Útnyilvántartás blog - tapasztalatok útnyilvántartással, kiküldetési rendelvénnyel, cégautóadóval

Gondolatébresztő

2010 november 28., vasárnap - 10:52

Pánik

2003 május. Ügyfelünk megveszi a RoadRecord útnyilvántartó 4-es verzióját (akkor még külső térképpel) – mindenki boldog. Útnyilvántartását remélhetőleg most már rendszeresen vezeti.

2006 május. Ügyfelünknek lejár a 3 éves támogatási időszak, megújítást nem kér, mert "már nincs annyi autó, jó lesz ez a régiben is", nem rendeli meg az alapokban megváltozott, új, integrált térképpel szerelt 5-ös változatot. Útnyilvántartásának vezetését valószínűleg már linkre veszi.

2006- 2010 között marketingünk többször felhívja Ügyfelünk figyelmét, hogy a folyamatosan változó adójogszabályok miatt azért jó lenne megvennie valamikor az 5-ös verziót és folyamatosan kéne készíteni az útnyilvántartást is, mert mindenkinek eljön egyszer az idő – amikor bejelentkezik az APEH -, és akkor lesz nagy kapkodás. Arról nem is beszélek, hogy egy 2003-ban készült programmal készült útnyilvántartásban már nem minden fog az adójogszabályoknak megfelelni – ezen dolgozunk folyamatosan, ezért kérünk pénzt a programfrissítésért – de Ügyfelünk ezt nagyvonalúan leszarja.

2010. november 24. csütörtök, 19:57
. Ügyfél hív: "Jaj nagy a baj, bejelentkezett az APEH, hétfőre el kell készítenünk több évre visszamenőleg az összes autóra az útnyilvántartást, de régi a verziónk, nem is emlékszünk hogy kell ezt már használni, nem is felel majd meg a régi verzió miatt most a törvényeknek, kifizetném az új verziót, de akkor nem lesz időnk feltölteni az adatbázist is még a hétvégén, a régi verzióban fel volt töltve, de azt még elő kéne kaparnunk valahonnan – azonnali segítséget kérek!"

Értem.

Tehát kedves Ügyfél tesz az útnyilvántartásra 4 éven keresztül, és amikor itt a baj, akkor én csütörtök este kezdjem el Neki magyarázni, hogyan kell használni az útnyilvántartót vasárnap estig, hogy Ő hétfőn rendben tudja szervírozni az APEH-nak az útnyilvántartását… és mindezt persze ingyen, mert Ő "2003-ban egyszer vett tőlünk valamit".

Ez nem így működik.

Tessék idejében gondolni erre, tessék hallgatni rám. Ezt is ezért írtam most.

Okos ember más hibájából tanul, a buta a sajátjából. Te melyik csoportba akarsz tartozni?

Megosztás
 
2010 október 1., péntek - 11:39

“Nincs rendben az útnyilvántartásom, minél gyorsabban meg kell oldani!”

Érdeklődőink közül sokan akadnak olyanok, akik már csak akkor keresnek fel minket, amikor az APEH bejelentette a vállalkozásnál, hogy ellenőrizni kíván. Nem kis stresszt okoz ez, még azoknak is kellemetlen, akiknél (úgy gondolják) minden rendben van. Mint tudjuk, a legapróbb banánhéjon is el lehet csúszni…

Az útnyilvántartás kérdése is egy ilyen banánhéj. Ne feledjük, 5 évre visszamenőleg ellenőrizhetik! Ha megvannak a szükséges dokumentumok, tankolási és egyéb autóhoz köthető számlák, egy arra alkalmas programmal akár pár nap alatt is megoldható a kérdés.

De egy nagyon fontos dolgot át kell gondolni: hajlandó vagyok-e áttúrni a könyvelést, előkaparni a régi partnereimet annak érdekében, hogy ne csak egy papírt gyártsak futószalagon, hanem tényleg előírásoknak megfelelő és tartalmilag is támadhatatlan útnyilvántartást?

Meghökkentő hozzáállása volt a napokban egy érdeklődőnknek. Kérdezte, megoldható-e a visszamenőleges elkészítés. Természetesen igen, tájékoztattuk a lehetőségekről, az ő teendőiről ezzel kapcsolatban. Erre közölte, hogy ő az 5 évre visszamenőleg nem hajlandó átnézni a – talán meg sem lévő – papírjait, hogy gondoljuk, hogy összeszdi a partnerlistáját, stb, erre neki nincs ideje (meg feltételezem kedve sem hozzá). Jött a kérdés, miért nem tud a programunk partnerlistát is generálni, három gombnyomásra összerakni teljes évek dokumentumait?

Komolyan? Ha belegondolunk, ennek a világon semmi értelme nem lenne! Tény, hogy nem kellene órákat vagy akár napokat rászánni a dologra (ha már 5 évig nem volt erre idő, most miért lenne….), de kérdem én, nyugodt szívvel tenném az ellenőr elé a teljesen fiktív partnerekből és utakból álló útnyilvántartást – azaz egy útnyilvántartásnak látszó tárgyat? Ugye nem.

Megosztás
 
2010 szeptember 20., hétfő - 16:54

Elektronikus számlázás a RoadRecord-ban!

Sokáig kerülgettem a kérdést, mert arra számítottam, hogy korunk egyik legnagyobb vívmányát nehezen fogja befogadni a piac, noha törvényileg már évek óta lehetőség van elektronikusan számlázni.

Az előnyei egy szolgáltató számára fantasztikusak:

  • a számlázóprogram webes felületű, így akár az Ügyfélnél is lehet számlát írni azonnal (mint régen a számlatömb), csak ez kultúráltabb… de az irodában is jól jön, mert a számlázógép újrainstallálásakor egy gyötrelem volt az éppen aktuális számlázóprogramok újraélesztése, hálózatba imádkozása
  • a számlát mostantól ki sem kell nyomtatni, csak pdf mellékletként az ügyfél egy pillanat alatt megkapja a számláját
  • védjük a környezetet
  • kevesebb emberi munkaidő
  • nincs posta- és nyomtatási költség
  • nem veszik el a számlánk a postán – vagy erre most már nem tudja fogni az Ügyfél :)
  • az Ügyfél azonnal tudja észrevételezni a számlát, felgyorsul az ügyintézés
  • felgyorsuló fizetés, lerövidülő pénzügyi teljesítések
  • átláthatóbb, kezelhetőbb, biztonságosabb archívum
  • a díjbekérő funkció az ilyen termékeknél a legkirályabb: amíg ügyfél nem fizeti ki a számláját, addig nem kell az áfát befizetnünk, ha meg meggondolja magát, akkor nem kell számlát sztornózni…
  • megfelelő rendszerrel integrálva automatikusan állítódnak ki a számlák ÉS elektronikus banki kivonattal automatikusan fel lehet dolgozni a befizetéseket is >> akár embert sem lát a számla!

Az Ügyfélnek sem rossz ez, szinte ugyanezen okoknál fogva, de főleg, ha ezen a működő példán keresztül beleszeret Ő is a rendszerbe, és elkezdi használni.

Korábban attól féltem, hogy a törvényi támogatottság ellenére van mindig 1-2 régi vágású könyvelő aki beleköt, ezért először csak az egyik cégembe vezettük be, és vártuk az eredményt: meglepő módon senki nem kötözködött, sőt, a legtöbben inkább arra voltak kíváncsiak, hogy Nekik hogyan lehetne ilyen! :)

Egyszerű: mi a www.szamlazz.konnyen.hu rendszerét használjuk és ajánljuk, próbáld ki Te is!

További tudományos infók:

http://www.apeh.hu/data/cms108320/int_cikk_0905.pdf
http://www.ekk.gov.hu/hu/e_szamlazas/bevezeto
http://www.apeh.hu/adoinfo/afa080101_hatalyos/elektronikus_szamla.html

Megosztás
 
2010 augusztus 9., hétfő - 18:38

“Ha erő van, ész minek?”

Egyszer egy TV interjúban hallottam ezt a mondást, és nagyon megtetszett akkor.

Valami miatt ez jutott most eszembe az útnyilvántartás elkészítéséről is (itt az erő = RoadRecord útnyilvántartó program), amikor leültem, hogy a szokásos hó végi elszámolásokat elvégezzem. Korábban már írtam erről, de most ismét szembesültem a dologgal: amíg nem volt RoadRecord, mennyit szenvedtem én ezzel! Most meg gyakorlatilag pár perc alatt kész a komplett cégcsoportra, ráadásul olyan minőségben, hogy ide bármikor jöhet APEH ellenőrizni, tuti nem tud fogást találni rajta…

Talán ez a legnagyobb megnyugvás az egészben, hogy simán nekiülhetek a havi útnyilvántartásnak nap végén holt’ fáradtan, mert a program több beépített szűrőn keresztül gondoskodik arról, hogy ha egy picit elkalandozom, akkor se kerüljön homokszem a gépezetbe, mert azonnal figyelmeztet a logikátlan összefüggésekre.

Mert épp ezt tette az előbb, ezért jutott eszembe a fenti idézet. Hip-hop javítottam az eltérést és már vígan jött a nyomtatóból az útnyilvántartás, kiküldetési rendelvény… én meg foglalkozhattam a következő dolgommal ahelyett, hogy estig ülnék itt a hiba keresése végett… mert az időm még a válság vége felé is a legdrágább!

Megosztás
 
2010 június 19., szombat - 10:31

Hogyan készíti Barazsy Ákos a céges útnyilvántartásást, kiküldetési rendelvényét?

Én, aki 4 vállalkozást vezetek, jut még időm saját magunk útnyilvántartásának vezetésére? – döbbent meg egyszer valaki.

Igen. Nagyon egyszerű: először is tisztázzuk le azt, hogy elsősorban azért én készítem a cégünknél az útnyilvántartásokat, mert többek közt ezt árulom – így vagyok minden termékemmel -, testközelből szerzek így tapasztalatokat, ötleteket a programhoz, hiszen a célcsoportunk olyan emberek mint én magam… :) Egyébként már rég leadtam volna a titkárnőmnek…

Annyit azért leadtam, hogy – mivel hálózatban is használható a program – a szerverünkre van telepítve az a verzió, ahol gyakorlatilag a térképen lévő ügyfelek adatbázisát frissítjük, azaz 2 havonta a titkárnőm törli azokat a partnereket ahová már nem járunk, és tölti fel az újakat.

Ezt a központi adatbázist használják fel azon munkatársaim a kiküldetési rendelvényükhöz, akik alvállalkozók (otthonról járnak magánautóval), így biztosítom, hogyk egyrészt ne kerülhessenek az elszámolásba inaktív partnerek, másrészt a program központilag számolja a távolságokat, így nem tudnak többet elszámolni a ténylegesnél. Ennek ellenőrzése után kerül elszámolásra a bizonylat.

A benti munkatársaknál és az általam használt autónál kicsit más a helyzet: cégautómhoz ugyanezt az adatbázist használom, de itt a havi benzinszámlák rögzítése az első, majd rögzítem a hó végi km óra állását (ebből ellenőrizni is tudom a havi futást), esetleges szabadságokat felveszem, MiniCRM rendszerünk pedig hó végi zárásnál lelistázza az adott hónapban meglátogatott partnerek gyakoriságát, idejét, így gyakorlatilag a RoadRecord-ba ugyanezt az eloszlást rögzíthetem egy pillanat alatt, és az útvonal ajánlásra kattintva kapok egy olyan majdnem kész útnyilvántartást, amit már csak át kell néznem (rengeteg beépített szűrő helyettem is ellenőriz automatikusan), módosítom azokat az ajánlásokat amelyek esetleg nem állják meg a helyüket, és már nyomtatásra kész is az egész!

Tudod, meddig tart ez? Stopperoltam, 7 perc autónként!

Egy idő után (8 éve hasonlóan csinálom) olyan rutint kap az ember, hogy ezt a bejegyzést tovább tartott megírni, mint az útnyilvántartásomat…

És mi a helyzet a munkatársaim által használt magánautókkal? Az eljárás gyakorlatilag ugyanez, csak a végén nem az "útnyilvántartás" hanem a "kiküldetési rendelvény" gombot nyomom meg a nyomtatáshoz, és egy másik, a törvénynek megfelelő nyomtatvány kerül aláírásra.

Te is szeretnéd ilyen gyorsan intézni az útnyilvántartást?

Megosztás
 
HVG Goldenblog 2007 - Üzleti kategória összesített 3. hely

Archívum

letöltés útnyilvántartás weblap vásárlás garanciák térkép referenciák
Plugin from the creators of Brindes :: More at Plulz Wordpress Plugins