Útnyilvántartás blog - tapasztalatok útnyilvántartással, kiküldetési rendelvénnyel, cégautóadóval

avagy

hogyan készítheted el az elmúlt év útnyilvántartását középkori módszerekkel?

Ezzel a recepttel - amit ha lépésről-lépésre betartasz -, biztos, hogy az APEH ellenőr megnyalja mind a tíz ujját!

Nincs segítségünkre mixer, robotgép és gáztűzhely (értsd: RoadRecord), csak a puszta kezünk, fakanál és fatüzelésű "sparhelt".

Tulajdonképpen két receptről beszélünk:

az egyik a cégautós útnyilvántartás torta,
a másik a magánautó piskóta.

Mindkét esetben vannak az alapvető hozzávalók (mint a margarin és a liszt, de az első és legfontosabb hozzávaló

a rengeteg szabadidő, főleg, ha az ember visszamenőlegesen is szeretne útnyilvántartásokat készíteni.

A második egy partneradatbázis, amely tartalmazza az összes partnerek egymás közötti távolságát, amit ki kell számolni egy térképprogram segítségével (gondolj csak bele, több százas partnerszámnál ez mekkora munkát jelent!). Nem elegendő ugyanis csak a városok közötti távolságadat, hiszen nagyobb városok esetében több tíz km-es eltérés is lehet, attól függően, hogy az ember a város melyik végéből indul! És persze ne feledkezzünk meg a városon belüli utakról sem…

És akkor következzen a torta és a linzer közötti különbség, céges autó esetében a következők teendők:

- Az összes autóhoz köthető dokumentum összegyűjtése

Céges autónál ugyanis alapvető ellenőrzési pont minden olyan számla, szerződés, parkolási bírság, stb. amely kapcsolatba hozható az autóval vagy annak sofőrjével, vagyis a tankolási helyeknek, szerződéses partnereknek, autópálya-matrica vásárlási pontoknak ott és akkor kell szerepelnie a nyilvántartásban, ahova és amikorra az ezt alátámasztó dokumentum szól.

Oda kell figyelni tehát arra, hogy lehetőleg ne járjon Miskolc környékén egész nap az autó, ha aznapra van egy parkolási bírság a könyvelésben Pécsről… Az sem mellékes, hogy a belső cégautó-szabályzat szerint ki vezetheti az autót, ugyanis nem célszerű azon napokra útnyilvántartást készíteni, amikor a sofőrje a jelenléti ívek alapján szabadságon volt.

- A tankolási számlák

Itt is alapvető lépés, hogy a nyilvántartásba felvitt útvonalaknak egyeznie kell a számlán szereplő tankolási helyekkel.

Ez csak az érem egyik oldala, az sem mellékes, mekkora távolságot tesz meg az autó két tankolás között.
Ugyanis: buktató, ha az autó norma szerint 10 litert fogyaszt, 30 liter üzemanyagot tankolt, de az előző tankolási helytől mérve bejárta a fél országot, és megtett pl. 900 km-t… Elképzelhető, hogy a norma szerinti értéknél ugyan kevesebbet fogyaszt az autó, de ha a norma alapján csak 300 km fér bele, véletlenül se rögzítsünk irreálisan hosszú utakat, azaz a megtett út és az elfogyasztott üzemanyag-mennyiség arányban álljon egymással!

Könnyű dolgunk van, ha minden tankolásnál feljegyeztük a konkrét óraállást, hiszen ekkor a különbségükből egyszerűen megállapítható, mekkora útnak kell beleférnie két tankolás közé. Ha nincs meg az adat, számolgatnunk kell a tankolások között megtehető utakat a felhasznált üzemanyag mennyisége és a reális fogyasztási érték alapján. Ha ez már megvan, már csak annyi a dolgunk, hogy ezt az utat elosszuk a meglévő partnereink között, az egyes távolságadatok feltüntetésével.

Ehhez kell egy előre jól elkészített excel-tábla, de ha az nem is, számológép és rengeteg idő biztosan szükségeltetik! Nem oldja meg a gondunkat egy olcsó program sem, ezek csak ámítanak, hogy megoldják (ha nem hiszed el, dobj ki az ablakon 10-20 ezer forintot, készítsd el vele és a végét ellenőrizd le!). Megdöbbensz azon, hogy egy Excel segítségével pontosabb eredményt kapsz… Ez olyan mint amikor a diós bejglibe dejót (diópótló olcsóság) raksz…

Megállapíthatjuk, hogy egy kezdőnek finomra és jóra elkészíteni van olyan bonyolult, mint az idei országtortát (Pándi meggytorta) megsütni.

Rengeteg buktatója van, hisz összefügg egyik eleme a másikkal. Ha az egyik részét elrontjuk, hiába lesz jó a másik, a teljes egész élvezhetetlen lesz, vagyis a büntetés nem egy fanyar mosoly, hanem egy jókora büntetés!

Viszont van jó hír is, de csak annak, aki magánautó útnyilvántartását, vagy kiküldetési rendelvényét akarja elkészíteni.

Ez olyan mint egy piskótatésztát megsütni: viszonylag egyszerűbb mint egy teljes tortát elkészíteni, de valljuk be, hány piskóta égett szénné mikorra sikerült az omlós, puha, megfelelő ízű tésztát elkészíteni!

A recept folytatása Magánautó esetében:

Nincs szükség az üzemanyag-számlákra, nem kell a tankolt mennyiség alapján megtehető út kiszámításával sem bajlódni, hiszen az útnyilvántartásban kizárólag az üzleti célból megtett utakat kell feltüntetni (az ugyanis nem érdekli az APEH-ot sem, ki merre járt magáncélból a magánautójával).

Itt számolgatni az üzleti utak távolságadatait kell, ha ez megvan, már csak a fogyasztási norma alapján kell azt kikalkulálni, hogy erre az úthosszra mekkora mennyiségű üzemanyag jut. Ekkor ezt felszorozzuk az APEH üzemanyagárral, hozzáadjuk a kilométerenkénti 9 Ft-os karbantartási költséget, és már meg is vagyunk.

De jobban belegondolva azért itt is kell a jól felépített excel-tábla a számolgatáshoz, nem is beszélve arról, ha a fogyasztásnál nem a hengerűrtartalom szerint meghatározott alapnorma-átalánnyal kívánunk számolni. Hiszen az alapnorma választása esetén lehetőség nyílik a törvényben meghatározott szorzók használatára (akár jelentős többletköltség számolható így el), de ezen szorzókat nekünk kell egyesével az adott utak arányában használni pl. vidéki-városi utak esetében, nem beszélve a téli-nyári, légkondícionálós használat melletti szorzók használati lehetőségeiről.

Kiküldetési rendelvény kiállítása esetén pedig figyelnünk kell még arra is, hogy az adott napon a kiküldetés mettől-meddig tart. Hiszen ha beírunk 8-tól délig tartó napi utat, de az egy Miskolc-Pécs-Miskolc táv (a tárgyalásra is időt szánva) minimum 170 km / órás átlagsebesség szükséges a megtételéhez - tehát nem árt erre is odafigyelni. Meg persze 6 órát meghaladó kiküldetés esetén számolnunk kell a napidíjjal is…

Szóval az idő felszabadításán kívül erősen otthon kell lennie matekból annak, aki manuálisan kíván útnyilvántartást / kiküldetési rendelvényt készíteni.

Végső konzekvencia:

Neki állhatsz otthon is országtortát, vagy piskótát sütni egyedül mindenféle felszerelés és segítség nélkül, de inkább hívd el a Gundel cukrászát a teljes stábjával és gépeivel, ha azt akarod, hogy a vendégeid ("ellenőr) ne találjanak kivetnivalót a desszertben…