Útnyilvántartás blog - tapasztalatok útnyilvántartással, kiküldetési rendelvénnyel, cégautóadóval

Hogyan írjunk olyan útnyilvántartást ami megfelel az APEH elvárásainak, úgy, hogy nekünk se menjen rá a hétvégénk? Tippek, trükkök, információk azoknak, akiknek már meggyűlt a bajuk ezzel, és szeretnének végleg megszabadulni a gyötrelemtől! - közérthetően, emészthető formában.


Útnyilvántartás
Útnyilvántartás, kiküldetési rendelvény






Stratégiai partnerünk:


Rendszergazda szolgáltatások Budapest



"A kulcsszó: Google AdWords!" oktatóanyag

Hasonló bejegyzések

Ajánlom figyelmedbe

"Az ingyenes helyszíni bemutató kifejezetten jó emlékeket ébreszt bennem. Mivel az útnyilvántartó program használata igen egyszerû, inkább egy kellemes beszélgetés lett belõle, nem oktatás."
Szép Henriette
könyvelõ
Safe House Security Kft.

"Már kipróbáltunk elõtte több útnyilvántartó programot, de igazán korrekt és elfogadható csak az Önöké."
Horváth László
ügyvezetõ
Villamosipari Kooperációs Iroda Bt.

"A program leírása nagyon felkeltette érdeklõdésemet, mert nagyon nagyképûnek tûnt. Ehhez képest az országban található legjobb progit kaptam. Valószínûleg sok országban a legjobb progit... A progi tényleg biztosítja, hogy az útnyilvántartás miatt nyugodtan alhatok: mindent nyújt, amit nyújtania kell, a GPS alapú háztól házig rendszer szuper! Az ára nem kevés, de ha végiggondolom mit kapok érte, akkor nem is sok..."
Klein Alexander
ügyvezetõ
Delikates Felnõttképzõ Kft.

"Manuálisan gyakorlatilag lehetetlen "megfelelõ" útnyilvántartást vezetni. A program segítségével tökéletesen megoldható a feladat."
Dr. Pap Zoltán
ügyvezetõ
PZ-MED Bt.

"Mi is papíralapon készítettük a útnyilvántartást még az elõzõ munkahelyemen (ott azóta is kézzel írják és mindig probléma az, hogy legyen rá idõ). Nekünk az volt a szerencsénk, hogy elõtte nem költöttünk semmilyen olcsóbb útnyilvántartó program vásárlására. Az, hogy évekig kapjuk a programfrissítést az már magáért beszél, ha figyelembe vesszük a folyamatos cégautóadót érintõ változásokat, mint a legutóbbi kiküldetési rendelvény esetében. Én már csak mosolygok ha valaki papír alapon töltögeti ki és bosszankodik ha valamit elrontott. Én másoknak is ajánlom, mert még így is megéri, hogy csak egy jármûre vesszük igénybe."
Török Krisztián
Cégvezetõ
MOHA-BILK Bt.

"A programot szeretem használni, mert gyorsan kész vagyok a havi útnyilvántartással."
Novákné Bodnár Mariann
irodavezetõ
Audiorex Kft.

Kezdőlap

Archívum - ‘Gondolatébresztő’ kategória

2010 január 23., szombat - 09:44

Mostantól kövessétek az útnyilvántartás szakértőjét Twitter-en is!

Mi az a Twitter?

Mostanában nagyon felkapott és divatos mikroblog, ahová maximum 140 karakteres üzeneteket lehet kirakni. Egyben sok "twitterezőt" követhetsz akár egy felületen és Téged is sokan követhetnek a felületükön, vagy csak egy kiválasztott felhasználó falát látod, stb.

Először a hátamon felállt a szőr tőle, de most elkezdtem használni és egyre izgalmasabb, hasznosabb, érdekesebb…

…ráadásul arról beszélnek, hogy a közösségi média (social marketing) egyik domináns szereplője ez, és sosem látott eredményket lehet elérni rajta - ráadásul nemhogy egy filléredbe sem kerül csatlakozni, de gyakorlatilag felhasználónév / jelszó megadása után már működik is - nincs semmi hülye szórakoztatás!

Javaslom mindenkinek, aki megújulásra, több profitra vágyik!

Az exkluzivitás kedvéért bizonyos rövid híreket és lehetőséget  csak ott fogok publikálni (vagy a blogon csak később).

Tehát ez a pörgős, infókról nem ötödkézből értesülni akarók helye.

Gyere, és kövess engem itt: http://twitter.com/BarazsyAkos

Igaz, hogy angolul van, de könnyen érthetővé teszi a Twitter lényegét:

2010 január 9., szombat - 22:55

Nekünk dolgozik az APEH?

Rendszeressé vált, hogy hetente egy-két cég úgy hív fel minket, hogy az APEH bejelentkezett Hozzájuk egy átfogó ellenőrzésre, kiemelten a cégautókra.

Ezeket a cégeket felkeressük, ingyen átnézzük az anyagaikat (általában persze nincs útnyilvántartás), megállapítjuk a hibákat és javaslatokat teszünk a bombabiztos útnyilvántartás, kiküldetési rendelvény elkészítéséhez - nyilvánvalóan a rövid időre való tekintettel (is) ajánljuk RoadRecord útnyilvántartó programunkat, mely ilyen esetekben is kitűnő segítség.

Egyik nap hív minket egy hölgy hasonló problémával, kb. 40 autójuk van - és mivel minket ajánlottak - a cégvezető megbízta, hogy vegye fel velünk a kapcsolatot.

Elmondása szerint hiányok vannak bőven - értsd: katasztrófális a helyzet - azoknál az autóknál is ahol van egyáltalán valami, de sok autóhoz nem is készült útnyilvántartás - és mivel sok az autó - SOS kellene a segítség. Megbeszéltük, hogy a cég vezetőjével beszél, és Vele folytatjuk tovább…

Eltelt 2 nap, nem jelentkeztek, érdeklődünk.

A válasz a következő: a cégvezető vett egy olcsó (párezer forintos) programot, és kiadta, hogy azzal oldják meg a problémát. Több óra kínlódás után - mivel nem lehetett értelmesen használni az "olcsó" programot - jelezték a főnöknek, hogy ez így nem lesz jó, de a főnök kijelentette, hogy oldják meg úgy, ahogy akarják, de Ő erre többet nem áldoz.

Ezután folytatódott az Excel táblázatos, számolásos-távolságkinézéses útnyilvántartásnak kinéző képződmény gyártása…

Ha egy cégvezető "költségérzékeny" - rendben van. Viszont itt a legoptimálisabb számításokkal is milliós büntetésre számíthat, akkor nem fog számítani a pénz?

Ha csak 20 db autót és 2 év időszakot számítok - az 480 hónap. Ennek korrekt - valójában az ellenőrzési metódusnak megfelelő - útnyilvántartás elkészítése minimum egy-másfél óra havonta!

Tehát ez a meló kb. 720 munkaóra, vagyis 90 munkanap folyamatos munka!

Szerinted jól döntött a cégvezető?

Ilyenkor egymás közt csak annyit mondunk: hagyjuk főni a levükbe, jönnek még a mi utcánkba!

És a tapasztalat szerint jönnek is. Egy alapos büntetés után, amikor a mi programunk ára már csak hab a tortán ezek után, ekkor már könnyebb is eladni Nekik az útnyilvántartó programot… :)

Így "dolgozik" nekünk az APEH.

2009 november 28., szombat - 19:41

ScienNet bukás: tanulság az útnyilvántartás szemszögéből

Napok óta hangos a sajtó, hogy adócsalás és egyéb gyanúk miatt letartóztatták a ScienNet vezérét, vége a nagy hírveréssel a piacra betörő, tömegeket - úgy látszik - átverő kánaánnak, senki sem fogja mostantól a TV-ben szajkózni, hogy "gazdagodj meg költekezéseidből!". A bulinak akkor is vége, ha a vádak nem állják meg a helyüket, az emberek bizalma ebbe már nem fog visszatérni.

Azon kívül, hogy nagyon sajnálom azokat akik ezen buktak (közeli ismerőseim is összesen kb. 3 millióról mondtak le lélekben), én egy kicsit más következtetést vonnék le ebből az egészből: csodák nincsenek.

Mint korábban írtam, a "lassan növő fa az igazán erős fa" alapon az ilyen "hirtelen a semmiből kinövő, majd ugyanúgy eltűnő" cégek tetemes károkat tudnak okozni egyéneknek, cégeknek.

Tudomásul kell venni, hogy gátat kell szabni az emberbe genetikailag kódolt kapzsiságnak, és észre kell venni, hogy ha valami gyanúsan olcsó, akkor abból valaminek hiányoznia kell!

Ilyen minden iparág, itt értsd mondjuk az útnyilvántartás, kiküldetési rendelvény kérdését: ha gyanúsan olcsó egy útnyilvántartó program, akkor itt is érvényesül az anyagmegmaradás törvénye, és a programból valami hiányozni fog, ami előbb-utóbb tetemes APEH büntetést, jobb esetben csak indokolatlanul aránytalanul sok munkaórát fog okozni - természetesen a bevételteremtő munkád terhére!

Csak ez a Te cégedre nézve kívülről nem lesz olyan látványos, Rajtad kívül senkit nem fog érdekelni, nem fognak írni róla az újságok, csak a Te zsebed lesz üresebb, mert spórolni akartál egy "olcsóbb" útnyilvántartó programmal…

Tisztelet a kivételnek.

2009 november 12., csütörtök - 17:55

Hogyan szúrhat ki a munkáltató a saját alkalmazottakkal (magával)?

Miért van az, hogy valaki félelemből, lustaságból, esetleg szakmai hiányosságból adódóan más embereknek - ráadásul munkatársaknak - kárt okoz?

Természetesen itt az útnyilvántartásról, vagyis inkább a kiküldetési rendelvény hiányáról lesz szó.

Először azt gondoltuk, hogy egyedi az eset, de mivel sokadszorra szembesültünk a problémával, kiderült, hogy igen jellemző magatartásra leltünk:

Mikor használjunk kiküldetési rendelvényt az útnyilvántartást helyett?

Adott egy cég, ahol az alkalmazottak a saját autójukat használják céges érdekből, a vidéki partnereiket keresik fel igény szerint.

Eddig egyértelmű. Most jön a lényeg!

A cég csak útnyilvántartáson fogadja el a költségelszámolást, de így a dolgozóknak cégautóadót kell fizetniük, miközben olyan útnyilvántartást kell vezetniük, amit 1-2 kiegészítéssel kiküldetési rendelvénnyé lehet alakítani, és akkor nem kéne az alkalmazottaknak saját pénzükből cégautóadót fizetniük!

Az alkalmazottak többször szóltak, hogy a kiküldetési rendelvény ugyanúgy megfelelne, és akkor nem kellene adót fizetniük, de a könyvelés ez ellen tiltakozott, és hallani sem akart róla. A cégvezető pedig azt mondta, hogy a könyvelés tudja mit beszél, és amit Ők mondanak, az úgy lesz!

Ez a vita odáig fajult, hogy az alkalmazottak kértek az illetékes APEH-től egy állásfoglalást, amiben a törvény is azt írja le, hogy ebben az esetben alkalmazható a kiküldetési rendelvény, ami mentesíti a dolgozókat a cégautóadó alól!

Végül a könyvelés beadta a derekát, és az utolsó negyedévben már kiküldetési rendelvényen készítik el az autók elszámolását.

2009 október 30., péntek - 16:11

Milyen előnyökkel jár az útnyilvántartásban a beépített térkép?

A RoadRecord útnyilvántartó program piaci előnye - a többi közt - az indulásunk óta az, hogy egy beépített térképet tartalmaz, melynek segítségével háztól-házig meghatározzuk GPS alapon a felvett partnerek közti útvonaltávolságot.

A megoldás drága és bonyolult, ezt irigyli (vagy nem is érti a lényegét) minden konkurenciánk.

Egy évvel ezelőtt jelent meg az első olyan konkurens útnyilvántartó, mely a Google Maps segítségével - mely ingyenes külső térkép - határozza meg 2 partner közti távolságot, és ezzel azt hitték, hogy utolértek minket. A példát követték többen is, ha jól számolom, 3 ilyen megoldás is van már a piacon.

Ugyanaz lenne a 2 megoldás?

Korántsem.

A RoadRecord térképe az összes partner felvétele után kiszámolja az összes partnertől az összes partnerig eső távolságokat, mely - egy átlagos cég esetén - 200 partnerrel számolva 200 x 200, azaz 40.000 partnertávolság! Ezekből az adatokból rakja össze az útvonalakat a program a különböző paraméterek figyelembe vételével (tankolások helye-ideje-mennyisége, szabadságok, fix pontok, és még sokminden más), mely ajánlás után lehet manuális módosításokat végezni úgy, hogy közben a program felügyeli a logikai ütközéseket is!

A konkurens megoldásokban a külső térkép kizárólag 2 partner manuális(!) távolságmeghatározását végzi, azaz egyrészt nem tud utakat összerakni a buktatók figyelembevételével (egyszerűen nincs adatuk hozzá), másrészt a fenti példánál maradva 40.000 manuális távolságszámítást kéne elvégeznünk (na jó, lehet, hogy egyes cégek beérik 10.000 számítással is…)!

Miért nem fejlesztenek konkurensek olyat mint a miénk?

  • nem értik a problémát
  • nem érdekli őket a probléma, mert "így is megveszik"
  • nem az útnyilvántartás a fő profiljuk, mert Nekik az útnyilvántartás csak egy termék a sok közül
  • túl sokba kerül a fizetős térkép, és akkor már nem tudnák olcsóbban adni nálunk a programot
  • túl sok évvel járunk előttük az útnyilvántartás problematikáját tekintve
  • nincs pénzük ilyen fejlesztésre
  • van pénzük ilyen fejlesztésre, de van jobban húzó üzletáguk és inkább arra fókuszálnak
  • önmagában a térképfejlesztés nem oldja meg a piaci hátrányukat, mert mi másban is sokkal előrébb járunk az útnyilvántartás tekintetében

Nem véletlenül hívnak minket az útnyilvántartás szakértőinek.

2009 október 15., csütörtök - 22:02

Leleményes a magyar: hogyan számold el cégautódat cégautóadó nélkül?

Nem bíztatok senkit csalásra, ötleteket sem akarok adni ügyeskedésre, nem véleményezem a megoldást sem, elhatárolódom, és csak közönyösen figyelem az eseményeket és tudósítok róla, mert tény, hogy van ilyen:

A cég vesz egy selejtezés előtt álló, de még működőképes diesel kisteherautót cég nevére. Nem használja, csak áll az udvaron, papíron ez az autó megy útnyilvántartás alapján, km óra időnként előre tekerve.

Használatban a diesel magánautó, minden költsége az álló kisteherautóra megy, természetesen a diesel ÁFA is leírva.

Igen, ezt büntetik. Ne csinálj ilyet.

2009 szeptember 7., hétfő - 18:52

“Egy héttel előbb kellett volna hívni minket…”

"Miklós, tart még az érdeklődők körében a válság miatti panaszkodás?" - kérdeztem szokásos havi beszámolónkon vezető értékesítőmet, mert én úgy érzem, hogy haladunk ki a válságból és megerősítést vártam.

"A válság miatti panasz megszűnt, de most egészem más miatt megy az aggódás: nem csak az emberek, hanem az APEH-osok is visszajöttek a nyaralásból, és aktív ellenőrzésekbe kezdtek. Rengeteg hívásom van, hogy "itt volt az APEH, átfogó ellenőrzést csináltak, és elvitték az útnyilvántartásokat is, tudunk segíteni gyorsan?""

Ilyenkor?

Már nem nagyon.

Talán annyit lehet ebben az esetben tenni, hogy bevallják az APEH-nak, hogy ez nem az igazi, és némi büntetés mellett leteszik a nagyesküt, hogy rendberakják az útnyilvántartást… ha belemennek.

Erre szoktuk mondani, hogy "egy héttel előbb kellett volna hívni minket…" A büntetés elég magas, kifizettetik visszamenőleg a cégautóadót, ami átlagos autónál kb. évi 1.000.000 Ft! Megéri?

Te mikor hívsz minket? Előtte vagy utána?

2009 augusztus 26., szerda - 11:54

Szerverköltözés (és mi köze ennek az APEH-hoz?)

Világmegváltó fejlesztési terveink részeként (technológiai előnyök) összeköltöztettük az összes szerverünket egy helyre, méghozzá külföldre!

A 20.-ai hétvége előtt kezdtük a költözést, de annyira bonyolult és összetett rendszer ez, hogy bizony sok hiba merült fel a költözés során, melyet a mai napig javítgatunk… épp ezért megkérek mindenkit, ha valaki valami furcsa vagy működésképtelen dolgot vesz észre a rendszerünkben, akkor jelezze ezt nekünk, köszönettel.

Ilyen volt a ma reggeli kiküldés is: a havi magazin kiküldése közben vettem észre, hogy üres e-mailek mennek a címzetteknek, ezen olvasóim tömegesen küldtek vissza értetlenkedő maileket… ezúton elnézést. Viszont többen értetlenkedtek, mint amennyien kommentelni szoktak, úgyhogy lehet, hogy felfedeztem egy új marketingeszközt: üres mail >> értetlenkedő kérdés vissza >> várva-várt válaszként egy vígaszdíjas akció…!

És miért éri meg külföldre vinni a webszervereket (nekünk nem kell menni velük, csak itthonról másolgatni…)?

  • sokkal olcsóbb a fenntartása mint itthon, és a vasat is Ők adják, nekem nem kell, hogy benne álljon a pénz
  • annak a szerverparknak nagyobb a sávszélessége, mint egész Magyarországé (sebesség miatt fontos)
  • ha betörnek az irodába, nincs mit elvinni
  • és Ügyfeleim körében a legnépszerűbb érv: ha jönne az APEH és elvinne mindent, ezt nem tudja, nem is látja… de ha mégis, mire lepapírozzák a kiadatást, addigra már nincs ott semmi    Ne vonjon le ebből senki semmilyen következtetést, nekünk nincs félnivalónk, de hallottam már olyanról, hogy másnak sem volt, mégis majdnem lehúzhatta a rolót amíg vizsgálgatták a szervereit és nem tudott dolgozni, elég egy irigy konkurens / kirúgott alkalmazott, stb.

Manapság résen kell lenni.

2009 augusztus 15., szombat - 08:28

Benne voltam a rádióban

Interjúsorozat megy a HelloRádió adásában Rákóczi Piroskával a megvalósítókról, ezért behívott engem is :)

Elmesélem a történetemet, hogyan lett a cégem az útnyilvántartás szakértője, de hogy biztosan tanulj is belőle valamit, többek közt elárulom, hogy mi az a 2 elengedhetetlen dolog, ami nélkül egy cég sem lehet sikeres a mai világban…!

Hallgasd meg itt!

2009 augusztus 9., vasárnap - 18:51

Új számlázóprogramot vezettünk be

Igyekszem az útnyilvántartás során nem elkövetni azt a hibát, amit korábbi számlázóprogramunk beszállítója tett: tulajdonképp egész jó volt az a számlázóprogram is, de szinte minden évben előálltak valami - sokszor látszólagos - újítással amiért pénzt kértek… ez még nem is lett volna akkora baj - Ők is ebből élnek -, de az kifejezetten idegesített, hogy minden egyes frissítés után elvesztek ez egyedi beállítások és fejlesztések, és egy hónapig kellett könyörögni Nekik, hogy a pénzemért visszaállítsák az eredeti állapotot…!

Elég volt, váltottam.

Körbenéztem a piacon, és messze az Infocentrum számlázóprogramja tűnt a legjobb választásnak teljesen korrekt áron, mivel Ők éppúgy specializálódtak a számlázásra - és csak erre koncentrálnak- , mint mi az útnyilvántartásra, továbbá

  • ezért tudnak kiemelkedő ár/érték arányt elérni (mint mi :) )
  • átlátható, egyszerű, szép forma, nem kell szakértelem a kezeléshez
  • integrált webáruház lehetőség
  • több tudásszint, amire az áttérés 1-2 perc alatt megoldható, sem az adatbázist, sem a programot nem kell cserélni, mindössze a kulcsot kell változtatni adott esetben
  • Ügyvitelbázison az utóbbi 2 évben a legnépszerűbb számlázó program (Közönségdíj 2007, 2008) (mint az útnyilvántartónk)
  • etikett, boríték, csekk nyomtatás
  • kintlevőség, felszólító levél, statisztikák, grafikonok
  • többnyelvű
  • export, előleg, proforma számla
  • hálózatos lehetőség
  • 3 év támogatás az árban (mint nekünk)
  • 2001 óta fejlesztik a felhasználói igényeket figyelembe véve, nem egy valakinek megírt program átírása
  • vonalkód olvasó támogatása

Ezeken túl számunkra a legnagyobb előny az lett, hogy végre nem kell az Ügyfeleknek magyarázkodni abból adódóan, hogy a számlarészletezőt rosszul értelmezték (kicsit zavaros volt a felépítése), és jöttek a reklamációk, keresztkérdések. Ez már teljesen átlátható, megszűntek a félreértések, hamarabb is fizetnek az Ügyfelek!

Tehát ez működik, kipipálva. Most már elégedett vagyok. :)

HVG Goldenblog 2007 - Üzleti kategória összesített 3. hely