Milyen útnyilvántartó programot válasszak?

2012 óta a nyílt végű lízingelt személygépkocsik lízingáfája visszaigényelhető a céges utak arányában. Az áfa visszaigénylésének fontos eleme a céges utak arányának adminisztrálása, amihez precíz, NAV-álló útnyilvántartást kell vezetni.

A lízingáfa értéke igen nagy is lehet, ennek ellenére a visszaigénylés sok esetben mégsem történik meg, pontosan azon feltételezés miatt, hogy az útnyilvántartás vezetése csak nagy energiabefektetéssel valósulhat meg – nem éri meg foglalkozni vele.

A cégvezetők sokszor szeretnék bevezetni a dolgozók számára az útnyilvántartás vezetését a lízingáfa visszaigényléséhez, ám ellenállásba ütköznek a cégen belül, hiszen a munkavállalók félnek az útnyilvántartás vezetésével járó nehézségektől, esetleg a megfigyeléstől.

Ez érthető, hiszen útnyilvántartás elkészítése megfelelő program nélkül tényleg rengeteg nyűgöt és energiát jelent. Arról nem is beszélve, hogy a pontatlanul vezetett útnyilvántartás NAV-ellenőrzés esetén súlyos büntetést jelent.

De mivel a lízingáfa mértékétől függően igencsak nagy összeget lehet visszaigényelni, nem érdemes ezt a pénzt az asztalon hagyni!

Ennek következtében érdemes az útnyilvántartással kapcsolatos problémákra megoldást találni.

 

Milyen problémák adódhatnak egy útnyilvántartás elkészítésénél?

 

Az útnyilvántartást nem tudják kizárólag a cégvezetők és a könyvelők vezetni, az adatokat ugyanis kénytelenek a dolgozók felvinni.

A probléma már az utak és a tankolások precíz rögzítésénél jelentkezik. A bevett szokás szerint a sofőrök kockás füzetben vezetik mikor hova mennek, illetve mikor és hol tankolnak. Nos ez számos buktatót rejthet magában, főleg azért, mert a velejáró macera miatt a vezetők hajlamosak inkább elhalasztani a rögzítést, hogy majd később bepótolják. Ám erre a pótlásra nagyon sokszor nem kerül sor, és már kész is a behozhatatlan hátrány. Ebből fakadóan igen gyakran előfordul az eltérés a rögzített utak kilométerei, tankolások és a kilométeróra állás között.

A sofőrök állandó bajlódása a kockás füzettel ugyan elég kényelmetlen, de az igazi problémát mégis a hó végi összesítés okozza.

A könyvelő megkapja a füzetet. Ha el tudja olvasni egyáltalán a sebtében feljegyzett adatokat, általában nem jön ki a matek. A hiba megkeresése ebben az esetben egyáltalán nem könnyű feladat: valószínűleg több órája, (akár napja) csak azzal megy el, hogy az adatokat felvigye egy excel-táblába, hogy azok átláthatóbbá váljanak. Ha porszem kerül a gépezetbe, és akár egy út, vagy tankolás rosszul kerül rögzítésre, utólag rengeteg energiával lehet csak kideríteni hol csúszhatott el a dolog.

 

Hogyan lehet könnyen és helyesen útnyilvántartást vezetni?

 

A rögzítés nehézségei egyből megszűnnek, ha rendelkezésre áll egy mobilapplikációval kiegészített útnyilvántartó program, melynek segítségével egyszerűen, néhány kattintással vezethető az útnyilvántartás. Nincs szükség halogatásra, hiszen gyorsabban megvan a rögzítés, minthogy leparkolnál.

A következő buktató az lehetne, hogy az útnyilvántartáshoz rögzített adatok hogyan, és főleg milyen formában kerülnek az útnyilvántartást összeállító személyhez.

A kockás füzet manuális átadásánál jóval egyszerűbb opciót kínál egy útnyilvántartó program rendszerébe felvitt adathalmaz továbbítása.  Ha a megfelelő programot választjuk, az adatok átláthatóak, és sosem vesznek el, és a felhő alapú adattárolásnak köszönhetően azonnal a megjelennek a számítógépen is mindenféle küldés nélkül.

Útnyilvántartó program rendszerezett adataiból összeállítani az útnyilvántartást nemcsak azért hatékonyabb, mert eleve nem kell fáradságos munkával a rögzítéseket külön felvinni számítógépre, hanem mert a megfelelő program két kattintással maga állítja össze az útnyilvántartást. Ezek után nem is lehet kérdés miért használjunk inkább útnyilvántartó programot kockás füzet helyett…

 

Milyen útnyilvántartó programot válasszunk?

 

Mint minden másban is, léteznek olcsóbb, szerényebb tudású útnyilvántartó programok, és van prémium szegmensbe tartozó is.

Mi a különbség? A vele eltöltött idő, és a biztonság amit nyújt.

Ha egy program használata túl időigényes és bonyolult, akkor a használata nem különbözik sokban az Excel-tábla vezetésétől. Ezeket a folyamatokat érdemes leegyszerűsíteni, és törekedni arra, hogy minél kevesebb energiabefektetés legyen elkészíteni az útnyilvántartást. Erre a problémára megoldást nyújthat például egy telefonos applikáció, mely egyszerűsíti az adatok felvitelét, mint a RoadRecord esetében. A RoadRecord mobilapplikációban az elmentett partnerlista, és az utazás célja szótár van segítségünkre a rögzítéseknél, melyekkel jóval precízebben vihetőek fel az utak, illetve a tankolások.

A felhőalapú automatikus adatmentés megvédi a felhasználókat az adatvesztéstől. Azt is lehetővé teszi, hogy az útnyilvántartást összeállító személynek ne kelljen arra várnia, hogy végre megkapja az adatokat, hiszen a program magától szinkronizálja az applikációba felvitt adatokat az asztali program információival.

Gyenge minőségűnek számít továbbá az a program, amely olyan, logikailag ütköző adatokat tartalmazó bizonylatokat is nyomtat, amiket a cégvezető sajnos nem biztos hogy kiszúr, de a NAV ellenőr igen.

A RoadRecordban a program riaszt és/vagy nem enged tovább, ha a figyelt 70 féle logikai ütközés egyikét bizonylatolnád.

 

De miért is fontos még, hogy NAV-álló legyen az útnyilvántartás?

 

Mert nagyon kicsi az esélye, hogy elkerüljük az ellenőrzést!

Ha belegondolunk, hogy 3-5 éven keresztül lízingelünk általában személyautót, akkor annyi ideje van a NAV-nak ellenőrizni! Plusz az elévülési idő.

Tapasztalataink szerint például akinél a céges utak/magánutak aránya erősen közelít a 100%-hoz, akkor biztos az ellenőrzés. Ezért akár erre az arányra is külön lehet figyelni az esetleges ellenőrzés elkerülése érdekében (erre is figyel a RoadRecord), a 80% céges úttal például nem járunk messze a valóságtól, egy NAV ellenőr sem figyel fel rá annyira.

A fentiek miatt érdemes az útnyilvántartást helyesen vezetni, hiszen sosem tudhatjuk, hogy mikor csúszik be egy ellenőrzés, és egy biztos, a büntetés mindig a legrosszabbkor jön (és nem lesz olcsó…)!

Tetszett a cikk?



Hasonló bejegyzések

Oszd meg ismerőseiddel

A blogról

2005 óta blogolok olvasóimnak, elsősorban az útnyilvántartásról és a hozzá kapcsolódó dolgokról, programfejlesztésünkről, ügyfélszolgálati és értékesítési tapasztalatainkról. Szívesen osztom meg humoros formában tapasztalataimat cégvezetői szemmel az élet nagy dolgairól is – ha kell, keményen beleállva a témába – kendőzetlen, saját gondolatokkal.

“Eredeti tartalmat írok, nem másokét osztom meg.”

Barazsy Ákos
24 731
Olvasók száma
2007Üzleti kategóriaÖsszesített 3. Hely
HVG Goldenblog