (mindenképp fizetnek cégautóadót), de a gyakorlat azt mutatja, hogy a költségek bizonyításához  ajánlott mégis útnyilvántartás, mert sokszor ezt is kéri a NAV

Céges autó esetén kell-e útnyilvántartást vezetni?

A céges autóval kapcsolatos szabályok az utóbbi időben nagyon sokat enyhültek, de vannak előírások amiket be kell tartani. Meg kell különböztetni azt az esetet, amikor az autó a cég tulajdonában van és a cégautó fizet, illetve a nyílt végű lízing keretein belül használja az autót.

Elsőként nézzük, hogy mikor nem kell kedvenc céges autónk használata során útnyilvántartással bajlódni:

  • Ha az autó a cég tulajdonában van, tehát nem lízingeljük.

Ebben az esetben cégautó adód kell fizetni, de cserébe a javítási számlán feltüntetett áfa 50%-a levonható (régen teljes tilalom volt).

Ha a céges autónkat magánutakra is használjuk, akkor sem kell útnyilvántartás cégautó adó fizetése mellett. Sőt a fent említett 50%-os áfa levonhatósági szabályt is alkalmazhatjuk továbbra is.

Szuper ez a rész kipipálva! (Ez az egyetlen ami nem ilyen szép, erről majd még írok- a RoadRecord szerk.)

De! Jelenleg nagyon sok autót a céges nyílt végű lízing keretein belül használják.

Itt már más szabályok érvényesek az útnyilvántartásra. Nincs mese, szét kell szedni a céges és a magánhasználatot. Az áfát is ennek arányában tudjuk visszaigényelni.

A magán és céges út különválasztásának módja az útnyilvántartás. de nem kell megijedni. Ha a rendszert átgondoltan építjük fel, a útnyilvántartás vezetése nem ró nagy adminisztrációs terhet a vállalkozókra. Érdemes a rendszer kiépítését a könyvelővel együtt végezni. Tapasztalatai alapján 1-2 jó tanáccsal tud szolgálni. Hisz ő látja azt is, hogyan kerül ellenőrzésre. Ha több lízingelt autója van a cégnek, akkor érdemes keresni útnyilvántartás vezetésére alkalmas szoftvereket.

Mi történik akkor, ha egy hivatalos út során a cég nem saját vagy bérelt autót biztosít alkalmazottjának, hanem saját autó használatára kötelezi?

Ebben az esetben nem az útnyilvántartás a megfelelő nyomtatvány, amit ki kell tölteni, hanem a kiküldetési rendelvény.

Nézünk pár gyakori kérdést az útnyilvántartás és az azzal kapcsolatos dokumentáció témaköréből.

  • Kell-e tankolásról számla céges autó esetén?

Rövid válasz: igen. Minden tankolásról számlát kell kérnünk. Az útnyilvántartással csak a megtett km-t igazoljuk.

  • Milyen időközönként kell a km óra állásokat rögzíteni?

Lízingelt autó esetén minden hónapban útnyilvántartást kell vezetni, ahol a km óra állást rögzíteni kell.

  • A magánutakról milyen nyilvántartást kell vezetni?

Sokan beleesnek abba a hibába, hogy nem vezetik külön a magánutakat. Vagy ha vezetik is, azt tömbösítve teszik meg. Pl. egy adott hónapra elszámolnak nagyobb mennyiségű magánutat. ezzel úgy érzik, hogy megtettek mindent. Érdemes azonban nagyobb hangsúlyt fektetni a nyilvántartásra.

Az sem túl életszerű, ha egyáltalán nem tüntetnünk fel magánutat.

Milyen következményei lehetnek a helytelenül vezetett útnyilvántartásnak?

Mióta az áfa levonhatóság is a képbe került lízingelt autóknál a NAV áfa ellenőreire is számíthatunk.

Tipp: a 100%-os céges út helyett a békesség kedvéért javaslok mindnekinek egy 80-20%-os arányt.

Összefoglalva:

A cég saját tulajdonú autóját használja – nem kell útnyilvántartás.

Nyílt végű lízing esetén– útnyilvántartás.

Magánautó céges használata esetén– kiküldetési rendelvény.

Ha útnyilvántartást kell vezetni, folyamatosan tegyük meg, építsünk ki egy könnyen elérhető és kezelhető rendszert. Ne gyártsunk utólag nyilvántartást. Az sem jó megoldás, hogy csak akkor kezdünk hozzá az útnyilvántartás vezetéséhez, ha már megjelentek a NAV ellenőrei. Fennállhat olyan eset, hogy először elkérik a számlákat, majd később az útnyilvántartást. Számlák nélkül pedig elég nehéz utólag útnyilvántartást gyártani.

Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell:

  • a gépjármű típusát
  • a gépjármű forgalmi rendszámát
  • a fogyasztási normát
  • az év első és utolsó napjának kilométeróra állását (havonta ajánlott)
  • az utazás időpontját
  • az utazás kiindulópontját
  • az utazás célját és a partner nevét, címét (honnan-hova)
  • a megtett kilométerek számát tételesen
  • tankolások helyét, idejét, üzemanyag mennyiségét, árát

Fontos, hogy cégautó esetében a költségek elszámolása nem az útnyilvántartás, hanem az üzemanyagszámlák alapján történik!

Ha az útnyilvántartásra kötelezett magánszemélynek jogszabály alapján titoktartási kötelezettséggel járó tevékenysége (pl. orvosi tevékenység) során az útnyilvántartásban olyan magánszemély adatait kell feltüntetnie, akire nézve a titoktartásra kötelezett, az ilyen felkeresett személy(ek)hez megtett utakról köteles külön útnyilvántartást vezetni.

Ezen külön útnyilvántartás tekintetében a vezetésre kötelezettnek gondoskodnia kell arról, hogy annak tartalmát az adóhatóság ellenőrzését végző tisztviselője kivételével harmadik személy ne ismerhesse meg.

Kalkulátorok útnyilvántartáshoz

Hasznos linkek útnyilvántartáshoz

Oszd meg ismerőseiddel

RoadRecord mobilapp

Már iPhone, Android és Windows Phone okostelefonos alkalmazással is rögzítheted adataidat, majd a többit szinkronizálással egyesítheted és szerkesztheted a számítógépeden!
kipróbálom