Mikor kell útnyilvántartás vagy kiküldetési rendelvény?

Véletlenül akadtam az on-linekalauz.hu oldalán témájában és időzítésében is aktuális kis írásra, ami remekül összefoglalja a címben foglaltakat.

Azért közlöm le, mert mi ugyanezt mondjuk csak pepitában (hátha ez a megközelítés érthetőbb), de a lényeg, hogy régóta először érzem, hogy egy könyvelő érti és értelmesen le is írja, hogy mi van… Ne tudjátok, meg, hogy milyen verziókat hallunk az Ügyfeleinktől, érdeklődőinktől, hogy miket mondanak Nekik a könyvelőik… tehát itt egy használható verzió:

A vállalkozások többsége rendelkezik autóval vagy ha nem, akkor magántulajdonban lévő autót használ. Kevés olyan cég van, ahol teljes mértékben el lehet a személygépkocsi használatát kerülni. Autó használatánál azonnal felmerül az útnyilvántartás vezetésének lehetősége. Sőt nagyon sokan össze is keverik a kiküldetési rendelvénnyel.  Bejegyzésemben kitérek arra, hogy mikor melyiket kell használni és mire kell odafigyelni útnyilvántartás „gyártása” során. Milyen buktatói vannak egy rosszul vezetett útnyilvántartásnak.

Céges autó esetén kell-e útnyilvántartást vezetni?

A céges autóval kapcsolatos szabályok az utóbbi időben nagyon sokat enyhültek, de vannak előírások, amiket be kell tartani. Meg kell különböztetni azt az esetet, amikor az autó a cég tulajdonában van és cégautó adót fizet, illetve a nyílt végű lízing keretein belül használja az autót.

Elsőként nézzük, hogy mikor nem kell kedvenc céges autónk használata során útnyilvántartással bajlódni:

  • ha az autó a cég tulajdonában van, tehát nem lízingeljük.

Ebben az esetben cégautó adót kell fizetni, de cserébe a javítási számlán feltüntett áfa  50%-a levonható (régen teljes levonási tilalom volt).

Ha a céges autónkat magánutakra is használjuk, akkor sem kell útnyilvántartás cégautó adó fizetése mellett. Sőt a fent említett 50%-os áfa levonhatósági szabályt is alkalmazhatjuk továbbra is.

Szuper ez a rész kipipálva! (Ez az egyetlen ami nem ilyen szép, erről majd még írok – a RoadRecord szerk.)

De!

Jelenleg nagyon sok autót a cégek nyílt végű lízing keretien belül használják.

Itt már más szabályok érvényesek az útnyilvántartásra. Nincs mese, szét kell szedni a céges és a magánhasználatot. Az áfát is ennek arányában tudjuk visszaigényelni.

utnyilvantartas_3-300x199

 

A magán és céges út különválasztásának módja az útnyilvántartás. De nem kell megijedni. Ha a rendszert átgondoltan építjük fel, az útnyilvántartás vezetése nem ró nagy adminisztrációs terhet a vállalkozóra. Érdemes a rendszer kiépítését a könyvelővel együtt végezni. Tapasztalatai alapján 1-2 jó tanáccsal tud szolgálni. Hisz ő látja azt is, hogyan kerül ellenőrzésre. Ha több lízingelt autója van a cégnek, akkor érdemes keresni útnyilvántartás vezetésére alkalmas szoftvereket.

Mi történik akkor, ha egy hivatalos út során a cég nem saját vagy bérelt autót biztosít alkalmazottjának, hanem saját autó használatára kötelezi.

Ebben az esetben nem az útnyilvántartás a megfelelő nyomtatvány, amit ki kell tölteni, hanem a kiküldetési rendelvény.

Nézzünk pár gyakori kérdést az útnyilvántartás és az azzal kapcsolatos dokumentáció témaköréből.

  • Kell-e a tankolásról számla céges autó esetén?

Rövid válasz: igen. Minden tankolásról számlát kell kérnünk. Az útnyilvántartással csak a megtett km-t igazoljuk.

  • Milyen időközönként kell a km óra állásokat rögzíteni.

Lízingelt autó esetén minden hónapban útnyilvántartást kell vezetni, ahol a km óra állást is rögzíteni kell.

  • A magánutakról milyen nyilvántartást kell vezetni?

Sokan beleesnek abba a hibába, hogy nem vezetik külön a magánutakat. Vagy ha vezetik is, azt tömbösítve teszik meg. Pl. egy adott hónapra elszámolnak nagyobb mennyiségű magánutat. Ezzel úgy érzik, hogy megtettek mindent. Érdemes azonban ennél egy kicsit nagyobb hangsúlyt fektetni a nyilvántartásra.

Az sem túl életszerű, ha egyáltalán nem tüntetünk fel magánutat.

Milyen következményei lehetnek egy helytelenül vezetett útnyilvántartásnak?

Mióta az áfa levonhatóság is képbe került lízingelt autóknál a NAV áfa ellenőreire is számíthatunk. Tipp: a 100%-os céges út helyett a békesség kedvéért javaslok mindenkinek egy 80-20%-os arányt.

Összefoglalva:

A cég saját tulajdonú autóját használja – nem kell útnyilvántartás

Nyílt végű lízing esetén – útnyilvántartás

Magánautó céges használata esetén – kiküldetési rendelvény

Ha útnyilvántartást kell vezetni, folyamatosan tegyük meg, építsünk ki egy könnyen elérhető és kezelhető rendszert. Ne gyártsunk utólag nyilvántartást. Az sem jó megoldás, hogy csak akkor kezdünk hozzá az útnyilvántartás vezetéséhez, ha már megjelentek a NAV ellenőrei. Fennállhat olyan eset, hogy először elkérik az ellenőrök a számlákat, majd később az útnyilvántartást.  Számlák nélkül pedig elég nehéz utólag útnyilvántartást gyártani.

Tetszett a cikk?



Hasonló bejegyzések

Oszd meg ismerőseiddel

A blogról

2005 óta blogolok olvasóimnak, elsősorban az útnyilvántartásról és a hozzá kapcsolódó dolgokról, programfejlesztésünkről, ügyfélszolgálati és értékesítési tapasztalatainkról. Szívesen osztom meg humoros formában tapasztalataimat cégvezetői szemmel az élet nagy dolgairól is – ha kell, keményen beleállva a témába – kendőzetlen, saját gondolatokkal.

“Eredeti tartalmat írok, nem másokét osztom meg.”

Barazsy Ákos
22 905
Olvasók száma
2007Üzleti kategóriaÖsszesített 3. Hely
HVG Goldenblog