10 végzetes hiba az útnyilvántartással kapcsolatban

1

HALOGATÁS
Ha elavult eszközzel, módszerrel, excel táblával vagy rosszul megválasztott útnyilvántartó programmal próbálsz meg útnyilvántartást vagy kiküldetési rendelvényt készíteni, akkor nem csoda, hogy a hónap végén nyűg lesz nekiülni, emiatt hónapokig, évekig kerülgeted a kérdést, míg a NAV be nem csönget.
Ekkor a visszamenőleges útnyilvántartás készítése igen munkás, a fáradságtól az ember könnyen átsiklik a nyilvánvaló logikai ütközéseken, melyet a NAV ellenőr biztosan kiszúr.

Megoldás: válassz olyan útnyilvántartó programot, amihez nem nyűg havonta leülni, de ha már visszamenőleges útnyilvántartás kell, akkor a program figyeljen a logikai ütközésekre Helyetted is!

2

AKTUALITÁS
Különösen visszamenőleges útnyilvántartásnál, kiküldetési rendelvénynél fontos az adott időszakban érvényes jogszabályi előírások, üzemanyagárak, elszámolható költségek figyelése. Ráadásul figyelni kell az adott időszakban aktív / inaktív partnertörzsre is! Ember legyen a talpán, aki visszamenőlegesen ezt nem rontja el, még normális esetben is észnél kell lenni.

Megoldás: útnyilvántartó programod rendelkezzen archív üzemanyagárakkal, időszaknak megfelelő jogszabálykövetéssel és paraméterezhető partner adatbázissal!

3

KÖNYVELŐ OKOSBA
“Majd a könyvelő megoldja!” Erről még blogbejegyzés is született, annyira tipikus és veszélyes ügy. Gyakorlatilag adatok nélkül, de sokszor még a jogosan elvárt szakmai hozzáértés is hiányzik (útnyilvántartó programmal sem segítik), a motiváció meg nulla.

Megoldás: minden autóvezetőnek magának kell elkészítenie az útnyilvántartását, de minimum mobil alkalmazással rögzíteni az utakat, amiből már készülhet NAV álló útnyilvántartás más által.

4

TANKOLÁS
A tankolásokkal kapcsolatos rossz gyakorlat sokszor helyrehozhatatlan károkat, hiányokat okoz az útnyilvántartásban, melyeket nem, vagy csak nagy rizikóval lehet rendbehozni. Tipikus a céges autóra a zsebből tankolás, számla elhagyása, km óra állása nincs szinkronban a tankolásokkal, szabályozatlan cégautó használat, szabadság alatti- és hétvégi tankolás, megmagyarázhatatlanul kieső, távoli kút használata.

Megoldás: olyan útnyilvántartó program, ahol minden havi útnyilvántartás szerves része ezen adatok bekérése ahhoz, hogy megfelelő gyakorlat alakuljon ki ezek helyes használatához, ami után már csak NAV álló útnyilvántartás készülhet!

5

KIKÜLDETÉSI SPECIÁLIS ELEMEI
A kiküldetési rendelvényed nem az előírásoknak megfelelő bizonylaton készíted, abban pedig nincs kötelezően feltüntetve a napi lebontású kiküldetés kezdő- és záró órája, az utazások célja.

Megoldás: olyan kiküldetési rendelvényt készítő program, amely kihagyhatatlanul szerepelteti a sorszámot, adószámokat, időpontokat, utazás célját.

6

TÁVOLSÁGOK MEGHATÁROZÁSA
A partnertávolságok manuális számolgatásába belefáradsz, először elnagyolod, majd a valós, több rövidebb út helyett ráállsz a valótlan, kevesebb, de hosszabb utak bizonylatolására. Vagy éppen olyan irreálisan hosszú útvonalat választasz két pont között, ami miatt magyarázkodni kell, beleköthetnek. Csak a helységek (városok) közötti távolságok szerepeltetése pedig már 10 éve is vicc kategória volt…

Megoldás: olyan útnyilvántartó program alkalmazása, amely erre a célra optimalizált térképes távolságszámítással rendelkezik, és tömegesen, 100 m-es pontossággal határozza meg háztól-házig bármely 2 magyarországi pont között az útvonalbeli távolságokat!

7

100% LÍZING ÁFA
Csábító elszámolni, de inkább gyanús mint életszerű. Tényleg vannak olyan autók, ahol meg lehet magyarázni, hogy miért igényeltük vissza a teljes Áfa-t – tehát 100% céges utat -, de mindenki tudja, hogy javarészt ez védhetetlen, ezért az ellenőrök széles mosollyal szedik ki a csomagból az ilyen útnyilvántartásokat.

Megoldás: ne kísértsük a sorsot, az iparági átlag – 70-80% visszaigénylés – is szép summa.

8

ALAPFOGALMAK ÖSSZEKEVERÉSE
Az útnyilvántartás és a kiküldetési rendelvény nem ugyanaz, csak hasonló. Formai- és tartalmi követelményekben is különbözik, a felhasználás módja is. Sokan évekig vezetik a számukra rossz bizonylatot, mire pedig rájönnek, addigra pótolhatatlan hiányosságok halmozódnak fel.

Megoldás: céges autóra mindig útnyilvántartást, magánautóra kiküldetési rendelvényt kell vezetni. Egyéni vállalkozóknak – saját autójukra – útnyilvántartást.

9

MAGÁNPARTNEREK ADATAIHOZ A NAV-NAK SEMMI KÖZE
Szerintük meg van. Céges autóknál sokan nem hajlandóak nevesíteni a meglátogatott magánpartnereket, “mi közük hozzá, befizetjük a cégautóadót”.

Megoldás: rögzíteni kell a magánpartnereket is részletesen, mert feketén-fehéren le van írva, hogy ugyanolyan részletességgel tartozunk ezt rögzíteni mint a céges utakat. Nem velünk kell vitatkozni, mi csak a tapasztalatot tesszük közzé. :)

10

MIT IS SZÁMOLUNK EL?
Logikai zavar van az elszámolás alapja körül is: magánautóra km-eket számolunk el, és ahhoz tartozik egy fix amortizációs költség is, ebből jön ki az elszámolható költség. Céges autóra pedig az adott havi tankolási számlákat számoljuk el, e mögé kell tenni bizonyítékként a km futást. Hol a csavar? Ott, hogy mindennek mindennel szinkronban kell lennie (felsorolni is sok), ettől szép ez a téma. Sokan elnagyolják, mások pedig tudják már, hogy nem kellett volna…

Megoldás: olyan útnyilvántartó program beszerzése, ami figyel ezekre az összefüggésekre és szinkronban tartja azokat.

Oszd meg ismerőseiddel

RoadRecord mobilapp

Már iPhone, Android és Windows Phone okostelefonos alkalmazással is rögzítheted adataidat, majd a többit szinkronizálással egyesítheted és szerkesztheted a számítógépeden!
kipróbálom