Útnyilvántartás blog - tapasztalatok útnyilvántartással, kiküldetési rendelvénnyel, cégautóadóval

Igen. Nagyon egyszerű: először is tisztázzuk le azt, hogy elsősorban azért én készítem a cégünknél az útnyilvántartásokat, mert többek közt ezt árulom - így vagyok minden termékemmel -, testközelből szerzek így tapasztalatokat, ötleteket a programhoz, hiszen a célcsoportunk olyan emberek mint én magam… Egyébként már rég leadtam volna a titkárnőmnek…

Annyit azért leadtam, hogy - mivel hálózatban is használható a program - a szerverünkre van telepítve az a verzió, ahol gyakorlatilag a térképen lévő ügyfelek adatbázisát frissítjük, azaz 2 havonta a titkárnőm törli azokat a partnereket ahová már nem járunk, és tölti fel az újakat.

Ezt a központi adatbázist használják fel azon munkatársaim a kiküldetési rendelvényükhöz, akik alvállalkozók (otthonról járnak magánautóval), így biztosítom, hogyk egyrészt ne kerülhessenek az elszámolásba inaktív partnerek, másrészt a program központilag számolja a távolságokat, így nem tudnak többet elszámolni a ténylegesnél. Ennek ellenőrzése után kerül elszámolásra a bizonylat.

A benti munkatársaknál és az általam használt autónál kicsit más a helyzet: cégautómhoz ugyanezt az adatbázist használom, de itt a havi benzinszámlák rögzítése az első, majd rögzítem a hó végi km óra állását (ebből ellenőrizni is tudom a havi futást), esetleges szabadságokat felveszem, MiniCRM rendszerünk pedig hó végi zárásnál lelistázza az adott hónapban meglátogatott partnerek gyakoriságát, idejét, így gyakorlatilag a RoadRecord-ba ugyanezt az eloszlást rögzíthetem egy pillanat alatt, és az útvonal ajánlásra kattintva kapok egy olyan majdnem kész útnyilvántartást, amit már csak át kell néznem (rengeteg beépített szűrő helyettem is ellenőriz automatikusan), módosítom azokat az ajánlásokat amelyek esetleg nem állják meg a helyüket, és már nyomtatásra kész is az egész!

Tudod, meddig tart ez? Stopperoltam, 7 perc autónként!

Egy idő után (8 éve hasonlóan csinálom) olyan rutint kap az ember, hogy ezt a bejegyzést tovább tartott megírni, mint az útnyilvántartásomat…

És mi a helyzet a munkatársaim által használt magánautókkal? Az eljárás gyakorlatilag ugyanez, csak a végén nem az "útnyilvántartás" hanem a "kiküldetési rendelvény" gombot nyomom meg a nyomtatáshoz, és egy másik, a törvénynek megfelelő nyomtatvány kerül aláírásra.

Magyar sajátosság, hogy - legyen szó bármilyen termékről - a fogyasztók jelentős része a puszta vásárlás tényével önigazolást gyakorol, és azt hiszik, azzal, hogy mondjuk megvettek egy útnyilvántartó programot (bevették a RoadRecord pirulát), azzal le van tudva az útnyilvántartás problémája is, holott a program nem jutott el még a telepítésig sem…

Ebben a felmérésben kiderült, hogy a vásárlóinknak az 55%-a használja rendszeresen a programunkat - ami elég kiábrándítónak indult, sokkal többre gondoltam…

Azonban felmérésünk egy tőlünk független csoportot vizsgált, amiből kiderült a többi útnyilvántartó program használati értéke is, azokkal a számokkal szemben már más volt a leányzó fekvése: kivétel nélkül minden program sokkal rosszabbul vizsgázott ebben a kérdésben, a legrosszabbul a legnagyobb konkurensünk járt: az Ő programját a vásárlóinak mindössze 5%-a használja!

Erre szoktam mondani, hogy el lehet adni olcsó útnyilvántartó programokat, de aztán hamar kiderül a használati értéke a dolognak, és a felhasználók csalódása ilyenkor a legnagyobb kár.

Valóban arra megy a világ, hogy évek kérdése, és kiszorulnak az irodákból a belső szerverek, észrevétlenül és fokozatosan teret nyernek a webes alkalmazások, nemsokára azon kapjuk majd magunkat, hogy már csak a weben dolgozunk…

DE - vissza szoktam kérdezni - valóban örülnél annak, hogy a _titkos_ könyvelési anyagaid a weben tárolódjanak?

Rövid fejvakarás után rendszerint az volt a válasz, hogy "nem". Hogy miért ez a válasz, azt rábízom mindenkinek a fantáziájára…

A fejlődés viszont nem áll meg, azonban webes útnyilvántartó programunk NEM LESZ - éppen a vevői piackutatás támasztja alá ezt.

"Mit csinál ez a Barazsy, éppen most indult a webes értékesítői rendszere, itt meg lebeszéli az embereket a webes alkalmazásokról?"

Nem.

A cégcsoportunkban méltán népszerű MiniCRM értékesítési- és marketinggépezet (ez a háttérrendszer működik a RoadRecordnál is, 70% értékesítési hatékonyságot biztosítva) pár héten belül gombnyomásra kommunikálni fog a RoadRecord-al, tehát aki az értékesítésében foglalkozik egy érdeklődővel / ügyféllel, az automatikusan útnyilvántartást is tud készíteni az eseményről - és fordítva.

Ezt hívják programintegrációnak, tehát ezentúl nem kell többszörösen felvenned egy Ügyfelet a cégedben különböző rendszerekben, hanem azon dolgozunk, hogy lehetőleg csak egyszer kelljen ezt megtenni!

Fokozzam még?

Megkeresett a cégvezető, és kikérte a véleményemet, hogy miképp tudná még jobban segíteni az útnyilvántartó programunk a munkatársaikat, mert emlékezett arra, hogy mintha a RoadRecord másra is alkalmas lenne…

Jelzem, hogy ez a cég már 2008 óta megelégedetten használja programunkat útnyilvántartás készítésére…!

Láss csodát, ma már a programunkkal tervezik az elvégezendő feladatokat, vagyis az értékesítők esetében már nem csak azt látják, hogy kiket látogatnak, hanem azt is, hogy mikor- és mennyi lehet ennek a költségvonzata (utazás + egyéb költségek)!

Mostanában nagyon felkapott és divatos mikroblog, ahová maximum 140 karakteres üzeneteket lehet kirakni. Egyben sok "twitterezőt" követhetsz akár egy felületen és Téged is sokan követhetnek a felületükön, vagy csak egy kiválasztott felhasználó falát látod, stb.

Először a hátamon felállt a szőr tőle, de most elkezdtem használni és egyre izgalmasabb, hasznosabb, érdekesebb…

…ráadásul arról beszélnek, hogy a közösségi média (social marketing) egyik domináns szereplője ez, és sosem látott eredményket lehet elérni rajta - ráadásul nemhogy egy filléredbe sem kerül csatlakozni, de gyakorlatilag felhasználónév / jelszó megadása után már működik is - nincs semmi hülye szórakoztatás!

Az exkluzivitás kedvéért bizonyos rövid híreket és lehetőséget  csak ott fogok publikálni (vagy a blogon csak később).

Tehát ez a pörgős, infókról nem ötödkézből értesülni akarók helye.

Gyere, és kövess engem itt: http://twitter.com/BarazsyAkos

Igaz, hogy angolul van, de könnyen érthetővé teszi a Twitter lényegét:

Azon kívül, hogy nagyon sajnálom azokat akik ezen buktak (közeli ismerőseim is összesen kb. 3 millióról mondtak le lélekben), én egy kicsit más következtetést vonnék le ebből az egészből: csodák nincsenek.

Mint korábban írtam, a "lassan növő fa az igazán erős fa" alapon az ilyen "hirtelen a semmiből kinövő, majd ugyanúgy eltűnő" cégek tetemes károkat tudnak okozni egyéneknek, cégeknek.

Tudomásul kell venni, hogy gátat kell szabni az emberbe genetikailag kódolt kapzsiságnak, és észre kell venni, hogy ha valami gyanúsan olcsó, akkor abból valaminek hiányoznia kell!

Ilyen minden iparág, itt értsd mondjuk az útnyilvántartás, kiküldetési rendelvény kérdését: ha gyanúsan olcsó egy útnyilvántartó program, akkor itt is érvényesül az anyagmegmaradás törvénye, és a programból valami hiányozni fog, ami előbb-utóbb tetemes APEH büntetést, jobb esetben csak indokolatlanul aránytalanul sok munkaórát fog okozni - természetesen a bevételteremtő munkád terhére!

Csak ez a Te cégedre nézve kívülről nem lesz olyan látványos, Rajtad kívül senkit nem fog érdekelni, nem fognak írni róla az újságok, csak a Te zsebed lesz üresebb, mert spórolni akartál egy "olcsóbb" útnyilvántartó programmal…

Természetesen itt az útnyilvántartásról, vagyis inkább a kiküldetési rendelvény hiányáról lesz szó.

Először azt gondoltuk, hogy egyedi az eset, de mivel sokadszorra szembesültünk a problémával, kiderült, hogy igen jellemző magatartásra leltünk:

Mikor használjunk kiküldetési rendelvényt az útnyilvántartást helyett?

Adott egy cég, ahol az alkalmazottak a saját autójukat használják céges érdekből, a vidéki partnereiket keresik fel igény szerint.

Eddig egyértelmű. Most jön a lényeg!

A cég csak útnyilvántartáson fogadja el a költségelszámolást, de így a dolgozóknak cégautóadót kell fizetniük, miközben olyan útnyilvántartást kell vezetniük, amit 1-2 kiegészítéssel kiküldetési rendelvénnyé lehet alakítani, és akkor nem kéne az alkalmazottaknak saját pénzükből cégautóadót fizetniük!

Az alkalmazottak többször szóltak, hogy a kiküldetési rendelvény ugyanúgy megfelelne, és akkor nem kellene adót fizetniük, de a könyvelés ez ellen tiltakozott, és hallani sem akart róla. A cégvezető pedig azt mondta, hogy a könyvelés tudja mit beszél, és amit Ők mondanak, az úgy lesz!

Ez a vita odáig fajult, hogy az alkalmazottak kértek az illetékes APEH-től egy állásfoglalást, amiben a törvény is azt írja le, hogy ebben az esetben alkalmazható a kiküldetési rendelvény, ami mentesíti a dolgozókat a cégautóadó alól!